Ser
síndico pela primeira vez exige esforço em dobro. O primeiro passo para quem
acaba de assumir a gestão de um condomínio e nunca havia ocupado esse cargo
antes é se inteirar sobre todas as responsabilidades. E não são poucas as
tarefas. O trabalho de administrar um condomínio fica cada vez mais exigente e
o síndico inexperiente pode se sentir um tanto perdido: o que fazer com toda a
documentação? Papéis, devo arquivá-los? Quem são os empregados do condomínio? O
encanamento estourou, há uma infestação de baratas nas áreas comuns, quais
itens exigem manutenção? O síndico pode vir a responder judicialmente por erros
na gestão? Quando o condomínio tem o respaldo de uma administradora fica mais
fácil buscar essas respostas, mas, e quando não tem, a quem recorrer? Essas e
muitas outras dúvidas certamente surgirão no dia a dia de quem assume o cargo
pela primeira vez. Para auxiliar o síndico nessa primeira experiência,
especialistas da área condominial orientam sobre os principais temas a serem
observados pelo gestor.
Check-up
Antes
de começar o trabalho, é necessário analisar a situação atual do condomínio a
fim de saber o que se terá que enfrentar pela frente. De acordo com Samara
Lobo, sócia da UP Condomínios, o síndico deve verificar a situação de
inadimplência dos condôminos, se há processos judiciais ou problemas
estruturais no prédio. “Esses são passos importantes para planejar ações
futuras e evitar problemas”, ressalta. Além disso, é aconselhável que o síndico
converse com o zelador sobre a manutenção do local, sobre as reclamações mais
comuns e procure entender o histórico dos condôminos mais exigentes ou
problemáticos. “É preciso fazer os moradores cumprirem o que é determinado pela
Convenção e o Regulamento Interno. O síndico não deve criar regras, apenas
executá-las”, pontua Samara.
Documentação
Quando
um novo Gestor assume um condomínio, ele deve conferir: saldos bancários; guias
de recolhimento e pagamento de encargos sociais; benefícios trabalhistas e
tributos; comprovantes de pagamentos de contas; cadastro atualizado de
condôminos e frações ideais; livro de atas; cartão do CNPJ (solicitar ao
contador alteração de responsabilidade e certificado digital); convenção
condominial e especificação; relatório da última emissão de boletos; e livro de
registro de empregados e balancetes. Para arquivamento, Samara Lobo, sócia da
UP Condomínios, aconselha que o síndico guarde todos os documentos por tempo
indeterminado. “Existem prazos mínimos para arquivamento de alguns documentos.
Os de departamento pessoal (funcionários), por exemplo, devem ser arquivados
por 30 anos. Porém, nunca se sabe o que pode acontecer. O condomínio pode vir a
necessitar de alguma documentação que foi descartada”, alerta.
Funcionários
A
primeira atitude do síndico ao assumir o mandato é se apresentar à equipe de
funcionários, expor seus métodos e sua forma de trabalho para então solicitar
sugestões. De acordo com Samara Lobo, o novo gestor deve conferir a carga
horária de cada colaborador, verificando junto ao sindicato da categoria se o
salário e demais bonificações estão corretas. “As Convenções Coletivas de
Trabalho devem ser obedecidas”, alerta Samara. Além disso, é necessário verificar
se as férias dos empregados estão em dia e se existe alguma pendência
trabalhista. “Essas informações também podem ser obtidas junto ao contador”,
informa Samara. A professora e consultora condominial Rosely Benevides Schwartz
chama atenção para os cuidados com vínculos empregatícios que podem gerar
problemas na Justiça do Trabalho. “Os síndicos devem tomar cuidado com
prestadores de serviço autônomos que ficam muito tempo realizando trabalho no
condomínio. Sempre exijam contratos formalizados desses terceiros”, alerta.
Segundo
Rosely, uma maneira de verificar se o número de funcionários está adequado para
o condomínio é observar se há excesso de horas extras na folha de pagamento.
“Primeiramente o síndico precisa avaliar se o trabalho que os funcionários
estão desenvolvendo nessas horas excedentes é realmente necessário. Verificada
essa utilidade e se o trabalho estiver excessivo, analisar a possibilidade de
novas contratações”, observa. Outra dica importante é que o síndico atualize o
cadastro dos empregados, com contatos de telefone, e-mail e endereço. “A equipe
de funcionários irá trabalhar junto com o síndico para zelar pelo condomínio”,
sustenta a professora.
Conselheiros
Ninguém
trabalha sozinho. Essa é uma máxima presente no mundo corporativo e que pode
ser aplicada para a gestão de um condomínio. Por isso, reunir uma boa equipe é
muito importante. Um apoio imprescindível para a gestão é o Conselho Fiscal.
Manter contato e reuniões constantes fará com que os membros sigam o mesmo
pensamento, além de ajudar o síndico a delegar tarefas e responsabilidades. De
acordo com a sócia da UP Condomínios, Samara Lobo, o síndico deve se reunir com
o Conselho pelo menos uma vez ao mês. “O síndico deve solicitar sugestões,
apresentar propostas, além de prestar contas aos Conselheiros. Decisões
importantes devem ser planejadas em conjunto com o Conselho e aprovadas pela
assembleia”, diz.
Legislação
O
síndico precisa conhecer bem a legislação que se aplica ao condomínio. Saber
dos direitos e deveres e a responsabilidade civil e criminal inerente ao cargo
é imprescindível. O advogado da área condominial Rogério Manuel Pedro cita as
leis que norteiam as relações condominiais: o Código Civil Brasileiro alterou
alguns dispositivos da Lei 4.591/64, que dispõe sobre o condomínio em
edificações e as incorporações imobiliárias, bem como a Lei das Locações (nº
8.245/91). “Os artigos 1.331 até 1.358 do Código Civil, que tratam do
Condomínio Edilício, regem a maior parte das normas condominiais, artigos esses
frequentemente consultados pelos síndicos”, destaca. Embora o Código Civil
tenha alterado dispositivos da Lei 4.591, o advogado esclarece que a Lei ainda
vigora nos artigos que o Código não tenha revogado. De acordo com Rogério
Manuel Pedro, o novo gestor também pode encontrar algumas respostas na Lei de
Locações. “Essa legislação rege principalmente a situação dos inquilinos
perante o condomínio e, nos artigos 22 e 23, define as diferenças entre
despesas ordinárias e extraordinárias. É um tema que gera dúvidas frequentes”,
observa.
A
Convenção Condominial é a lei interna do condomínio, sendo obrigatória conforme
a exigência do art. 1.333 do Código Civil. Esse conjunto de normas prevê, entre
outras matérias, a quota proporcional e o modo de pagamento das contribuições
dos condôminos para atender às despesas ordinárias e extraordinárias do
condomínio; a forma de administração; a competência das assembleias; a forma de
sua convocação e quórum exigido para as deliberações e as sanções a que estão
sujeitos os condôminos ou possuidores. “A Convenção é uma espécie de
regulamento geral, que complementa a legislação e, portanto, não pode conflitar
com o Código Civil e demais leis”, informa o advogado. Os condomínios também
devem elaborar seu regimento interno, que passa a ser um instrumento
complementar da Convenção, particularizando principalmente condutas dos
condôminos, de modo a preservar a boa convivência entre os moradores. “Para que
a gestão do síndico seja assertiva, a leitura da Convenção e do Regimento
Interno é essencial”, sustenta o advogado.
Responsabilidade
As
tarefas que competem ao síndico são numerosas e importantes, já que administra
o interesse e patrimônio comum da coletividade condominial. As principais
funções do síndico estão enumeradas no art. 1.348 do Código Civil e §1º do art.
22 da Lei 4.591/64, bem como aquelas atribuídas em outros artigos dessas leis e
também da Convenção Condominial e Regimento Interno. “A principal função do
síndico é administrar o bem comum e, com isso, pode responder por culpa ou dolo
pela imprudência, imperícia e negligência no trato de suas atribuições, como
qualquer administrador. Ele é o representante legal do condomínio”, alerta
Rogério Manuel Pedro.
O
advogado enumera alguns exemplos práticos que podem implicar responsabilidade
civil ao síndico por ações ou omissões em sua gestão: falta de manutenção nos
elevadores, nos reservatórios de água; instalação de brinquedos fora dos
padrões exigidos; deixar de contratar seguros obrigatórios; deixar de obedecer
às exigências de manutenções em equipamentos de segurança, como extintores e
para-raios; se omitir a prestar contas aos condôminos em assembleia; utilizar
indevidamente os recursos financeiros do condomínio; entre outros. “A Convenção
Condominial pode determinar outras situações em que o síndico poderá, além de
ser obrigado a indenizar o condomínio, perder o mandato. A responsabilidade
civil do síndico presume desrespeito à lei ou a Convenção”, observa. Para
reduzir a probabilidades de erros na gestão, o advogado aconselha ao síndico a
consulta frequente ao Conselho Diretivo. “Antes da tomada de decisões mais
polêmicas, é pertinente que o síndico consulte, sempre que possível, o Conselho
Consultivo e Fiscal e os demais moradores através das assembleias”, diz.
Áreas comuns
A
palavra chave para este tópico é manutenção. As áreas comuns são espaços
físicos de propriedade de todos os condôminos, definidas na Escritura de
Convenção do Condomínio – instalações elétricas, portões, bombas d’água,
elevadores, sistema de água e esgoto, sistemas de segurança, jardins, academia,
salão de festas, entre outros. Essas áreas precisam ser vistoriadas com
frequência e passam por manutenções periódicas. “É de responsabilidade do
síndico manter tudo sempre limpo, arrumado e em perfeitas condições de uso”,
informa Samara Lobo, da UP Condomínios. Nesse item o gestor lida com empresas
prestadoras de serviço e, para tanto, os especialistas alertam que os síndicos
observem o cumprimento das especificações que garantem qualidade no serviço e
segurança. “Os síndicos devem exigir a apresentação dos documentos que atestam
qualificação e cumprimento das normas técnicas. Para verificação da estrutura
de engenharia do prédio, por exemplo, solicite a ART”, orienta a professora
Rosely Schwartz. Uma dica para evitar o esquecimento da manutenção de
equipamentos e áreas comuns é manter um “checklist” pautado por datas de
vencimento de cada item, controlando cada ação futura e dando baixa nas
manutenções realizadas.
Inventário
O
síndico precisa estar ciente das ferramentas e equipamentos que o condomínio
possui. Quando for deixar o cargo, também será necessário prestar contas desses
itens. Se o condomínio não possui um inventário organizado, o novo gestor
deverá montar um, utilizando os recursos e tecnologias atuais – fotografia
digital, computadores. O inventário poderá ser armazenado em uma pasta
específica no computador, de maneira detalhada, descrevendo quantidade de
itens, tamanho, situação de uso, marca do produto, lembrando sempre de fazer o
“backup” dos arquivos, evitando possíveis perdas. A consultora condominial
Rosely Schwartz recomenda que o síndico responsabilize apenas um dos
funcionários pelos equipamentos, aos quais somente ele terá acesso. “Esse
funcionário deve ser preferencialmente o zelador e é recomendável que somente
ele tenha acesso à sala ou à caixa desses itens”, diz. Há condomínios que
permitem o empréstimo de ferramentas aos moradores ou guardam equipamentos para
uso comum. Nesses casos a professora Rosely orienta que é imprescindível fazer
um protocolo. “O empréstimo ao morador e a devolução do objeto devem ser
protocolados, constando o estado de conservação antes e depois do uso. Havendo
deterioração do objeto emprestado, o morador deverá se responsabilizar pela
reposição”, recomenda Rosely.
Agenda
É
um cadastro de contatos dos funcionários, moradores e prestadoras de serviço.
Uma ferramenta muito útil ao síndico. Geralmente fica guardada na portaria do
prédio. A professora Rosely recomenda que a agenda seja atualizada
periodicamente. “É interessante que o síndico também faça novos orçamentos com
outras empresas, avaliando o custo-benefício para o condomínio. As empresas
podem aumentar seus preços e o síndico nem se dar conta de que está pagando
mais caro pelo serviço. É sempre bom atualizar”, sustenta.
Comunicação
Lidar
com gestão de pessoas também requer boa comunicação. Segundo a professora
Schwartz, é importante que o síndico estabeleça um canal de comunicação com os
moradores e funcionários. “Essa tarefa ficou facilitada com o mecanismo da
internet. Hoje muitos síndicos fornecem seus e-mails para atendimento e
recebimento de sugestões”, informa. Estabelecer um horário de atendimento
também evita chamadas inconvenientes. “Isso evita as batidas na porta do
síndico na madrugada, por exemplo”, diz. Descobrir as expectativas dos
condôminos com a gestão é uma maneira de ser bem sucedido na função de síndico.
“Utilizando-se do meio escolhido para comunicação, faça uma pesquisa a fim de
conhecer os anseios e as prioridades dos moradores”, conclui a professora
Rosely.
Aprimoramento
Se
destaca na função o síndico que não se contenta em saber somente o básico sobre
a gestão condominial. A consultora Rosely aconselha que os síndicos busquem
participar de cursos e palestras. Todo ano o Jornal dos Condomínios promove a
Expo Condomínio SC, com exposição de estandes de empresas prestadoras de
serviços no ramo condominial, palestras e oficinas que propagam conhecimento
aos síndicos e trabalhadores do setor. A professora Schwartz recomenda leituras
de apoio:
Revolucionando
Condomínio: Rosely Benevides Schwartz, Editora Saraiva;
Assembleias
de Condomínios – Aspectos Jurídicos – Walter João Jorge Jr;
Condomínio
– Jota Nascimento Franco, Editora Revista dos Tribunais;
Condomínio
– João Batista Lopes, Editora Revista dos Tribunais;
Sou
síndico, e agora – Cristiano de Souza Oliveira;
Técnicas
de Inspeção e Manutenção Predial – Tito Lívio Ferreira Gomide, Flávia Zoega
Andreatta Pujadas e Gerônimo Cabral Pereira Fagundes Neto, Editora Pini;
Inspeção
Predial, check-up predial: Guia da boa Manutenção – IBAPE Instituto Brasileiro
de Avaliação e Perícia de Engenharia de São Paulo.
Fonte:
Condomínio SC
Nenhum comentário:
Postar um comentário