A
emissão, consulta e armazenamento de notas fiscais gera muitas dúvidas ao
contribuinte, sobretudo após o processo de modernização que inseriu a NFe –
Nota Fiscal Eletrônica.
O
comprovante de venda ou prestação de serviço é fundamental para a empresa e
para o cliente, tanto no âmbito fiscal quanto no contábil e gerencial. Para
sanar as dúvidas que possam acometer os empreendedores, preparamos neste artigo
sete itens que não podem ser esquecidos sobre a NFe. Confira!
1. Não é preciso guardar o
DANFe impresso
O
papel passou a ser só um detalhe a partir do momento que a nota fiscal
eletrônica foi implantada. A nomenclatura DANFe é a sigla que indica Documento
Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. A palavra auxiliar denota que o documento
serve apenas de apoio para a operação, entretanto não pode ser confundido com a
nota fiscal.
“UM
DOCUMENTO DE EXISTÊNCIA APENAS DIGITAL, EMITIDO E ARMAZENADO ELETRONICAMENTE,
COM O INTUITO DE DOCUMENTAR, PARA FINS FISCAIS, UMA OPERAÇÃO DE CIRCULAÇÃO DE
MERCADORIAS OU UMA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS, OCORRIDA ENTRE AS PARTES. SUA
VALIDADE JURÍDICA É GARANTIDA PELA ASSINATURA DIGITAL DO REMETENTE E A
AUTORIZAÇÃO DE USO FORNECIDA PELO FISCO, ANTES DA OCORRÊNCIA DO FATO GERADOR.” –
SECRETARIA DA FAZENDA
De
acordo com o Fisco, a NFe é representada pelo arquivo XML autorizado e validade
pela SEFAZ e este sim precisa ser armazenado, mesmo em outro lugar que não seja
a empresa para ser apresentado se for solicitado pelo Fisco.
2. Nem sempre é preciso
guardar o arquivo XML da NFe
As
companhias que não possuem autorização junto à Sefaz para emitir NFes, a
exemplo das prestadoras de serviços, não precisam armazenar o arquivo XML das
notas eletrônicas recebidas. O que não quer dizer que a empresa não precise se
atentar ao assunto, uma vez que os gestores que optam por não guardar o XML estão
obrigados a guardar o DANFe.
3. A Consulta de Notas
Fiscais pode apontar notas frias emitidas para seu CNPJ
Empresas
possuem diversas motivações para emitir notas frias ou indevidas. Seja qual for
a razão, sua empresa pode estar sendo alvo deste tipo de prática e a única
forma de descobrir é efetuar a consulta de notas fiscais com frequência. Desta
forma, você está sempre ciente de quem e o que emitem para seu negócio.
4. A Manifestação do
Destinatário Eletrônica (MDe) pode te salvar das notas frias
Se
você se perguntou “Ok, com a Consulta de Notas eu descubro que emitiram notas
frias. E depois, o que eu faço?” – a Manifestação do Destinatário é a resposta.
O
sistema de Manifestação do Destinatário Eletrônica (MDe) é algo novo para quem
atua com NFe, contudo nem sempre é lembrado por grande parte das empresas por
não ser obrigatório.
Você
pode sinalizar ao Fisco que recebeu uma nota indevida efetuando a manifestação
de “Desconhecimento da Operação”, que indica que sua empresa desconhece aquela
NFe e a operação que ela representa.
5. A Manifestação do
Destinatário é capaz de evitar que empresa seja multada
A
MDe evita problemas como notas fiscais canceladas após já terem sido lançadas e
escrituradas, sobretudo quando a empresa inicia o procedimento para confirmar a
operação. Assim o fornecedor é impedido de cancelar a NFe e a empresa será o
detentor da chave que libera o cancelamento ou não.
6. A transportadora também
é obrigada a armazenar as NFes
A
transportadora tem a obrigação de armazenar o arquivo XML da NFe, do mesmo
jeito que acontece com o destinatário e pelo mesmo período. Ela precisa
apresentar ao Fisco sempre que for preciso. O mesmo vale para distribuidores
que fazem parte de uma operação triangular de nota fiscal.
7. NFe é muito mais do que
a DANFe
Existem
muito mais informações na NFe do que na DANFe: Uma DANFe é só um resumo da NFe.
O Arquivo XML contém centenas de informações a mais, como por exemplo, diversas
alíquotas aplicadas aos produtos, lote, transportadora e muito mais.
Fonte:
Jornal Contábil
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