Toda
geração de receita de uma empresa vem acompanhada de uma nota fiscal de saída.
É proibido vender produtos ou prestar serviços sem emissão de documento fiscal,
o que configura crime de sonegação de impostos.
Ou
seja, as notas estão sempre presentes nos negócios e são de fundamental
importância para todos eles. E, por isso, é preciso saber como se faz a
emissão, quais são os dados necessários e obrigatórios e a diferença entre as
notas de saída e entrada.
Acompanhe
a seguir tudo o que você precisa saber sobre essas questões para proceder
corretamente.
Diferença entre notas de
entrada e saída
A
distinção entre os documentos fiscais é simples. Enquanto a saída registra
prestação de serviço ou venda — faturamento —, a de entrada oficializa uma
compra ou tomada de serviço. Mas ambas podem configurar também operações sem
movimentação de valores, como envio de produto para amostra ou recebimento de
mercadoria em bonificação.
Em
resumo, as saídas partem do empreendimento. E nas entradas ele é agente passivo
da operação — tanto que geralmente não emite documento por isso, apenas o
recebe do agente.
Emissão da nota fiscal de
saída
Primeiramente,
precisamos dizer que o documento fiscal sempre deve ser emitido previamente no
caso de venda — pois mercadorias não podem circular sem nota. Já na prestação
de serviços, a emissão pode ser feita posteriormente, sendo expedida uma ordem
de serviço anterior ao fato gerador do faturamento.
Destinatário ou tomador
O
receptor do documento precisa ter os dados completos de endereço e, conforme a
situação do tomador, outros campos, como Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica
(CNPJ) ou CPF, Inscrição Estadual e/ou Inscrição Municipal, informados na nota
fiscal de saída.
Objeto da transação
A
descrição da mercadoria ou do serviço deve ser a mais completa possível. No
caso de produtos, as quantidades, os valores unitários, totais e de impostos e
a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) precisam ser informados.
Para
os serviços, os dados de valor total e impostos são obrigatórios. Outros dados
podem também ser necessários, mas como serviços são regulamentados por
municípios, cada um tem processo próprio para emissão de documento pelo
prestador e há diversas diferenças entre cidades.
Frete
Nas
vendas, deve-se escolher entre frete por conta de destinatário ou de emissor,
ou ainda operação sem frete. Independentemente da contratação de terceiros pelo
responsável pela entrega, o CNPJ e os dados do motorista e do veículo devem ser
preenchidos, além de embalagem de transporte e número de unidades.
Classificação fiscal da
operação
Como
a nota fiscal de saída para prestação de serviço é sempre de soberania do
município responsável, nem todas elas pedem esse dado.
Mas
nas vendas de mercadorias, a informação é sempre obrigatória. É preciso então
selecionar de acordo com o regime tributário da empresa e com o que a
legislação diz sobre a operação. Por exemplo, a mercadoria pode ser tributada
com ou sem substituição tributária de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e
Serviços (ICMS).
Informações adicionais
Esse
campo é destinado a algo que a empresa necessite escrever, como ordem de compra
recebida, crédito de ICMS dado ou impossibilidade de geração dele por alguma
situação prevista em lei.
Validação e transmissão
Após
o preenchimento de todos esses dados, é preciso validar a nota. Para isso, o software de elaboração e
emissão da nota fiscal de saída verifica se todos os dados e cálculos estão
corretos.
Então,
o documento é assinado, recebendo a identidade da empresa emissora. Depois
disso, é feita a transmissão à Secretaria da Fazenda. Esse último processo é o
envio do conteúdo elaborado ao órgão de fiscalização para liberação do seu uso
e do arquivo XML.
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Fonte:
Adaptado de Blog Sage
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