Empresas
que já começaram a usar o eSocial, sistema que reúne dados do setor privado
enviados ao governo, relatam dificuldades em atender as exigências do programa.
Para não deixar de cumprir prazos, alguns contadores e administradores de
condomínio contrataram funcionários e reforçaram os investimentos em TI e
recursos humanos. Procurada, a Receita Federal informou ao G1 que está tomando
providências e que, por enquanto, não está aplicando multas (veja as respostas
ao fim do texto).
O
eSocial é uma ferramenta que reúne os dados trabalhistas, fiscais,
previdenciários das empresas em uma só plataforma. Ainda em implantação, o
sistema está sendo adotado aos poucos, antes de passar a ser obrigatório para
os 18 milhões de empregadores do país. Antes, somente patrões de empregados
domésticos eram obrigados a usar o eSocial.
Desde
16 de julho, empresas de médio porte (que faturam entre R$ 4,8 milhões e R$ 78
milhões) passaram a ter que enviar seus dados ao sistema, que já era
obrigatório desde janeiro para as grandes. Já as micro e pequenas e os MEI
(microempreendedores individuais) podem fazer o uso facultativo do eSocial
desde julho, mas só serão obrigadas a partir de novembro.
Reclamações
A
principal queixa dos empreendedores tem sido reunir todo o histórico trabalhista
dos funcionários no cadastro do eSocial, da contratação a licenças e demissão.
Qualquer inconsistência nos dados impede que o sistema continue funcionando.
“A
ferramenta checa todas as informações e se tiver um probleminha, ele trava e
manda corrigir. Isso está gerando muita dificuldade”, diz o especialista em
segurança do trabalho e diretor do Grupo Delphi, David Gurevitz.
Por
exemplo, o eSocial não aceita dados de um funcionário que foi registrado com
nome de solteiro e mudou o sobrenome ao casar-se posteriormente. Empregados que
perderam a carteira de trabalho e fizeram uma segunda via com novo número do
PIS também podem não ser identificados.
Problemas
deste tipo têm obrigado patrões e contadores a atualizar o cadastro completo de
seus funcionários, exigindo deles uma força-tarefa. As principais dificuldades
relatadas pelas empresas são as seguintes:
- Inconsistências e dados duplicados, como PIS e nome de casado, travam o sistema e impedem o preenchimento do cadastro;
- Quantidade de informações exigidas é muito grande e eleva custos nas áreas de recursos humanos e contabilidade;
- Empresas temem levar multas por não conseguirem entregar os dados no prazo;
- Governo faz mudanças constantes na fase de testes e exige que empresas também se adaptem;
- Faltam informações e campanhas de conscientização para preparar as empresas.
Empresas
especializadas em operar dados contábeis e trabalhistas passaram a investir
mais nas áreas de recursos humanos, contabilidade e terceirização de serviços
de TI para rodar o software que "dialoga" com a base do governo.
“Para
mobilizar essa quantidade de pessoas envolvidas para dar certo, os contadores e
as administradoras terão que cobrar mais das empresas, porque vão ter que
contratar pessoas para fazer isso”, diz Gurevitz.
Além
dos dados cadastrais, o eSocial passará a exigir em suas fases seguintes que as
empresas informem toda a movimentação trabalhista, da folha de pagamentos à
demissão – dados que antes eram comunicados a órgãos diferentes como a
Previdência, o Ministério do Trabalho e a Receita Federal.
Planejamento e meses de
adaptação
A
Lello Condomínios, que administra prédios com cerca de 9 mil funcionários,
separou um grupo de seis profissionais dedicados apenas ao eSocial e criou um
calendário para implantar os dados de forma gradual.
A
empresa trabalhou quatro meses para tratar inconsistências com informações dos
funcionários e planejou mais dois meses para a inclusão de todas as informações
no sistema. Só depois vai começar a rotina de envio regular dos dados.
“O
planejamento foi a fase mais difícil. Depois de entender a forma como lidar, a
coisa flui melhor”, conta a diretora de relacionamento da Lello, Angélica
Arbex.
A
ferramenta também vai exigir dos síndicos de prédios uma atenção especial e um
contato mais próximo com a administradora, para saber se os funcionários do
condomínio já estão cadastrados e entregar as informações trabalhistas, como
férias e horas extras, como parte da rotina.
Para
evitar problemas, o síndico profissional de seis condomínios José Roberto
Arantes se antecipou desde o início da implantação do eSocial e montou
planilhas para controlar os dados dos 31 funcionários dos prédios onde atua.
“Essas
tarefas subiram na minha lista de prioridades”, diz. Ele acredita que houve
pouca divulgação do eSocial. “Tive sorte de trabalhar com parceiros preocupados
com isso que permitiram esse planejamento.
O
presidente da Fenacon, Sergio Approbato Machado Junior, diz que o projeto é
bom, mas que será um grande desafio para todas as empresas se adaptarem dentro
do prazo previsto.
“Se
imaginar que boa parte das empresas é de médio porte para baixo e poucas delas
têm um departamento de recursos humanos para auxiliar o escritório de
contabilidade, estou descrente da eficácia do eSocial”, diz.
Desconhecimento
Um
estudo da Sage Brasil com pequenas empresas e escritório de contabilidade
mostrou que 66,3% desconhecem o eSocial e apenas 33% ouviram falar sobre a nova
fase de prestação de informações ao governo. Apenas 9% disseram estar
preparados para usar a ferramenta.
Segundo
o governo informou ao G1, várias ações estão em curso para levar informações
aos empregadores da 2ª etapa, como uma central de atendimento por telefone
(0800-730888). O governo também informou que está reformulando sua página na
internet, além de fazer eventos de orientação pelo país.
Embora
o prazo para ingressar no eSocial para micro e pequenas e MEIs com um empregado
tenha sido estendido para novembro, não é vantajoso esperar até lá, já que a
entrega está sendo feita de forma cumulativa, acredita a gerente de conteúdo
regulatório jurídico da Sage Brasil, Milena Santos.
“As
pequenas empresas que não têm contador terão que se conscientizar de que vão
precisar de estrutura para suprir essa necessidade. “Terão que ter alguém que
entenda a lei trabalhista ou que saiba encaminhar as informações corretas ao
contador”, explica.
As
empresas que têm até 1 empregado e MEIs com até 7 empregados vão ter acesso à
plataforma digital igual à do doméstico. “Para eles o problema vai ser menor”,
diz Milena.
O
governo estima que a implantação do eSocial pode aumentar a arrecadação em R$
20 bilhões por ano só por eliminação de erros, que levam as empresas a pagarem
menos que o devido.
Veja
abaixo as respotas da Receita Federal aos questionamentos do G1 sobre o
eSocial:
O que pode acontecer com
as empresas que não conseguirem processar todas as informações da folha de
pagamento no prazo? Elas já estão sendo multadas?
Resposta:
Não estão sendo aplicadas penalidades por descumprimento dos prazos
intermediários durante o processo de implantação. Como se trata de uma etapa de
ajustes e acertos entre os sistemas das empresas e o ambiente nacional do
eSocial, o Comitê Gestor publicou recentemente uma nota explicando que está
orientando os órgãos que integram o eSocial a somente considerarem como omissos
aqueles empregadores que não concluírem o processo de implantação no final do
prazo. No caso do 1º grupo de empresas, elas terão até o final do mês de agosto
para fazerem os acertos necessários e fecharem a folha de pagamentos até o dia
07/09.
As empresas têm reclamado
que o sistema trava quando há qualquer inconsistência de informações, como
número duplicado de PIS e mudança de nome no cadastro. Há alguma medida para
resolver essa dificuldade?
Resposta: O
Comitê Gestor do eSocial possui uma equipe técnica dedicada a realizar todos os
ajustes que se mostrarem necessários para que todos os empregadores consigam
concluir o processo. Muitas flexibilizações nas validações estão sendo
implementadas. A Nota Técnica nº 08, publicada recentemente na página do
eSocial e apresenta uma série de alterações nas regras de validação. Estas
alterações estão sendo implantadas hoje, dia 01/08. Cabe apenas lembrar que as
alterações que estão sendo implantadas hoje não são problemas ou erros no
sistema, são exigencias legais que estão em vigor, mas que, no intuito de
facilitar o ingresso das empresas no eSocial, estão sendo flexibilizadas num primeiro
momento.
Haverá diferenças na
exigência de informações para microempresas e MEIs em relação às maiores?
Resposta:
Sim, os MEIs utilizarão um ambiente muito mais simplificado, semelhante ao do
empregador doméstico. O sistema já está pronto, mas a exigência para esses
contribuintes somente se torna obrigatória a partir de novembro/2018. As micro
e pequenas empresas podem se utilizar do Portal do eSocial, caso não disponham
de um sistema de controle de folha de pagamento. No portal, as informações são
inseridas diretamente na internet. Porém, como as regras trabalhistas são as
mesmas para os pequenos e os grande empregadores, ainda não foi possível
disponibilizar uma forma mais simplificada para as empresas menores ingressarem
no eSocial.
O governo já está
conseguindo processar todo o volume de informações enviadas pelas empresas?
Resposta:
Sim, o ambiente do eSocial está respondendo muito bem a demanda. Não existem
riscos neste processo, até porque o eSocial integra o SPED - Sistema Público de
Escrituração Digital, onde já estão hospedadas outras 5 escriturações
semelhantes.
Fonte:
G1
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