Como fazer a substituição do Livro Digital (ECD) após sua autenticação?

Parte essencial da Escrituração Digital Contábil (ECD), a autenticação do Livro Diário Escriturado a partir do momento que se tornou obrigatório a ECD sempre foi feita diretamente pelas juntas comerciais ao receber os arquivos do SPED. A autenticação do livro diário é obrigatória, atendendo toda a legislação fiscal e comercial, além de garantir fé pública as empresas. Contudo, como é de costume no cenário fiscal e contábil brasileiro, a autenticação passou por mudança recente: desde 26/02/2016 o Livro Diário não está mais sendo autenticado pelas juntas comerciais, tendo sua transmissão única e exclusivamente via SPED, mais especificamente dentro do módulo ECD, tendo como comprovante da autenticação o recibo de transmissão.

E o que muda para sua empresa? Com o fim da participação das juntas comerciais nesse processo, o gestor fiscal e contábil deve ficar atento a entrega da ECD, garantindo que todos os dados fornecidos ao fisco estejam em conformidade com a realidade. Pela complexidade imposta, esse é um processo que sempre demanda a preparação para o erro, exigindo atenção ao processo de cancelamento da ECD e seus adendos, exigindo a correção da escrituração contábil.

Errei na minha ECD, e agora? Estar preparado para o erro é dever de um gestor fiscal e contábil atual. No caso da ECD em específico, as substituições de declarações equivocadas devem ser feitas com cuidado, porém com o máximo de urgência possível: pelas recentes mudanças, o DREI (Departamento de Registro Empresarial e Integração) deixou uma lacuna na legislação, permitindo a substituição das ECDs já entregues.

Achou um erro em sua ECD? Então siga os seguintes passos para sua retificação:

1. Para arquivo assinado, remova a assinatura. A assinatura fica após o registro 9999 e só apagar e depois editar a escrituração em algum editor de texto (recomendável no bloco de notas);

2. Corrija as informações no editor de texto ou diretamente no PVA. No caso de utilizar diretamente o PVA importar o arquivo sem assinatura;

3. Valide o livro na PVA utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil;

4. Assine;

5. Transmita.

Caso você siga o roteiro de correção e mesmo assim continue com problemas, envie a sua escrituração para o Fale Conosco da ECD, serviço de ajuda ao usuário, no seguinte endereço eletrônico: faleconosco-sped-ecd@receita.fazenda.gov.br. Para informar seu problema, siga os seguintes passos:

1. Cópia da tela da mensagem de erro, no momento da transmissão da ECD substituta;

2. Cópia da tela do ReceitanetBX onde aparece a escrituração a ser substituída, com hash, período e status;

3. Informações preenchidas no registro 0000 da ECD.

Entenda que enquanto não for regulamentado o cancelamento da autenticação, o contribuinte poderá substituir os livros digitais de forma mais rápida e com maior tranquilidade. Quanto maior for a inércia do Estado, melhor para o contribuinte.

Vale ressaltar que apesar da aparente facilidade de substituição da ECD, as empresas que optarem por esse procedimento devem ficar atentas a Escrituração Contábil Fiscal, já que as alterações feitas têm influência direta na ECF, exigindo a substituição dos dois módulos. Aproveite a falta de interferência do fisco, faça a conferência de arquivos fiscais antes que as substituições possam gerar problemas.

Fonte: Jornal do Comércio – RS