O que o seu contador gostaria que você fizesse? Veja como organizar contas, documentos e obrigações

Infelizmente, ainda existem muitos empresários que acreditam que ao contratar um profissional de contabilidade estão apenas “se livrando de um problema”, transferindo a responsabilidade com relação a documentações e pagamento de tributos ao contador. Essa falta de sinergia entre a empresa e o profissional contabilista é que faz com que muitas vezes as pessoas não se dêem conta de como organizar documentos para o contador é importante.

Sendo assim, para que a relação entre vocês possa fluir da melhor maneira possível, é preciso criar canais de comunicação que facilitem a integração do trabalho. Em outras palavras, isso significa que você precisa também fazer a sua parte, mantendo a documentação organizada e não deixando para realizar pagamentos ou entregar recibos na última hora.

Abaixo, listamos algumas ações que certamente vão tornar o trabalho do seu contador muito mais fácil e organizado.

Quais são as responsabilidades do contador?

As atribuições do profissional de contabilidade em uma empresa variam de acordo com aquilo que for previamente acordado em contrato, mas em linhas gerais podemos elencar algumas ações que são mais rotineiras do que outras. A entrega das obrigações fiscais e tributárias, o cálculo de impostos e a geração dos livros obrigatórios, por exemplo, estão entre essas funções.

Porém, para que muitas dessas ações sejam possíveis, o profissional em questão vai precisar receber uma série de documentos produzidos pela sua empresa, como notas fiscais e comprovantes de pagamentos. Alguns itens, por exemplo, têm prazo para serem entregues e se o contador não recebê-los em tempo hábil não terá como fazer o seu trabalho. É justamente aí que entra em cena a sua percepção.

Criando um fluxo de trabalho

A primeira coisa a se fazer é destinar uma pessoa (ou mais) dentro da empresa para ficar encarregada de repassar a documentação para o contador. Guias de impostos ou contribuições, recibos de pagamento e movimentações de autônomos e cooperados precisam chegar com frequência às mãos do contador.

Aqueles que precisam de certa urgência devem ser entregues na data necessária enquanto para os demais pode ser importante estabelecer um fluxo pelo menos semanal. Acumular todas as entregas para o final do mês, por exemplo, pode deixar os prazos mais apertados para o profissional de contabilidade, tornando as coisas mais difíceis.

Além da papelada referente às movimentações trabalhistas, é preciso também separar os documentos fiscais. Muitos impostos têm vencimento logo no começo do mês, portanto estar atento às datas para antecipar as entregas é o ideal a se fazer.

A organização deve partir de você

Após elaborar uma lista completa com os documentos que devem ser entregues ao contador — relacionados às áreas trabalhista, fiscal e contábil — e definir os cronogramas de entrega, é chegada a hora de fazer a sua parte: a organização interna. Estabelecer uma cultura da guarda de documentos físicos é fundamental.

Você deve ter um arquivo para guardar esses documentos. Ele deve ser centralizado sob a responsabilidade de uma pessoa ou setor e a entrega dos papéis ao responsável deve ser feita sempre no dia do recebimento. Esse item é fundamental para que possa haver uma conferência imediata, questionando-se eventuais incorreções o quanto antes. Além de evitar a perda de documentos, certamente a sua empresa ganhará em agilidade com essa medida, uma vez que sempre que for necessário as pessoas poderão localizar imediatamente onde está o documento em questão.

Regra similar deve ser aplicada aos documentos eletrônicos. Eles devem ser armazenados em um servidor seguro, respeitando-se os protocolos de segurança e certificação necessários para cada um deles. Aqui, é fundamental estabelecer como política a elaboração de cópias de segurança em mídias locais, como pendrives, discos externos (DVDs e Blu-rays) ou discos rígidos offline.

Centralizando documentos importantes

Alguns documentos empresariais são considerados essenciais pelo simples fato de serem mais funcionais e terem data de validade. Empresas que participam de licitações, por exemplo, sabem da importância de se ter sempre à mão os documentos comprobatórios requeridos, como certidões negativas e comprovantes de pagamento.

Assim, em uma pasta física e em uma pasta digital, mantenha sempre atualizadas versões físicas e digitais deles. Nessa lista deve constar, por exemplo, o Contrato Social com as suas respectivas alterações, o cartão de CNPJ, os cadastros junto aos órgãos governamentais, os alvarás, as certificações de segurança e as certidões negativas.

Observe os prazos legais

Diferente do que muitos imaginam, a maioria dos documentos não precisa ser guardada para sempre. No entanto, é preciso levar em consideração os prazos legais de utilização de cada um deles. Os comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social, por exemplo, devem ser arquivados pelo prazo mínimo de 30 anos.

Já os documentos comprobatórios do pagamento de IPTU podem ser descartados após 5 anos. Comprovantes de pagamento de financiamentos e consórcios devem ser mantidos até pelo menos dois anos após a quitação dos débitos. Quanto aos demais documentos, um prazo de cinco anos após o seu vencimento é um tempo razoável de manutenção.

Já contratos individuais devem ser mantidos pelo menos durante a sua vigência, mas preferencialmente não devem ser descartados mesmo passados cinco anos após o fim do vínculo entre as partes.

Essa organização interna de arquivos é algo que depende muito mais da sua proatividade do que qualquer outra coisa. Porém, tenha em mente que quanto mais você puder facilitar o trabalho do contador, muito provavelmente mais rápido ele conseguirá finalizar as suas obrigações, garantindo que você não pagará multas desnecessárias por conta da perda de prazos.

Fonte: Blog Sage