Manter
uma pequena quantidade de dinheiro no escritório ou na loja torna muito mais
fácil para gerentes de escritório, contadores e supervisores cobrir despesas
pequenas e ocasionais. Mas, apesar de o valor em espécie ser uma quantidade de
dinheiro relativamente reduzida, ele pode ser facilmente roubado ou usado
inapropriadamente se não for bem administrado.
O que fazer: designe um
valor monetário razoável
Estabeleça
um saldo inicial para o dinheiro da caixinha. Ele deve ser pequeno o suficiente
para que os funcionários não queiram roubá-lo, mas grande o suficiente para que
você não tenha que repor muitas vezes. Escolha um valor que você acredite que
cobrirá pequenas despesas de escritório por cerca de um mês.
O que fazer: especifique
no que pode ser usada
Em
seu artigo para o Institute of Internal Auditors, o auditor bancário Umair
Danka observa que há um risco significativo de o dinheiro do caixa ser gasto em
atividades não empresariais. Para evitar isso, certifique-se de que seus
funcionários saibam de antemão no que o dinheiro em caixa pode e não pode ser
gasto.
O
dinheiro da caixinha é geralmente usado para dar troco para os clientes e pagar
por despesas pequenas e imprevistas que surgem. Registre sua política de
dinheiro do caixa por escrito e ofereça alguns exemplos de despesas
apropriadas. Por exemplo, esse dinheiro pode ser usado para pagar postagens
adicionais, papel, café ou outros suprimentos básicos de escritório. Também é
possível determinar que as transações de caixa pequena fiquem abaixo de um
certo valor monetário, por exemplo, R$ 100.
O que fazer: exija que os
funcionários justifiquem as despesas
O
dinheiro do caixa geralmente não é uma despesa significativa para a empresa. No
entanto, não responsabilizar os funcionários por ela pode encorajar o roubo ou
uso inapropriado dos recursos da empresa.
Exija
que os funcionários mantenham um registro atualizado de cada transação de
dinheiro do caixa, junto com os recibos. Cada transação deve incluir a data, o
valor e o que foi comprado. Revise esse registro antes de repor o fundo do
dinheiro do caixa.
O que não fazer: não dê
acesso ao caixa para todos os funcionários
Se
todos os funcionários têm acesso ao caixa, isso resulta em um registro
incorreto ou na sua ausência. Em vez disso, designe um funcionário responsável
pelo dinheiro do caixa. Essa pessoa determinará se uma despesa é apropriada,
entregará o dinheiro a funcionários que precisam dele e garantirá a atualização
do registro de despesas.
O que não fazer: não deixe
o dinheiro sem supervisão
O
dinheiro em caixa é um ativo de alta liquidez, o que significa que pode ser
facilmente roubado. Mesmo que você confie nos seus funcionários, o dinheiro
deixado em uma mesa pode ser roubado por um visitante do escritório ou um
cliente. Para não correr esse risco, mantenha esse valor em um arquivo ou
gaveta trancados. Você e o funcionário designado para supervisionar o fundo devem
ser os únicos a ter chaves.
O que não fazer: não deixe
a caixa pequena fora dos seus livros contábeis
O
dinheiro em caixa é uma quantidade de dinheiro pequena, mas que cresce
rapidamente conforme é reposta. Para monitorar o dinheiro, crie uma conta de
caixa na seção de ativos no seu plano de contas. Quando estiver pronto para
repor o fundo, registre as despesas no seu software financeiro com base no
registro de despesas de caixa. Em seguida, registre a reposição debitando da
conta de caixa pequena e creditando a conta bancária utilizada para reabastecer
o fundo.
Fonte:
QuickBooks
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