A
função de síndico requer muitas habilidades diferentes, e é bastante complexa.
Por isso, é preciso ter os procedimentos e ferramentas adequados. Para ajudar
nesta tarefa, o portal SíndicoNet faz aqui um resumo de observações colhidas ao
longo dos últimos anos, a partir dos acertos e dos erros relatados por
síndicos, condôminos e profissionais da área.
Os
10 Mandamentos:
1.
Limitar o desgaste
2.
Dividir funções e responsabilidades
3.
Conhecer a legislação
4.
Organização
5.
Perceber as demandas
6.
Autoridade sem autoritarismo
7.
Conhecer bem o condomínio
8.
Agir com criatividade
9.
Nunca descuidar da manutenção
10. Boa estratégia de comunicação
1. LIMITAR O DESGASTE
É
essencial limitar horários para sua atuação, orientando inclusive o zelador e
os porteiros a não dirigir reclamações por interfone. Em assembleias, ou quando
surgem problemas de convivência no dia-a-dia, não tomar parte em discussões nem
alimentá-las.
Dicas:
- É preferível enviar por escrito advertências e avisos de multa por infração ao Regulamento.
- Não receber reclamações por telefone ou interfone. Deixe um livro de sugestões e críticas com o zelador, e oriente-o a aconselhar os condôminos a registrar suas queixas, e avisá-lo das ocorrências.
- Estipule e deixe claro horários e formas de atendimento aos condôminos.
- Discussões agressivas em assembleias devem ser esvaziadas. O presidente da mesa deve encaminhar a questão em conflito rapidamente para votação, e os discordantes da decisão devem ter seu protesto registrado em ata.
2. DIVIDIR FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES
É
sempre conveniente limitar o máximo possível o trabalho do síndico, contando
com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade.
Por
outro lado, dividir responsabilidades e funções é dividir poder, ou seja,
envolver os condôminos na gestão da coisa comum. Decisões importantes devem ser
tomadas pela assembleia. O síndico é o Poder Executivo do condomínio, ou seja,
ele executa o que todos determinaram.
Assim, o síndico não será "crucificado" caso aconteça algum
problema.
Dicas:
- Estimule a criação de comissões de condôminos para assuntos específicos, como obras, segurança, lazer etc. A comissão fará a triagem do que é preciso ser feito, levantamento de materiais, orçamentos, para que a assembleia faça a escolha com mais respaldo.
- Envolva o conselho e o subsíndico na administração, realizando reuniões a cada semana, 15 dias ou no máximo 1 mês.
3. CONHECER A LEGISLAÇÃO
Tudo
o que o síndico faz tem de estar respaldado pelas leis e pela Convenção
Condominial. Deveria ser o primeiro ato de uma gestão uma leitura atenta destes
textos, que não são muitos. Eles já trazem pronta a solução para os principais
conflitos que podem ocorrer. Basta aplicar corretamente.
Dicas:
- Tenha sempre uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno do seu condomínio.
4. ORGANIZAÇÃO
O
síndico não pode ser "inimigo dos papéis". Os condomínios necessitam de muita documentação que precisam, legalmente, ser arquivada: notas fiscais,
documentação trabalhista, atas de assembleias.
Como
também é preciso controlar muitos setores simultaneamente (segurança, inadimplência,
funcionários etc.), é aconselhável ter planilhas onde se registre o andamento
de cada questão pendente.
Além
disso, para lidar com o dinheiro comum (e depois, como exige a lei, prestar
contas anualmente), é preciso saber exatamente o que está sendo gasto em quê, e
ter uma previsão orçamentária.
Dicas:
- Mantenha o hábito de arquivar um documento assim que recebê-lo
- Controle os setores do condomínio com planilhas em Excel, de fácil manejo e muito úteis, dividindo-as por tópicos (manutenção, funcionários, previsão orçamentária, inadimplência, demonstrativo financeiro etc.).
5. PERCEBER AS DEMANDAS
É
importante ter uma percepção concreta do que os condôminos pensam sobre os
serviços do condomínio, sobre o que eles desejam de melhorias, o que não está
sendo feito e é necessário.
Dica:
- Realizar uma pesquisa de opinião com os condôminos.
6. AUTORIDADE SEM AUTORITARISMO
O
síndico "linha dura" sempre acaba criando mais descontentamento do
que ordem. É preciso fazer os condôminos cumprirem o que é determinado pelas
leis e pela Convenção e o Regulamento Interno, é claro, além das decisões
soberanas da assembleia. Mas o síndico não deve criar regras, apenas
executá-las, deixando isso claro para a comunidade condominial.
Dicas:
- Afixar cópia do Regimento Interno em área social
- Enviar comunicados das decisões da assembleia para todos os condôminos, em até uma semana.
7. CONHECER BEM O CONDOMÍNIO
Isso
inclui os funcionários, a estrutura da edificação, e os condôminos.
Dicas:
- Faça uma inspeção na edificação, acompanhado pelo zelador, pelo menos uma vez por mês. Assim você poderá visualizar a situação em cada andar, no topo do edifício, na sala de máquinas etc.
- Converse com os funcionários sempre que possível, para saber do andamento de seus trabalhos, problemas com condôminos e outros funcionários.
- Mantenha um cadastro de moradores.
8. AGIR COM CRIATIVIDADE
Tente
descobrir soluções a partir das condições do condomínio. Em condomínios com
muitas crianças, é possível envolvê-las em uma campanha de reciclagem, por
exemplo; em condomínios com muitos idosos, organizar ações para a terceira
idade em áreas comuns pode ser muito estimulante para esses moradores.
9. NUNCA DESCUIDAR DA MANUTENÇÃO
O
jardim é um caso claro: quando o condomínio não contrata por muito tempo uma
empresa de paisagismo ou um jardineiro para a manutenção, acaba gastando muito
mais, porque vai ter de reformar todo o jardim. O mesmo acontece com os
equipamentos e a estrutura do condomínio, como: tubulações, elevadores,
portões, lajes, pára-raios, infiltrações, trincas, sistema de segurança, etc.
Dica:
- Ter contratos de manutenção com empresas especializadas: interfones, bombas d'água, elevadores, portões eletrônicos.
- Evite desperdícios e gastos equivocados. Muitas obras e/ou manutenções são mal dimensionadas e acabam por apenas camuflar um problema, gerando um gasto maior no futuro.
10. BOA ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO
Não
basta ser eficiente e honesto, é preciso que os condôminos sejam lembrados
disso. Os síndicos devem comunicar-se sempre com os condôminos, mostrando o que
está sendo realizado e o que está sendo feito com o dinheiro do condomínio.
É
importante se comunicar com muita clareza, desde o recadinho de duas frases afixado
no elevador até, eventualmente, o jornal do condomínio.
Dica:
- Enviar balancete mensal. Consultar os condôminos para verificar se estão entendendo as informações.
- Discutir com o conselho e o subsíndico as mensagens a serem afixadas ou enviadas para os condôminos, com o intuito de ser o mais claro e objetivo possível, evitando qualquer mal-entendido.
Fonte:
Sindiconet
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