Ao
fechar um negócio, é essencial deixar bem claro ao novo cliente a eficiência do
escritório contábil. Para isso, saber como elaborar uma proposta de serviços
contábeis é o principal passo, pois, além de deixar claro o custo pelos
serviços, trata-se de uma forma de diferenciar o seu escritório
Mas
você já pensou em como usar a proposta de serviços contábeis como arma para
conquistar o cliente? A princípio pode parecer simples, mas não é bem assim. É
preciso pensar em um material de qualidade, repleto de informações, construído
em uma linguagem clara e objetiva. Nesse artigo, traremos algumas dicas de como
você pode fazer isso para melhorar as propostas enviadas pela sua empresa.
Apresente o escritório
contábil
A
primeira coisa que você deve pensar é em como apresentar o seu escritório para
os futuros clientes. Por mais que você esteja enviando orçamento para um único serviço,
é possível que os seus prospectos tenham interesse em mais modalidades de
atuação. O simples fato de você indicar que também atua com elas já serve para
dar respaldo à sua empresa.
No
material de apresentação, descreva quais tipos de trabalho a sua empresa faz
bem como quais são os pontos fortes do seu negócio. Não deixe de mencionar
setores nos quais você é especializado, clientes que já foram atendidos e cases
nos quais o seu trabalho tenha feito a diferença para o cliente aumentar o
faturamento ou reduzir os custos.
Infelizmente,
algumas empresas ainda escolhem o escritório contábil unicamente em função do
valor que será pago todos os meses. Entretanto, existem muitas companhias que
procuram mensurar qual é a melhor relação custo-benefício possível e, nesses
casos, entregar a elas um material completo faz muita diferença.
Analise o cliente antes de
impor valores
Muitos
escritórios contábeis fazem cobranças tabeladas para todo e qualquer tipo de
cliente, e isso é um erro. Por mais que alguns clientes pareçam idênticos,
nenhuma empresa é igual à outra, sempre haverá detalhes marcantes para cada uma
e isso deve ser analisado antes do início dos serviços do contador.
Ao
determinar a demanda do cliente em detalhe, pode-se, de antemão, demonstrar e cobrar
um valor justo pelos serviços contábeis. Aquela microempresa que está começando
certamente precisa de sua ajuda e orientação um dia se tornar uma companhia de
médio ou grande porte. No entanto, naquele momento, ela não dispõe dos recursos
necessários para pagar a tabela “cheia”.
Sendo
assim, se você pretende atender esse cliente, é preciso fazer um esforço e
tentar detalhar qual é o tipo de trabalho que será prestado e quanto tempo isso
consumirá ao longo do mês. Possivelmente, a demanda será muito menor, o que
acaba justificando que você faça uma cobrança com um preço diferenciado. Em
outras palavras: ofereça não apenas atendimento, mas também valores
personalizados para cada cliente.
Deixe claro o que é
serviço do cliente e o que é do escritório
É
importante demonstrar ao cliente qual a responsabilidade dele nas tarefas da
empresa. Deixar isso vago acarretará problemas no futuro, visto que ele pode
acabar atrelando algumas tarefas ao escritório que não cabem a ele. Para isso
também é importante ter um documento que descreva todas as tarefas que o
escritório exerce e qual sua importância para a empresa.
Por
exemplo, seu escritório pode ficar responsável por emitir as guias de pagamento
de tributos e enviar ao cliente todos os meses ou, ainda, pode passar as
informações de acesso para que o próprio cliente faça isso; No entanto, a
descrição de quem fará o que precisa estar clara desde o início, pois em caso
de esquecimento de algum pagamento isso acabará gerando multa para o seu
cliente.
Da
mesma forma, tarefas que não estejam descritas em contrato não precisam ser
executadas. Muitos clientes solicitam certos serviços muitas vezes sem nem
mesmo saber se eles estão contemplados no valor mensal ou não. Por isso,
certifique-se de deixar claro os deveres e as responsabilidades de cada um
desde o início.
Descreva os serviços que o
escritório não fará
Assim
como é importante o cliente saber tudo que o escritório faz, é importante
também estar descrito o que ele não fará para a empresa, seja por decisão do cliente
ou porque não cabe ao perfil do seu escritório. Novamente, ressaltamos que esse
tipo de informação deve ser apresentado de forma clara, desde o início.
Assim
como há clientes que desconhecem detalhes técnicos do trabalho de
contabilidade, há também aqueles mal-intencionados, que se apoiam em brechas
contratuais para solicitar que você faça serviços que, na verdade, não estão
sob a sua responsabilidade. Um bom contrato e uma apresentação clara do que a
sua empresa faz ajuda a evitar situações como essas.
Além
disso, escritórios menores também precisam conviver com certas limitações no
que diz respeito às demandas de trabalho. Se o seu escritório não tem condições
de fazer uma determinada tarefa dentro do prazo necessário, não se arrisque.
Comprometer a imagem da sua empresa não entregando aquilo que foi prometido
fecha novas portas para o seu negócio.
Mantenha o que foi
proposto
Caso
o cliente queira que você faça outro serviço, faça uma nova proposta e
demonstre o novo valor pelo que está sendo pedido. Não comece a fazer um
serviço sem a aprovação prévia do cliente ou, pior, sem cobrar o que é devido.
Lembre-se que o escritório também não viverá sem rentabilidade.
A
melhor solução é estabelecer um procedimento padrão desde o início dos
trabalhos. Por exemplo, ao invés de fornecer uma tabela fixa de valores,
informe ao cliente que para cada novo trabalho solicitado que não esteja
previsto em contrato, um novo orçamento será gerado. Esse orçamento precisará
ser aprovado antes que o trabalho comece efetivamente a ser feito.
Isso
impede que você comece a trabalhar em algo pelo qual não receberá, seja por
desconhecimento do cliente de que seria cobrado ou por desinteresse em seguir
com um trabalho que terá custo extra. Estabelecendo um modo de operação você
facilita a vida de ambas as partes.
Ajustes de valor e
validade da proposta
Sempre
deixe muito claro ao cliente ajustes anuais de valores para evitar dores de
cabeça no futuro. Também mantenha um prazo de validade na proposta —
normalmente, os escritórios mantêm 30 dias de validade, depois disso os valores
podem mudar.
Por
exemplo, embora não seja possível estabelecer qual será o percentual de ajuste
daqui um ano, deixe claro que em um determinado mês – o quando o contrato
completar um determinado período – os valores serão reajustados de acordo com
algum índice pré-estabelecido. Isso ajuda as empresas a se programarem melhor
em suas previsões orçamentárias.
Quanto
à validade da proposta, aja da mesma forma. Deixe claro por quanto tempo ela
tem valor e ressalte que, após aquele prazo, pode haver variação no preço de
contratação de um serviço. O importante é sempre deixar claro para o cliente
quais são as regras do jogo. Trata-se de uma transparência que traz benefícios
para ambas as partes.
Seja claro nas suas
propostas
O
essencial para uma proposta de serviços contábeis é sempre manter a clareza e a
transparência, demonstrando o profissionalismo do escritório. Os serviços
contábeis são o pilar para o crescimento de uma companhia e devem ser
valorizados. Por isso, não tenha receio de demonstrar às empresas que atende a
sua importância, afinal de contas, haverá um crescimento mútuo nessa troca.
Se
por alguma razão o cliente em questão não valoriza o seu trabalho da forma que
você acredita que seja justa, talvez ele não seja um bom cliente para o seu
negócio. Se a ideia é oferecer um serviço diferenciado e com qualidade, mas a
empresa em questão está apenas preocupada com o preço, pode ser melhor deixar
que o prospecto feche negócio com outra companhia que não a sua.
Por
fim, uma última dica é ter um parceiro tecnológico que possa oferecer a você e
ao seu cliente ferramentas de gestão para os seus negócios. Dessa forma, as
informações do seu cliente ficarão muito mais organizadas e você terá um
controle bem melhor sobre aquilo que o seu escritório gerencia.
Fonte:
Blog Sage
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