Há
tempos que todos sabem que a nota fiscal é um documento importante por
comprovar a realização de transações de diversas naturezas envolvendo
mercadorias, produtos ou prestação de serviços. Sendo indispensável, elas
precisam ser emitidas de modo correto, mas equívocos acontecem constantemente.
Para
evitar dor de cabeça, elencamos os principais motivos que levam a erros na
emissão das NF-e. Conhecê-los é o primeiro passo para garantir documentos corretos,
conforme exige a legislação.
1. Cadastro de clientes
desatualizado
Não
basta criar o cadastro de seu cliente: é preciso certificar-se de que ele está
atualizado, principalmente no que diz respeito aos dados usados para emitir NF:
nome e endereço completos, telefone, CNPJ (ou CPF, em caso de pessoa física),
Inscrição Estadual e Municipal.
O
ideal é conferir todos os dados antes de partir para a produção do documento,
sem esquecer que é essencial ter um e-mail para envio do arquivo XML – não
enviar este arquivo ao cliente é passível de autuação por parte do Ministério
da Fazenda.
2. Desatenção no momento
de emitir o documento
Por
mais experiente que seja o profissional, trata-se de um ser humano sujeito a
erros. Assim, todo trabalho precisa ser feito com muita atenção, especialmente
os que são relacionados a questões legais, como é o caso da NF-e que segue para
a receita federal, podendo gerar problemas sérios para a contabilidade da
empresa.
Existem
maneiras de corrigir as notas, porém, cada erro tem um prazo previamente
estabelecido (que pode variar de 24 horas a 30 dias), sendo necessário
obedecê-los para regularizar a situação.
Em
outras palavras, é muito mais conveniente tomar todos os cuidados necessários
para que o documento seja emitido dentro dos conformes.
3. Demorar para emitir
Nota Fiscal
A
NF deve ser emitida logo após a concretização da transação comercial, sendo
necessário armazená-la pelo prazo de cinco anos. Portanto, é essencial ter
sempre pessoas capacitadas para a emissão, bem como uma boa conexão com a
internet – a transmissão do documento para a receita federal é feita através de
programa que precisa do acesso à rede mundial de computadores.
Fonte:
Cargobr
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