O que é DANFE e qual a sua aplicação nas transações comerciais?

Os avanços tecnológicos que ocorreram com a sistemática de emissão de notas fiscais substituíram as antigas notas em papel pela Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), um moderno padrão de documento fiscal em formato digital.

A emissão da NF-e gera automaticamente um documento impresso, o DANFE, recurso que tem funções bem específicas e importantes para as operações das empresas.

Mas você sabe o que é DANFE e qual a sua aplicação nas transações comerciais? Neste artigo, esclarecemos as dúvidas para você. Confira!

O que é DANFE?

A sigla DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que nada mais é do que uma representação gráfica, legível e simplificada da nota fiscal. Ou seja, é um documento impresso em papel que apresenta as principais informações da NF-e.

O DANFE, porém, não pode ser confundido com a NF-e, pois não tem a mesma validade jurídica e fiscal. A NF-e é o arquivo XML de fato, que deve ser armazenado obrigatoriamente por 5 (cinco) anos com total segurança.

Em resumo, o DANFE é uma versão visualmente simplificada da NF-e e não precisa ser arquivado.

O que deve conter no DANFE?

Devem constar no DANFE informações básicas sobre a operação em curso, como:

• dados do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual, Inscrição Estadual de Substituto Tributário, se houver, e endereço);
• dados do destinatário (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e endereço);
• o número e a série da NF-e, o tipo de operação (Entrada ou Saída) e o número total de folhas do documento;
• natureza da operação e descrição das mercadorias;
• valores e impostos;
• data e horário de saída da mercadoria;
• placa do veículo e transportadora;
• chave de acesso — sequência numérica com 44 dígitos para consulta das informações da NF-e;
• código de barras que contém a chave de acesso e permite o uso de leitor óptico para consultar a NF-e no portal nacional e nos sistemas de controle do contribuinte.

Ressaltamos que deve conter, no DANFE, tanto o código numérico da chave de acesso quanto o código de barras correspondente.

Além disso, outra obrigatoriedade é que o documento também deve seguir um layout (visual) padronizado estabelecido pela Receita Federal. O layout pode ser encontrado para download no Manual de Integração para o Contribuinte, disponibilizado no Portal da NF-e.

Se as informações obrigatórias ultrapassarem uma página, o DANFE poderá ser emitido em mais de uma folha, desde que numeradas. E, caso o Fisco exija a utilização de vias adicionais, é possível que o DANFE seja impresso na quantidade necessária para atender à exigência tributária, e, assim, todas elas serão consideradas originais.

É permitido também adicionar outros elementos gráficos, como, por exemplo, o logotipo do emitente, desde que não prejudique a leitura da chave de acesso ou do código de barras e o deslocamento do comprovante de entrega (canhoto destacável). Este deve ser feito da margem inferior para a lateral direita ou para a margem superior.

A aplicação de carimbos — enquanto a mercadoria está em trânsito — deve ser feita no verso do DANFE. No verso, também poderão constar informações complementares de interesse do emitente, desde que ocupem até 50% da folha.

A emissão do DANFE

Conforme recomendação expressa no Manual de Integração para o Contribuinte, para não haver divergências de informações entre a NF-e e o DANFE — que é um espelho da nota —, é recomendado que ele seja emitido pelo mesmo sistema emissor de notas fiscais.

O DANFE deve ser impresso pelo emitente antes da circulação da mercadoria. A impressão pode ser feita em papel comum, exceto papel-jornal, no tamanho mínimo A4 e máximo ofício, podendo ser utilizadas:

• folhas soltas;
• formulário contínuo;
• formulário pré-impresso;
• Formulário de Segurança — Documento Auxiliar (FS-DA), nos casos de contingência.

Qual a funcionalidade do DANFE?

O DANFE tem funções específicas, que não se confundem com o arquivo XML da NF-e. As principais atribuições do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica são:

• acompanhar a mercadoria durante o transporte do emitente até o destinatário, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso;
• facilitar o acesso aos dados da NF-e por meio da chave de acesso;
• auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e no caso de o destinatário não ser contribuinte obrigado a emitir NF-e;
• substituir as notas fiscais nos casos em que eram exigidas, como a compensação de crédito, por exemplo;
• coletar assinatura do destinatário no ato da entrega da mercadoria ou da prestação do serviço para comprovar a operação.

Uso do DANFE em caso de contingência

O DANFE deverá ser utilizado em casos de contingência, quando ocorrem problemas técnicos e o sistema emissor da NF-e não conseguir conexão com os serviços das Secretarias da Fazenda.

Nesses casos, o documento deverá ser impresso em duas vias, em um formulário que contenha dispositivos de segurança, como gramatura especial e número sequencial. Uma via deverá acompanhar a mercadoria e a outra, ser armazenada pelo emitente para possível apresentação ao Fisco.

Para aquisição de formulários de segurança, as Secretarias da Fazenda facilitam o processo, dispensando a obrigação de Regime Especial e/ou Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF). Assim sendo, é necessária apenas a aprovação da SEFAZ no Processo de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFS).

A quantidade de formulários a ser adquirida será definida pelo próprio contribuinte e submetida à análise pela SEFAZ. Tão logo o problema técnico tenha sido resolvido, o contribuinte emitente deverá transmitir os arquivos eletrônicos da NF-e para a Secretaria da Fazenda.

Qual a importância do DANFE para as empresas?

O DANFE é um documento de extrema importância para as empresas, pois permite conferir as informações emitidas na NF-e e a recuperação de arquivos XML, por meio da chave de acesso.

Assim a empresa destinatária pode verificar se a NF-e está devidamente autorizada pela SEFAZ, visto que, se o emitente estiver em situação irregular, a NF-e será negada, não tendo nenhuma validade fiscal.

Essa verificação também evita o risco de receber produtos irregulares, falsificados ou com o DANFE clonado de outro CNPJ, o que pode acarretar multas e sanções para empresa.

Além disso, é fundamental para o transporte das mercadorias para que não sejam apreendidas e para comprovar suas entregas com a assinatura do destinatário no canhoto destacável.

Como você viu, o DANFE tem inúmeras características próprias que o distinguem da NF-e, mas, nem por isso, pode ser negligenciado pelas empresas. É um documento importante e que precisa ser utilizado com responsabilidade e conhecimento.

Fonte: Jornal Contábil