Empreender
na área contábil é um sonho comum entre muitos que ainda estão na faculdade e
também contadores que hoje atuam como empregados ou autônomos. Para esse
público, não faltam boas dicas para abrir um escritório de contabilidade e
tirar suas idéias do papel. Neste artigo, juntamos algumas das melhores delas.
Você
vai ver:
- O que considerar no plano de negócios do seu escritório
- Como dar conta de todas as exigências na abertura
- Critérios para definir a localização do escritório
- O que não pode faltar na estrutura inicial
- Com quais profissionais sua equipe deve contar
- A importância da organização e padronização de tarefas
- Como oferecer um serviço eficiente e de qualidade
- Qual é a melhor estratégia de divulgação
- Onde estão as oportunidades para crescer
Siga as dicas para abrir
um escritório de contabilidade
Para
o profissional que tem esse objetivo para a sua carreira, é preciso ir além, e
é por isso que apresentamos as nove dicas a seguir.
1. Tudo começa pelo
planejamento – sempre ele
Sabe
aquele conselho que você, enquanto contador, dá aos futuros empresários que o
procuram para um suporte na abertura de empresa? Sim, estamos falando da
importância do plano de negócios. Para se tornar um empresário contábil, não dá
para deixar de lado esse valioso documento.
É
nessa etapa que você precisa responder qual será efetivamente o negócio que irá
iniciar. Isso inclui prever:
- Quais serviços irá prestar
- Se o escritório será generalista ou escolherá a segmentação
- Qual é o seu público-alvo
- Em qual diferencial você irá apostar para vencer a concorrência
- Qual a viabilidade da sua proposta de empresa no mercado atual
- Qual a necessidade de investimento inicial e sua capacidade de atendê-la.
Fica
claro que você precisa realizar uma pesquisa de mercado, pois necessita
conhecer bem o terreno onde pisará. Abrir um escritório não pode ser uma
aventura, nem mesmo correr o risco de ser apenas mais um na multidão.
2. Faça um check-list
burocrático
“Faça
o que eu digo, mas não o que faço”. “Em casa de ferreiro, espeto de pau”.
Vários ditados populares podem ser utilizados para se referir à hipotética (e
inaceitável) situação de falta de algum documento ou licença exigidos para
abrir um escritório de contabilidade.
Como
as burocracias são muitas, faça um check-list para regularizar a sua atuação
junto a todos os órgãos, sejam eles municipais, estaduais ou federais.
3. Defina sua localização
Um
escritório contábil não se beneficia da instalação em um shopping, tampouco em
uma zona rural, você concorda? Em linhas gerais, o cenário ideal para o seu
novo negócio depende muito do público que espera atingir. Mas como regra
básica, o contador não deve estar muito distante dos centros comerciais, para
que possa ser acessado com facilidade por novos e antigos clientes.
Ao
definir sua localização, considere ainda a necessidade de deslocamento, tanto
para atendimento a empresas em suas sedes, quanto para visitas a órgãos
oficiais, como secretarias da Fazenda, delegacias da Receita Federal e Junta
Comercial. Quanto menos tempo perder nessas tarefas, melhor.
4. Pense no espaço que
você precisa
Outro
aspecto importante, que acaba afetando a escolha do local para instalar o seu
escritório, está na estrutura que você pretende montar para ele. No seu plano
de negócios, você deve ter chegado a um número ideal de clientes que espera
atender no mercado no qual irá atuar. Essa informação dará embasamento para
definir o porte da sua empresa.
O
próprio tipo de serviço que irá prestar influencia na necessidade ou não de
delimitação de espaços, contratação de funcionários e aquisição de
equipamentos, por exemplo.
É
interessante prever ao menos uma recepção, uma sala para reuniões e uma sala
para cada contador, já que a atividade demanda foco e concentração.
Se
você optar pela gestão informatizada e seus clientes integrarem informações com
o escritório por meio da tecnologia, poupará espaço, pois dispensará a reserva
de uma sala exclusiva para armazenamento de documentos em papel.
Ainda
sobre estrutura, embora não exista uma norma técnica brasileira específica para
a montagem de um escritório de contabilidade, há várias outras que contemplam
aspectos de segurança. O Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae)
lista as principais delas neste link.
5. Capriche na montagem do
time
De
quantos profissionais você precisa no dia a dia? Quais atividades podem ser
terceirizadas? Ao prever a montagem da equipe, seja criterioso para garantir
que haja tranquilidade para o trabalho de todos. Não vale dar a largada já
sobrecarregando colegas ou, por outro lado, contratando pessoas que acabarão
com mão de obra ociosa ou utilizada em outra função.
Se
o seu orçamento inicial é restrito, nada impede de começar sozinho, talvez como
microempreendedor individual (MEI), já que essa é uma atividade permitida no
programa federal (CNAE 6920-6/01).
Aí,
conforme o negócio crescer, você não poderá mais acumular tarefas, como
recepcionar clientes e atender ao telefone. Depois, não terá mais como
responder a todas as demandas contábeis sozinho. E, se o futuro for promissor,
precisará de profissionais para cuidar da gestão financeira e administrativa.
6. Comece padronizando
tarefas
Entre
as dicas para abrir um escritório de contabilidade, sempre que possível, é
indicado criar um método de trabalho. Isso significa ter um calendário de
rotinas e também um modus operandi para a realização de tarefas comuns.
Como
as demandas tendem a ser muitas, e com prazos diferentes, a organização é
fundamental para estar com tudo em dia. Não há como ter sucesso na sua
empreitada se falhar com um cliente e fazê-lo pagar uma multa por isso, por exemplo.
7. Foque na qualidade do
que oferece
É
bastante provável que você inicie seu escritório sedento por clientes. Afinal,
quanto mais, melhor, certo? Nem sempre é assim que funciona.
Quando
o assunto é construir um negócio sólido, você precisa conhecer a sua real
capacidade de atendimento e dentro de um padrão mínimo de qualidade.
Concentrar-se em quantidade de clientes não demora a cobrar a conta e ela pode
ser pesada, abreviando a sua jornada pelo empreendedorismo.
A
melhor forma de crescer, sem dúvidas, é conquistando o cliente com soluções
eficientes, o que passa por agilidade, qualidade e preço justo.
8. Elabore estratégias de
divulgação
Desde
os primeiros passos do seu escritório e durante toda a existência dele, é
preciso se preocupar com marketing. Por mais que você tenha resistência ao tema
ou pense se tratar de um gasto desnecessário, elabore uma estratégia. Afinal,
se não houver divulgação planejada, como atrair clientes?
O
sucesso de uma campanha de marketing depende do foco na persona, que nada mais
é do que um retrato fiel do seu público-alvo. É preciso saber como ele gosta de
ser acessado para que o investimento tenha o melhor retorno possível.
A
depender do seu perfil de cliente, pode ser interessante apostar em ações de
marketing off-line, como anúncios em jornais e revistas empresariais, fôlderes
e panfletos. Cada vez mais, contudo, é no meio online que estão os melhores
resultados. Mas tudo depende de estratégia, seja nas redes sociais, ao montar
seu site de contabilidade ou ao criar e alimentar um blog, por exemplo.
Seja
qual for a sua estratégia, não esqueça de atender às normas de contabilidade,
que estabelecem regras específicas para o marketing por escritórios contábeis.
9. Fique de olho nas
oportunidades
Uma
das melhores dicas para abrir um escritório de contabilidade e crescer é não
perder nenhuma oportunidade de vista. O bom posicionamento no mercado não
combina com estagnação. Busque parcerias e marque presença em eventos de
entidades de classe na sua cidade ou região, como associações empresariais.
Também
faça sua adesão à Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis
(Fenacon), se mantenha atualizado e acompanhe a movimentação do Conselho
Federal de Contabilidade (CFC) e suas regionais.
Além
disso, sempre que houver a oportunidade de inovar, aposte nessa prática, pois
boas idéias costumam funcionar como um diferencial competitivo interessante e
eficaz para ficar à frente dos concorrentes.
Fonte:
Jornal Contábil
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