Obter
resultados financeiros positivos é o que toda empresa busca, ainda mais em
época de crise. A equação “lucro = faturamento - gastos” precisa ser positiva e
a maneira mais comum para isso é fazer com que o faturamento seja maior que os
gastos da empresa. Mas muitos empresários não sabem que é possível trabalhar um
terceiro elemento da equação: os gastos, ou seja, os custos e as despesas
(matérias-primas, insumos, energia elétrica, salários e encargos e materiais de
escritório, por exemplo).
Se
os gastos diminuírem, ainda que o faturamento se mantenha, o lucro aumentará.
Contudo, é preciso fazer isso com muita atenção e estratégia. Decisões
aleatórias, como cortes de pessoal e diminuição na qualidade do produto, podem
até reduzir custos, assim como pressionar fornecedores nas condições de
pagamento e margem, mas elas provavelmente impactam também a entrega de valor
ao cliente, e de maneira negativa, resultando em queda do faturamento.
Pensando
nisso, o Sebrae preparou uma cartilha para apoiar as micro e pequenas empresas
a identificar e eliminar gastos desnecessários, para diminuir os custos, tornar
a empresa mais “enxuta”, eficaz e competitiva, e entregar mais valor ao
cliente. “Desperdícios geram custos e tomam tempo, além de não agregarem valor
ao que está sendo produzido, do ponto de vista do cliente.
Portanto,
devem ser eliminados”, afirma o presidente do Sebrae, Guilherme Afif Domingos.
“Para que os desperdícios sejam efetivamente eliminados ou reduzidos, é preciso
identificá-los, mensurá-los, determinar Planos de Ação para sua redução ou
eliminação e designar um responsável por implementar o plano. Diminuir gastos
parece complicado, mas há como facilitar esse processo”, acrescenta.
A
publicação, baseada na filosofia de gestão empresarial lean, que nasceu do
Sistema Toyota de Produção, identifica sete desperdícios da produção e dá dicas
para o empresário eliminar cada um deles. Embora esses desperdícios tenham sido
identificados na produção de automóveis, eles valem para outros tipos de
negócios de todos os setores da economia: comércio, serviços, indústria e
agronegócios. A mesma publicação está disponível com casos direcionados para os
segmentos de saúde, alimentação fora do lar e serviços automotivos. Confira as
sete dicas do Sebrae:
1. Elimine defeitos na produção
Produtos,
serviços e informações com defeitos geram mais custos para a empresa devido ao
retrabalho. Afinal, serão exigidos mais tempo de profissionais, mais tempo de
equipamentos e programação da produção, mais materiais e insumos, além da
necessidade de gestão dos produtos descartados. Em um hospital, por exemplo,
trata-se de resultados de exames falhos ou incompletos ou a ministração de
medicamentos de forma errônea ou fora dos períodos determinados. Na oficina
mecânica, é o caso de automóveis entregues aos clientes com serviços falhos ou
não realizados. Isso pode ser causado por processos deficientes, baixa qualidade
dos ingredientes e materiais ou baixa qualificação dos profissionais. Por isso,
defina procedimentos para operação de cada equipamento, padronize algumas
atividades e busque sempre a melhoria contínua dos processos.
2. Produza só o necessário, quando for preciso,
sem exagero
A
superprodução pode ser a pior forma de desperdício, pois contribui diretamente
para que as demais formas ocorram. O fato de uma empresa produzir mais do que
consegue vender é considerado desperdício, pois tempo e recursos (materiais,
insumos, equipamentos e pessoal) estão sendo alocados muito previamente ao
necessário, gerando estoques excessivos, que implicam mobilização de ativos. O
problema pode ser causado por capacidade excessiva de equipamentos ou de
pessoal, falta de padrão dos produtos e até política da empresa de incentivo
por metas de produção. Assim, planeje a produção conforme a demanda real, não
para o estoque.
3. Mantenha o estoque no
menor nível possível
Quando
se compra demais (além da capacidade de produção ou venda), ou se produz demais
(além da capacidade de venda), os produtos se acumulam e formam estoques
excessivos, que podem, eventualmente, ser perdidos por validade, armazenagem
inadequada ou qualquer outro motivo. Além de implicar aumento de custos, o
estoque demasiado exige maior espaço de armazenagem e esforço de gestão.
Estoque excessivo significa dinheiro parado! Por isso, planeje cuidadosamente
as compras e a produção, de maneira que elas aconteçam com eficiência e
conforme a demanda e tenha estatísticas confiáveis de vendas e controle de
estoque, a fim de ajustá-las.
4. Evite a espera
desnecessária
O
tempo que as pessoas ou os equipamentos ficam desnecessariamente ociosos ou são
obrigados a esperar pela próxima ação é considerado desperdício. Essa
improdutividade impacta negativamente os custos da empresa e deve ser evitada.
O fluxo contínuo em um processo minimiza consideravelmente a espera. É a espera
dos profissionais por ferramentas ou equipamentos para poder trabalhar, por
exemplo, ou equipe da cozinha de um restaurante aguardando o pedido chegar, que
demora pelas interrupções no trajeto do garçom. Planeje os processos para
acontecerem em um fluxo contínuo.
5. Faça o transporte
adequado de insumos
Se
equipamentos, insumos, materiais ou qualquer outro recurso é movimentado de um
local para outro, desnecessariamente ou de maneira ineficiente, cria-se o
desperdício de transporte. A situação pode ser piorada, considerando que no
transporte pode haver perdas e danos. Nada disso entrega valor ao serviço que
está sendo prestado ao cliente. Pode ser, por exemplo, o envio de insumos,
materiais ou informações para o local errado ou no momento equivocado. Isso
pode ser causado por, entre outros motivos, fornecedores distantes ou trajetos
ou processos ineficientes.
6. Organize o ambiente de
trabalho
O
desperdício de movimentação atrasa o trabalho e interrompe o fluxo de
atividades. Além de implicar, muitas vezes, em mais custos, resultam também em
baixa eficiência e desempenho enfraquecido dos profissionais. São movimentos
corporais desnecessários, como flexionar, elevar ou abaixar para alcançar
insumos ou ferramentas causados, muitas vezes, por desorganização no ambiente
de trabalho. Em um restaurante, por exemplo, o deslocamento excessivo dos
profissionais da cozinha para executar suas atividades durante a preparação dos
alimentos, quando os ingredientes, os equipamentos e os utensílios estão
afastados uns dos outros. Mantenha o ambiente de trabalho sempre limpo e
organizado, apenas com os materiais e os equipamentos necessários para o
processo.
7. Acabe com desperdícios
de processamento
Os
procedimentos adicionais devem agregar valor ao que se entregará ao cliente;
caso contrário, devem ser dispensados. Entregue mais valor ao cliente, mas sem
desperdícios no processamento, ou seja, aqueles resultantes de processos que
não agregam valor. Como o caso de serviços prestados além do solicitado e
aprovado pelo cliente, com a geração de custos. É preciso identificar as
atividades que afetam negativamente a produtividade e o custo de produção e
eliminar o impacto dessas atividades.
Fonte:
Revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios
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