A
lista de documentos exigida para quem quer abrir uma empresa é bastante extensa
e, por esse motivo, é indispensável que o empreendedor esteja atento aos
detalhes na hora de regularizar seu negócio para evitar multas em caso de
fiscalização. Taxas, documentos e registros são alguns dos itens que devem
estar sempre em dia para evitar problemas.
Para
não cair nessa armadilha, listamos abaixo quais os documentos indispensáveis
para o bom funcionamento do seu negócio.
Alvará
Concedido
pelo Município, é a autorização que prova a regularização do imóvel e a
permissão do exercício da atividade na região, de acordo com a lei de
zoneamento da sua cidade. O alvará deve ser renovado periodicamente, a cada 1
ou 2 anos, dependendo da sua região. É importante ressaltar que sem o documento
a empresa pode ser fechada a qualquer momento.
CNPJ
O
Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica funciona como uma espécie de ‘RG da
empresa’, uma vez que sem esse documento essencial não é possível fazer nenhum
trâmite legal ou transacional, como emissão de notas fiscais, por exemplo.
Inscrições estadual e
municipal
Segundo
a legislação brasileira, toda empresa de comércio ou indústria deve estar
cadastrada junto à Secretaria da Fazenda do seu estado. A Inscrição Estadual é
um registro formal realizado na Receita Estadual e liberado pela Secretaria de
Fazenda do Estado, que serve para recolher e fiscalizar o pagamento do ICMS
(Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços). Ou seja, se a
sua empresa comercializa qualquer tipo de produto é necessário ter esse
registro. É importante lembrar que as regras variam de estado para estado e, em
algumas localidades, essa documentação pode até mesmo ter outro nome.
Já
a Inscrição Municipal registra os prestadores de serviço, inclusive os
autônomos, está vinculada ao cadastro municipal do contribuinte e possui relação
direta com o ISS (Imposto Sobre Serviço).
Mas,
afinal, qual a diferença entre inscrição estadual e inscrição municipal? A
diferença entre os documentos é que a inscrição estadual está atrelada
diretamente ao governo estadual enquanto a inscrição municipal está associada à
prefeitura. Outro ponto importante é que a inscrição estadual se destina
exclusivamente a empresas que comercializam produtos e a inscrição municipal a
empresas que prestam serviços.
RAIS
A
Rais (Relação Anual de Informações Sociais) é uma declaração anual que informa
ao Ministério do Trabalho e Emprego as contratações realizadas pela empresa
nesse período. É usada para controlar as atividades trabalhistas no país.
Mesmo
que a sua empresa não tenha realizado contratações durante o ano, é preciso
declarar a RAIS Negativa, contendo apenas os dados cadastrais do
estabelecimento. Apenas os empreendedores individuais que não fizeram
contratação ao longo de um ano podem se isentar de apresentar o documento.
Mas,
como fazer a declaração de RAIS? A Relação Anual de Informações Sociais pode
ser feita via internet, no site do Ministério do Trabalho e Emprego, utilizando
o certificado digital do responsável pela entrega. Em caso de o documento não
ser enviado, a empresa pode ser multada. A taxa da multa é calculada pelos dias
de atraso e quantidade de empregados omitidos.
Caged
O
Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) é uma outra forma de
controle mensal feita pelo Ministério do Trabalho e Emprego sobre os
trabalhadores admitidos e demitidos nesse período.
Todos
os empregadores que admitirem, desligarem ou transferirem trabalhadores regidos
pela CLT devem preencher o formulário do Caged e enviá-lo, até o dia 07 do mês
consecutivo, pelo site do MTE.
Livros Contábeis
Os
livros contábeis são documentos essenciais de registros da empresa e devem
constar todas as informações, como: livro diário, razão, entradas e saídas. No
primeiro documento, o livro diário, deve conter todas as movimentações da
empresa como compras e vendas, pagamentos e recebimentos. O livro razão deve
enumerar as movimentações da empresa por tipo de pagamento. Já as entradas e
saídas, como o próprio nome já diz, registram as compras de estoque e venda de
produtos.
Fonte:
QuickBooks
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