Dicas para otimizar a rotina no seu escritório de Contabilidade

A rotina de um escritório de contabilidade é bastante intensa. Sabendo desses desafios diários, manter um escritório organizado, com processos e tecnologias torna-se indispensável para otimizar a rotina de trabalho. Pensando nisso, selecionamos dicas valiosas para você aplicar em sua empresa de contabilidade e otimizar ao máximo a produtividade do seu negócio. Confira!

Organize a agenda de reuniões, internas e externas, com datas pré-fixadas

Estabeleça datas fixas para reuniões de equipe, bem como com seus clientes. Por serem adeptos à recorrência de seu serviço e possuírem prazos para balanços, fechamento de mês, dentre outros, os clientes permitem mais facilmente o estabelecimento prévio de datas e horários de reuniões.

A dica para otimizar ainda mais o tempo é criar com antecedência a pauta do que será discutido, englobando, inclusive, perguntas predefinidas para se chegar às conclusões mais rapidamente.

Crie e gerencie listas de tarefas (a sua e de seus colaboradores)

Um grande hack de produtividade para otimizar a rotina em seu escritório de contabilidade é lidar com as tarefas logo no início do dia, organizando-as em uma lista. Preferencialmente, utilize um sistema para a gestão dessas atividades, organizando-as por prioridade e estipulando deadlines.

Esses sistemas também são bastante úteis para a gestão da equipe, uma vez que é possível cadastrar todos os membros do time para delegar e gerenciar a execução das tarefas de forma prática e rápida.

Delegue mais

Não queira centralizar todas as atividades em você — mesmo que tenha mais experiência no assunto. Além de capacitar seus funcionários para atender demandas similares e permitir que você execute tarefas mais estratégicas, delegar tarefas contribuirá para que não haja sobrecarga de funções, evitando retrabalho e resultando em uma maior precisão. Se for preciso, você pode revisar as atividades em seguida. Certamente tomará menos tempo do que deixar funcionários ociosos enquanto você acumula atividades.

Certifique-se que seu sistema de gestão contábil atenda todas as suas demandas

É preciso se certificar de que suas escolhas atendem, fielmente, a todos os requisitos necessários não apenas para atender seus clientes eficazmente, mas também para otimizar a rotina de seu escritório.

Quais os recursos necessários para reduzir o tempo de operação, aumentar a segurança da informação de seus clientes, facilitar a troca de dados com eles e ampliar a precisão de suas tarefas de rotina? O software utilizado atende a todas as suas demandas? Ele permite integrações com outros sistemas, facilitando a troca de dados contábeis?

Gerencia taxas e impostos de forma automatizada? É preciso avaliar como o sistema beneficia a sua empresa com uma gestão mais estruturada.

Fonte: Classe Contábil