Erros nos lançamentos contábeis ainda são comuns nas empresas. Entre
outros motivos, isso acontece porque o dia a dia do profissional de
contabilidade é extremamente movimentado, precisando lidar com diferentes
clientes, processos e tarefas.
Assim,
nem mesmo a ajuda preciosa de lembretes e anotações é capaz de resolver
problemas que surgem com o acúmulo de tarefas.
Além
disso, ainda pior, muitas vezes quem exerce essa função não possui a
experiência adequada, o que potencializa o cometimento de alguns equívocos.
Em
todo caso, é preciso tomar cuidado redobrado nos lançamentos e procurar por
soluções viáveis. Sendo assim, acompanhe, a seguir, alguns dos erros mais
comuns em lançamentos contábeis e veja como é possível reduzi-los e até mesmo
eliminá-los de forma prática.
Erros nos lançamentos contábeis mais
comuns
1. Erros na emissão de notas fiscais
Fatores
como o preenchimento correto de campos relativos ao PIS, ISS e COFINS são
fundamentais para a emissão da nota fiscal eletrônica. Porém, é comum encontrar
falhas nelas, principalmente quando são emitidas por pessoas não muito
experientes.
É
importante tomar cuidado para que as empresas não paguem impostos indevidos ou
sejam multadas em função de erros relacionados ao preenchimento. Por isso, a
sugestão aqui fica por conta da automatização do processo de emissão de notas.
Isso
pode ser feito a partir do uso de um sistema de gestão contábil, o que já é
feito na maioria dos escritórios. É necessário escolher uma ferramenta moderna,
abrangente e adequada às exigências apresentada pelos processos, visando se
destacar da concorrência a fim de garantir sucesso junto aos clientes.
Mas
o uso de ferramenta insuficiente e o preenchimento incorreto dos tributos em
documentos fiscais não resumem os erros das emissões. Atente-se a mais 3 erros
que vamos abordar agora para você nunca cometê-los.
Uso equivocado da NCM
A
relação da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) apresenta um código para cada
produto vendido ou industrializado pelas empresas. E mesmo mercadorias muito
semelhantes, às vezes possuem números diferentes de identificação.
É
preciso saber exatamente, analisando os detalhes das descrições dos códigos da
NCM, qual número é o adequado a cada produto movimentado. Ou seja, os itens não
podem ser generalizados em torno de um código cuja descrição se assemelhe a
eles ou ao ramo de atuação. Tal prática configura ocorrência fiscal não
permitida e passível de multa.
Cadastro de e-mail inválido para o
destinatário
O
e-mail do cliente não é um dado fiscal ou contábil. Porém, é uma informação
utilizada no cadastro do destinatário para que, automaticamente após a emissão
do documento, ele seja enviado com arquivo XML. O erro consequente de não ter
um e-mail válido é o não envio do arquivo ao destinatário, o que é obrigatório.
Então,
é preciso pedir a cada cliente, no ato do cadastro, um e-mail de recepção de
documentos e arquivos fiscais válido e utilizado.
Já
em relação à própria empresa, o ideal é contar com software que importe as
notas automaticamente por rastreamento do seu CNPJ — já com XML e autenticidade
verificada.
Uso indevido da Carta de Correção
Eletrônica (CC-e)
A
CC-e não pode ser utilizada, por exemplo, quando um imposto precisar ser
corrigido, alterando a alíquota e o valor destacado na NF-e. Nesse caso, o
correto é cancelar o documento e emitir um novo.
Quando
isso não é feito, uma carta de correção errada é emitida e uma nota fiscal
também com erros fica em circulação. No fim, os lançamentos contábeis da
empresa e do destinatário estarão errados por conta do procedimento incorreto
anteriormente feito com o documento idôneo que baseou os registros relacionados
a ele.
2. Equívocos na agenda de pagamentos
O
pagamento de salários, bem como de tributos, é algo que precisa ser realizado
com organização.
Quando
ela não existe, os lançamentos, a geração de guias de pagamentos e os atrasos
geram problemas que podem se acumular de maneira considerável, criando uma
verdadeira bola de neve para o negócio.
Por isso, novamente sugerimos a adoção de
sistemas contábeis. Nesse caso, o ideal é contar com ferramentas capazes de
integrar lançamentos com folha de pagamento, controle patrimonial e
escrituração fiscal para garantir a funcionalidade.
Também é necessário que a empresa formule uma
agenda tributária e de pagamentos interna.
Basta unir suas obrigações fixas e
mensais, como a própria folha de salários às datas de vencimentos de impostos.
Além
disso, com as agendas da Receita Federal, do estado e da prefeitura como bases
para a criação da agenda interna, pode-se incluir as obrigações acessórias
nela, pois a entrega de declarações e documentos é tão importante quanto o
atendimento a outras obrigações.
Inclusive,
atrasar transmissões, como de escriturações, sai mais caro em multas do que se
pagar juros por impostos brevemente atrasados.
A
consequência de tal prática nos lançamentos contábeis é a organização e a
prevenção de erros, porque o responsável por gerenciar as tarefas e a sua
equipe passam a trabalhar adiantados em relação aos prazos quando os observam
individualmente e em meio ao todo.
3. Arquivos desorganizados
Uma
empresa bem organizada precisa considerar todos os setores. E isso torna-se
ainda mais relevante quando o assunto é a documentação. É preciso que todos os
documentos fiscais sejam devidamente guardados, pois são eles a prova de que
tudo o que está declarado é real.
Ademais,
a desorganização de arquivos pode gerar problemas como a duplicidade e a
omissão de lançamentos, assim como trocas de contas e apropriações em centros
de custos errados.
Nesse
sentido, além de garantir a prova das informações declaradas, arquivar notas e
documentos fiscais em versão digital facilita e qualifica o trabalho dos
profissionais responsáveis por montar as escriturações a partir deles.
Adicionalmente, reduz-se custos e uso de espaços demandados pelo arquivamento
em versão física.
4. Violação dos princípios contábeis
Enquanto
em algumas empresas os procedimentos contábeis são realizados de maneira
tranquila, em outras esse trabalho parece ser um verdadeiro pesadelo. Isso pode
acontecer em função da violação de princípios contábeis por contadores não
muito qualificados.
Erros
como a supervalorização de ativos, por exemplo, podem maquiar o patrimônio da
empresa — algo que em primeiro momento pode parecer inofensivo, mas que a longo
prazo prejudica a tomada de decisões estratégicas, dando a impressão de que a
organização encontra-se em situação financeira saudável, quando, na verdade, o
cenário é diferente.
O
resultado disso é uma enorme confusão. Até se descobrir em que ponto está o
erro, horas e horas acabam sendo gastas, dinheiro é perdido e funcionários
ficam ocupados com consertos cujas causas são facilmente evitáveis.
Agora,
falando em termos legais e mostrando que a prática é ainda pior, maquiar a
contabilidade é expressamente proibido e caso os órgãos de fiscalização
identifiquem tal ocorrência na Escrituração Contábil Digital (ECD), a empresa é
multada com base na receita informada por suas operações.
5. Erros de cálculos
Qualquer
profissional está sujeito a erros. É uma condição humana e também diz respeito
ao contador — até mesmo os melhores e com mais tempo de trabalho podem errar.
Por
isso, o ideal é contar com uma equipe especializada, de preferência um
escritório de contabilidade, para auxiliar a empresa nesse processo.
Muitas
vezes quem realiza esse trabalho é o próprio gestor, algo não muito
recomendável, uma vez que se até mesmo um profissional especializado e
experiente pode errar, imagine o que pode acontecer quando uma pessoa não tão
bem preparada resolve assumir a função?
A
quantidade de erros de cálculos dos impostos aumenta consideravelmente. E, na
hora de resolver os problemas, torna-se inevitável gastar mais dinheiro para
contratar profissionais qualificados de última hora. Por isso, busque contar
sempre com profissionais da área durante todo o processo e evite maiores
problemas e desgastes.
Quer
enxergar melhor o porquê? Veja a cadeia de ocorrências de apenas uma apuração
tributária errada:
- cálculo equivocado;
- pagamento equivocado;
- entrega de declaração com apuração e pagamento equivocados;
- trabalho às pressas e árduo para identificação de erro e decisão de correção;
- retrabalho de apuração;
- pagamento da parte que faltou ou pedido de compensação para os próximos meses do valor paga a mais;
- correção da declaração que compreendeu o imposto em questão;
- revisão do impacto da correção em possíveis créditos fiscais utilizados no cálculo do imposto corrigido.
O
papel estratégico do contador na redução desses erros
Com
um profissional ou uma equipe especializada nos serviços de contabilidade, o
gestor pode se concentrar nas atividades em que tem maiores conhecimentos e
obter uma gestão profissionalizada do negócio. Além disso, ter ajuda
especializada permite desburocratizar processos e aumentar a eficiência deles,
uma vez que ficam sob responsabilidade de peritos.
Esses
especialistas serão os responsáveis por atuar de maneira técnica e avaliar os
procedimentos. Isso, além de permitir que o gestor se concentre em outros
setores de seu negócio, oferece vantagens, como o conhecimento, até mesmo para
lidar com a parte mais burocrática do trabalho — algo que não é qualquer um que
pode se considerar apto a fazer, gerando eficiência.
Quer
entender melhor? Veja como a atuação estratégica do profissional de
contabilidade muda o cenário para melhor em 3 práticas.
Estabelecimento do planejamento
tributário
O
planejamento tributário é, sim, uma estratégia para qualquer empresa que quer
encontrar formas de pagar menos impostos e até entregar menos declarações, como
acontece na mudança de regime tributário.
Porém,
o que é importante observar também é o pós-planejamento, com as consequências que
ele gera. Por exemplo, assim que o especialista ajuda a empresa a monitorar e
aplicar corretamente os créditos fiscais adquiridos, o negócio passa a ser mais
organizado para cuidar do assunto em relação a escriturações e tende não errar
seus lançamentos contábeis.
Ou
seja, a economia tributária e burocrática acaba se estendendo aos procedimentos
internos, porque trabalho correto e mais ágil reduz o custo das tarefas.
Elaboração do plano de contas e
classificação das movimentações
Aqui
está uma aplicação do especialista contábil que gera efeito direto nos
lançamentos contábeis da empresa e marca a diferença entre uma contabilidade
confiável, dentro das normas, e uma escrituração falha.
Tendo
um plano de contas personalizado e que abranja todas as possíveis movimentações
do negócio, nunca será preciso improvisar em registros ou criar contas para
correção de lançamentos. E estes últimos, quando classificados previamente da
maneira correta, sempre vão gerar demonstrativos que refletem a realidade da
organização.
Aplicação de demonstrações contábeis
na gestão
Agora
vamos falar de trabalho estratégico do profissional de contabilidade com
impacto direto nos resultados do gestor, e, obviamente, consideraremos a
possibilidade a partir de uma escrituração contábil exata e feita com
excelência.
O
Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), por
exemplo, são da escrituração anual, porém, podem ser emitidos em períodos
menores para uso gerencial, pois contêm informações úteis para mensuração de
resultados e tomada de decisões por parte do gestor.
Sendo
assim, cabe ao responsável obtê-los e trabalhar junto ao contador para extrair
as respostas úteis que eles e outros documentos geram à gestão empresarial.
O auxílio da tecnologia na minimização
de falhas
Algumas
ferramentas podem ajudar a gerenciar as rotinas contábeis desse especialista.
Visando aperfeiçoá-las, tais ferramentas podem oferecer recursos que vão desde
a abertura da empresa até a apuração e envio de impostos, passando por triagem,
recepção de documentos e processos internos.
Tudo de maneira qualificada e
específica para cada tarefa.
Procure
contar sempre com softwares atualizados e focados em sua necessidade maior.
Assim, será possível garantir eficiência e exatidão ao lidar com os
procedimentos, além de organização e economia na gestão de sua empresa.
A importância de garantir a exatidão
de lançamentos contábeis
Enfim,
se errar é humano, procurar por soluções capazes de acabar com eles é a melhor
alternativa para as empresas que buscam estar bem organizadas.
Portanto,
não deixe de contar com profissionais e recursos de alto nível, capazes de
reduzir os problemas dentro de seu negócio e oferecer melhores resultados.
Evite
os problemas com erros em lançamentos contábeis — e com o Fisco. Isso vale para
todas as áreas da organização, porque todas elas geram informações que serão
registradas na contabilidade.
Fonte:
Jornal Contábil
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