Infelizmente,
ainda existem muitos empresários que acreditam que ao contratar um profissional
de contabilidade estão apenas “se livrando de um problema”, transferindo a
responsabilidade com relação a documentações e pagamento de tributos ao
contador. Essa falta de sinergia entre a empresa e o profissional contabilista
é que faz com que muitas vezes as pessoas não se dêem conta de como organizar
documentos para o contador é importante.
Sendo
assim, para que a relação entre vocês possa fluir da melhor maneira possível, é
preciso criar canais de comunicação que facilitem a integração do trabalho. Em
outras palavras, isso significa que você precisa também fazer a sua parte,
mantendo a documentação organizada e não deixando para realizar pagamentos ou
entregar recibos na última hora.
Abaixo,
listamos algumas ações que certamente vão tornar o trabalho do seu contador
muito mais fácil e organizado.
Quais são as
responsabilidades do contador?
As
atribuições do profissional de contabilidade em uma empresa variam de acordo
com aquilo que for previamente acordado em contrato, mas em linhas gerais
podemos elencar algumas ações que são mais rotineiras do que outras. A entrega
das obrigações fiscais e tributárias, o cálculo de impostos e a geração dos
livros obrigatórios, por exemplo, estão entre essas funções.
Porém,
para que muitas dessas ações sejam possíveis, o profissional em questão vai
precisar receber uma série de documentos produzidos pela sua empresa, como
notas fiscais e comprovantes de pagamentos. Alguns itens, por exemplo, têm
prazo para serem entregues e se o contador não recebê-los em tempo hábil não
terá como fazer o seu trabalho. É justamente aí que entra em cena a sua
percepção.
Criando um fluxo de
trabalho
A
primeira coisa a se fazer é destinar uma pessoa (ou mais) dentro da empresa
para ficar encarregada de repassar a documentação para o contador. Guias de
impostos ou contribuições, recibos de pagamento e movimentações de autônomos e
cooperados precisam chegar com frequência às mãos do contador.
Aqueles
que precisam de certa urgência devem ser entregues na data necessária enquanto
para os demais pode ser importante estabelecer um fluxo pelo menos semanal.
Acumular todas as entregas para o final do mês, por exemplo, pode deixar os
prazos mais apertados para o profissional de contabilidade, tornando as coisas
mais difíceis.
Além
da papelada referente às movimentações trabalhistas, é preciso também separar
os documentos fiscais. Muitos impostos têm vencimento logo no começo do mês,
portanto estar atento às datas para antecipar as entregas é o ideal a se fazer.
A organização deve partir
de você
Após
elaborar uma lista completa com os documentos que devem ser entregues ao
contador — relacionados às áreas trabalhista, fiscal e contábil — e definir os
cronogramas de entrega, é chegada a hora de fazer a sua parte: a organização
interna. Estabelecer uma cultura da guarda de documentos físicos é fundamental.
Você
deve ter um arquivo para guardar esses documentos. Ele deve ser centralizado
sob a responsabilidade de uma pessoa ou setor e a entrega dos papéis ao
responsável deve ser feita sempre no dia do recebimento. Esse item é
fundamental para que possa haver uma conferência imediata, questionando-se
eventuais incorreções o quanto antes. Além de evitar a perda de documentos,
certamente a sua empresa ganhará em agilidade com essa medida, uma vez que
sempre que for necessário as pessoas poderão localizar imediatamente onde está
o documento em questão.
Regra
similar deve ser aplicada aos documentos eletrônicos. Eles devem ser
armazenados em um servidor seguro, respeitando-se os protocolos de segurança e
certificação necessários para cada um deles. Aqui, é fundamental estabelecer
como política a elaboração de cópias de segurança em mídias locais, como
pendrives, discos externos (DVDs e Blu-rays) ou discos rígidos offline.
Centralizando documentos
importantes
Alguns
documentos empresariais são considerados essenciais pelo simples fato de serem
mais funcionais e terem data de validade. Empresas que participam de licitações,
por exemplo, sabem da importância de se ter sempre à mão os documentos
comprobatórios requeridos, como certidões negativas e comprovantes de
pagamento.
Assim,
em uma pasta física e em uma pasta digital, mantenha sempre atualizadas versões
físicas e digitais deles. Nessa lista deve constar, por exemplo, o Contrato
Social com as suas respectivas alterações, o cartão de CNPJ, os cadastros junto
aos órgãos governamentais, os alvarás, as certificações de segurança e as
certidões negativas.
Observe os prazos legais
Diferente
do que muitos imaginam, a maioria dos documentos não precisa ser guardada para
sempre. No entanto, é preciso levar em consideração os prazos legais de
utilização de cada um deles. Os comprovantes de pagamento de tributos da
Previdência Social, por exemplo, devem ser arquivados pelo prazo mínimo de 30
anos.
Já
os documentos comprobatórios do pagamento de IPTU podem ser descartados após 5
anos. Comprovantes de pagamento de financiamentos e consórcios devem ser
mantidos até pelo menos dois anos após a quitação dos débitos. Quanto aos
demais documentos, um prazo de cinco anos após o seu vencimento é um tempo
razoável de manutenção.
Já
contratos individuais devem ser mantidos pelo menos durante a sua vigência, mas
preferencialmente não devem ser descartados mesmo passados cinco anos após o
fim do vínculo entre as partes.
Essa
organização interna de arquivos é algo que depende muito mais da sua proatividade
do que qualquer outra coisa. Porém, tenha em mente que quanto mais você puder
facilitar o trabalho do contador, muito provavelmente mais rápido ele
conseguirá finalizar as suas obrigações, garantindo que você não pagará multas
desnecessárias por conta da perda de prazos.
Fonte:
Blog Sage
Nenhum comentário:
Postar um comentário