A
Receita Federal estuda permitir que o contribuinte que cair na malha fina
possa, a partir do ano que vem, justificar as pendências enviando, pela
internet, documentos digitalizados em casa ou no escritório.
A
medida faz parte de uma série de inovações em estudo pelo órgão. Até agora, as
provas documentais eram apresentadas por meio de processos administrativos, e o
contribuinte tinha que se dirigir a um centro de atendimento do Fisco. Muitas
vezes, era obrigado a aguardar uma intimação para apresentar os documentos.
“Estamos
desenvolvendo uma interface para o contribuinte chamar uma aplicação e enviar
os comprovantes justificando as pendências que o Fisco identificou. Ou seja,
vai se abrir na internet um e-Processo [processo eletrônico], e ele vai fazer a
juntada dos documentos digitalizados diretamente de casa ou do escritório”,
explica o subsecretário de Arrecadação e Atendimento da Receita Federal, Carlos
Roberto Occaso.
Outra
ferramenta que está em fase de ajustes e será usada em um projeto-piloto na
unidade da Receita Federal em São Paulo é o atendimento virtual para pessoas
físicas, com a possibilidade de chat (bate-papo online) para alguns serviços.
Se
houver necessidade de abrir um processo eletrônico, o atendente orientará a
pessoa na hora sobre os documentos que precisam ser anexados ou sobre
retificações, por exemplo. Neste caso, informa Occaso, a Receita espera
implantar o serviço ainda neste ano. “A ferramenta está pronta e homologada.
Estamos apenas ajustando as equipes para divulgar o serviço.”
Redução de gasto com papel
O
fim do papel na administração pública federal é uma realidade cada vez mais próxima.
No último dia 9, foi publicado no Diário Oficial da União o Decreto nº 8539,
que estabelece o uso de meio eletrônico para tramitação de documentos nos
órgãos e entidades da administração pública direta, autárquica e fundacional.
Os órgãos têm seis meses, a partir da data da publicação do decreto, para
apresentar ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão um cronograma de
implementação.
A
mudança começou a ser arquitetada no ano 2000, na Delegacia de Julgamento da
Receita Federal, em Salvador, pelo titular, na época, Carlos Alberto Freitas
Barreto, ex-secretário da Receita e atual presidente do Conselho Administrativo
de Recursos Fiscais (Carf), que teve a ideia de transformar os processos em
papel em meio digital. Em 2005, foi iniciado o processo de mudança, concluído
em 2007, quando houve o primeiro processo eletrônico. Atualmente, praticamente
todos os processos são digitais.
“Nossos
escritórios não tem mais armários de processos e não temos mais documentos
físicos. Quando se formaliza um processo ou se faz uma petição, esta é digital.
É recebida, inserida no ambiente de trabalho e passa a ter uma tramitação
digital. Os nossos armários e os processos são todos eletrônicos”, destaca o
subsecretário.
Segundo
Occaso, há celeridade, pois todas as informações estão em bancos digitais nos
quais é possível fazer consultas a partir de palavras-chave e de temas, e há
transparência. Os processos são todos disponibilizados na internet para
consulta por aqueles que têm certificado digital. Além do mais, existe ganho
ambiental porque se dispensa o uso de papel.
“Hoje
considera-se uma falha abrir um processo físico na Receita Federal. Existem
alguns processos muito antigos que não podem ser mexidos, mas a maioria é
digital”, afirmou o coordenador-geral de Arrecadação e Cobrança, João Paulo
Martins da Silva.
A
Receita estima que o sistema e-Processo gerencia atualmente o fluxo de
aproximadamente de 8 milhões de processos e dossiês com mais de 65 milhões de
documentos, provocando uma economia relevante, com a redução do consumo de
papel e dos gastos com impressão, custo de malote, aquisição de móveis, compra
ou locação de impressoras e também de imóveis para armazenamento dos processos
em papel, além da eliminação dos custos de restituição em função de extravios.
Existe,
porém, uma certa dificuldade para mensurar a economia proveniente da
substituição do papel pela imagem, que é complexa, pois, segundo o Fisco,
envolve vários aspectos de custo. O número de usuários internos é de
aproximadamente 27 mil lotados na Receita, no Carf e na Procuradoria Geral da
Fazenda Nacional.
“Só
para ter uma ideia: temos um espaço de armazenamento com imagens que chega a 64
milhões de megabytes. Temos também a questão da segurança. Não existe risco de
alguém tirar uma folha sequer do processo sem ninguém saber. Para retirar
qualquer parte, é preciso fazer um termo justificado, e o documento retirado
fica em uma base. Além de tudo ser registrado, como o nome a hora, etc.”,
informa Silva.
Um processo de quase 870
mil páginas
Para
dimensionar a economia da Receita com o e-Processo, Occaso e João Paulo Martins
citaram como exemplo um processo administrativo fiscal digital de 2012, que tem
as seguintes características: 41,2 gigabytes, 869.462 páginas e 5.543
documentos. Para sua apreciação, houve a necessidade de seis movimentações do
processo entre unidades do Fisco, sendo duas movimentações (ida e volta) para
realização de uma diligência.
Se
esse processo fosse em papel, conteria 4.348 volumes de 200 folhas.
Considerando o peso médio por volume de 1 quilo, o processo pesaria 4.348
quilo. Isto significa que, para transportar o processo, seria necessário, no
mínimo, um furgão com capacidade para suportar 4,4 toneladas de papel.
Além
disso, somente as seis movimentações entre unidades, que, no caso desse
processo, encontravam-se em estados diferentes, com malotes dos Correios,
custariam R$ 588.284,40. Conforme levantamento feito em empresas gráficas, com
a impressão, ao custo de R$ 0,14 por página, o gasto totalizaria R$ 121.724,68.
Com esses cálculos, os técnicos estimam que a economia proporcionada pelo
e-Processo no controle deste único processo seria de R$ 710.009,08.
Fonte:
Agência Brasil
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