É
nesse documento que fica toda a movimentação financeira do mês, que vai desde
os extratos da conta bancária, os pagamentos de salários, notas e cupons
fiscais, além de todos os comprovantes de recolhimento de impostos como FGTS,
INSS, PIS, COFINS, ISS etc. Muitos síndicos aproveitam esses cadernos e já
anexam também junto às notas os orçamentos das compras, obras e serviços
realizados no mês.
A
maioria dos condomínios tem uma administradora que organiza todos os
comprovantes e monta os balancetes, que também são feitos por alguns escritórios
de contabilidade, mas muita gente desconhece que, por lei, a posse e a
conservação desses documentos é de responsabilidade do síndico.
O
advogado especialista em condomínios, Rogério Manoel Pedro, dá uma dica
importante. “A partir do momento em que a administradora ou o escritório de
contabilidade termina de montar o balancete e o entrega ao condomínio, o
síndico deve revisar com muita atenção as contas do mês e entregar aos membros
do conselho, que vão analisar o balancete e dar o parecer pela aprovação,
aprovação com ressalva ou reprovação da prestação das contas do mês.” O
advogado lembra que o conselho é corresponsável pelo documento e por isso deve
alertar ao síndico se faltar algum documento ou até mesmo uma justificativa de
determinado gasto.
Todo
morador pode e deve acompanhar as contas do condomínio, mas quando se trata do
livro-balancete, Rogério orienta que esse material não deve ser entregue ao
condômino para levar para casa. Esse cuidado é para evitar que se perca um
documento ou até mesmo que se sofra qualquer tipo de rasura. Se o condomínio
possui algum local apropriado, como um salão de festas, por exemplo, o síndico,
subsíndico ou algum integrante do conselho pode em acordo com o morador,
acertar um dia e horário para disponibilizar esses documentos para o condômino
consultar, mas sempre na presença de um representante da administração.
O
advogado considera que o ideal é enviar os balancetes solicitados pelo morador
para a administradora do condomínio, que é o local apropriado, onde estão os
funcionários do escritório e poderão tirar as dúvidas durante a leitura dos
balancetes. Para deixar a administração o mais transparente possível, além de
enviar a prestação de contas mensalmente junto ao boleto da taxa condominial,
alguns síndicos disponibilizam nos murais dos edifícios uma relação de todos os
gastos do mês.
O
diretor de uma administradora de Florianópolis, Jorge Henrique da Silveira
aponta a especial atenção para a responsabilidade do síndico na guarda de
documentos do condomínio: “o portfólio mensal contendo o balancete e a colagem
de comprovantes da movimentação financeira, além do aspecto de transparência
perante os demais condôminos e comprovação jurídica dos atos da gestão do
síndico, contempla documentos comprobatórios de recolhimento de retenção de
impostos, encargos sociais entre outros passíveis de fiscalização”.
Jorge
orienta a todos os síndicos, como forma de salvaguardar sua responsabilidade,
que mantenham um protocolo quando da entrega para fiscalização ao conselho ou
quando derem acesso à fiscalização do morador. Vale lembrar que, quando se fala
de morador, não é só o proprietário do imóvel, todos os deveres e direitos
também se aplicam aos inquilinos que residem e pagam a taxa de condomínio.
Estes também precisam e devem acompanhar os gastos do condomínio em que moram.
Todos
esses detalhes mostram que a administração de um condomínio, tanto por parte do
síndico, subsíndico e do conselho fiscal é de extrema responsabilidade, que vai
desde guardar todos os documentos mensalmente para a confecção da prestação de
contas, até a análise detalhada das contas e gastos. E para essa administração
ser a melhor possível é muito importante um envolvimento entre todos os
integrantes da administração, que precisam pelo menos de uma reunião por mês
para acertarem todos os detalhes do bom funcionamento do condomínio.
Fonte:
CondominioSC
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