Como
empresário, é importante se envolver em todos os aspectos do seu negócio. Isso
não significa, no entanto, que você é especialista em tudo. Empresários podem
lidar bem com questões estratégicas e as relações com cliente, mas muitos
enfrentam mais dificuldades quando o assunto é contabilidade.
O
maior problema é que erros financeiros podem prejudicar o crescimento, afetar
negativamente os resultados, emperrar o fluxo de caixa, atrair
desnecessariamente a atenção da autoridade fiscal ou prejudicar a reputação com
fornecedores, clientes e funcionários.
Para
evitar essas situações, confira a seguir 10 erros contábeis que os empresários
com frequência cometem e por que esses erros — intencionais ou não — podem ser
tão prejudiciais.
1. Acumular lançamentos e
conciliações
Definitivamente,
o tempo não está do lado dos pequenos empresários, especialmente quando, muitas
vezes, é necessário apagar incêndios todos os dias. Sem que você perceba, os
meses passam e não é feito nenhum lançamento nos livros contábeis nem
conciliações de extratos da conta corrente, demonstrativos do cartão de
crédito, contas de imposto sobre vendas ou outros tipos de contas financeiras.
Isso significa que os relatórios e demonstrativos financeiros não refletem a
realidade atual. E, sem informações atualizadas, é difícil tomar decisões de
negócios.
Por
exemplo, despesas podem resultar em um saldo negativo ou uma rentabilidade
reduzida se faturas não pagas passarem despercebidas. Não inserir os dados
financeiros também pode resultar em problemas com fornecedores (por exemplo, o
não pagamento de faturas), levando a dificuldades na aquisição de materiais ou
até mesmo uma classificação ruim de crédito para a empresa.
2. Ter dificuldades para
dominar o software financeiro
Na
pressa de organizar a empresa, alguns empresários não dedicam um tempo para
aprender adequadamente o software financeiro escolhido. Ao não saber o que o
software financeiro oferece, você pode facilmente cometer um erro ou não usar
alguns recursos úteis. Um software configurado incorretamente também pode levar
à não utilização de recursos de geração de relatórios e a informações
incompletas, o que resulta em decisões de negócios ruins.
3. Não ver os relatórios
como ferramentas
A
contabilidade não é apenas uma ferramenta para inserir dados financeiros com o
objetivo de atender aos regulamentos fiscais nos níveis estadual e federal ou
para saber quanto dinheiro há no banco. Trata-se de um mecanismo poderoso que
fornece respostas a perguntas sobre até que ponto as decisões estratégicas do
empresário estão ou não gerando resultados.
Por
isso, é um grande erro não usar os inúmeros relatórios comerciais que podem ser
criados a partir dos dados financeiros, incluindo relatórios de contas a pagar
e a receber por vencimento e sobre a rentabilidade da empresa. Esses relatórios
podem mostrar onde estão os problemas e identificar o que os clientes não estão
pagando para, assim, poder manter o fluxo de caixa. Sem esses relatórios por
vencimento, o empresário não sabe quem está com pagamentos atrasados e pode
perder clientes insatisfeitos com a qualidade.
4. Misturar as finanças
empresariais e pessoais
Um
dos erros contábeis mais comuns que os empresários cometem é misturar as
finanças empresariais e pessoais. Mantenha ambas claramente separadas para
dispor de um histórico mais preciso sobre o que realmente é usado para a
empresa e o que é gasto somente para fins pessoais.
Por
exemplo, embora a Receita Federal possa entender que um determinado número de
refeições ao longo de um mês teve fins comerciais, entradas de um show ou jogos
no cartão de crédito claramente não têm relação com os negócios. A empresa
também poderá ser afetada se o dinheiro estiver sendo gasto na vida pessoal do
proprietário em vez de reinvestido para desenvolver a empresa.
Portanto,
é melhor manter contas separadas para enxergar a empresa, mental e fisicamente,
como uma entidade à parte, não como um caixa eletrônico. Em longo prazo, isso
ajudará a empresa a crescer e também gerará uma receita significativa para o
empresário.
5. Jogar fora recibos
Documentos
em papel ainda são importantes, embora também possam ser digitalizados. No
entanto, os recibos devem ser guardados, pois ajudam a esclarecer erros ou
diferenças na contabilidade e, em muitos casos, oferecem mais oportunidades de
dedução na hora de declarar os impostos.
Mais
do que isso, se a Receita Federal exigir, os recibos servem como prova e
validam os números nos demonstrativos financeiros. Sem os recibos, a Receita
Federal pode considerar as entradas como deduções inválidas, o que pode
resultar em alterações nos valores de impostos e na aplicação de multas.
6. Erros nos cálculos
Após
um longo dia de trabalho, atualizar os livros contábeis de maneira apressada
pode facilmente gerar erros de cálculo, mesmo com o auxílio de soluções
financeiras automáticas. Erros de cálculo também podem ter origem em
lançamentos feitos na conta errada ou até em erros de digitação.
Combinar
isso com o erro contábil nº 1 desta lista pode ser a receita para desastres
financeiros, pois os erros de cálculo podem passar despercebidos por meses se a
precisão dos dados não for regularmente verificada. De repente, um erro de
cálculo resulta em um emaranhado de erros contábeis, levando a problemas
maiores.
7. Concentrar-se somente
no curto prazo
Diante
dos problemas diários de administrar uma empresa, é fácil se concentrar no
curto prazo e se esquecer completamente do futuro. No entanto, a contabilidade
não se resume a manter o controle dos números do presente. Ela também permite
prever o crescimento no futuro e identificar riscos financeiros decorrentes de
decisões financeiras ou resultados atuais.
Além
da necessidade de projetar o futuro, é necessário levar em consideração muitas
questões, entre elas, problemas contábeis em longo prazo e oportunidades de
crescimento da empresa. Preste atenção também às questões operacionais
relacionadas, como a necessidade de ampliar a equipe de contabilidade para
lidar com a expansão da empresa. Por exemplo, um empresário pode fundar uma
nova subsidiária que fabrica produtos diferentes ou adicionar locais em outros países.
8. Contratar a pessoa
errada
Seja
um membro da família, um auxiliar de escritório temporário sem experiência ou
até mesmo o dono de empresa que atribui a contabilidade a si mesmo, a pessoa
errada pode gerar problemas financeiros que vão além da tomada de decisões sem
embasamento. Na verdade, tentar economizar ou ajudar um ente querido pode levar
a auditorias ou multas. Contratar a pessoa errada pode criar problemas que
assombrarão sua empresa por muitos anos.
Isso
pode ocorrer se a pessoa contratada não souber como classificar as despesas
corretamente ou como criar lançamentos contábeis precisos. Ela pode não
conhecer a legislação fiscal, como o que pode ser incluído na contabilidade de
uma empresa e o que deve ser lançado à parte. Ela também pode não estar
familiarizada com o processo de faturamento ou a taxa de câmbio ao contabilizar
negócios feitos em outros países.
O
profissional de contabilidade certo pode ajudar um empresário a evitar erros
prejudiciais à empresa. Esses erros inesperados podem incluir o tipo de regime
contábil usado (por exemplo, de caixa ou competência), bem como equívocos
relacionados à interpretação de fatos sobre ativos, estimativas tendenciosas
com conclusões irreais sobre ativos específicos e lançamentos incorretos de despesas.
9. Acreditar que a
tecnologia sempre é a solução
Investir
em tecnologia não garante que os erros contábeis serão evitados. Afinal de
contas, é necessário que a tecnologia seja usada corretamente. Além disso, nem
toda tecnologia foi criada da mesma maneira ou é relevante para determinadas
empresas.
Por
exemplo, um pequeno empresário não precisa investir em sistemas financeiros
caros. Provavelmente, é possível usar um sistema que funcione bem, ofereça
demonstrativos financeiros mais simples e permita o dimensionamento de acordo
com o crescimento da empresa. Portanto, é importante escolher a tecnologia
adequada às necessidades e aplicações específicas da empresa. É nesse ponto que
um bom planejamento, um pensamento estratégico adequado e uma pesquisa eficiente
são essenciais para garantir que a tecnologia não se torne mais um erro
relacionado à contabilidade.
10. Não delegar
Como
empresário, é difícil admitir que você não é o Super-Homem ou a
Mulher-Maravilha e que há situações em que não obter ajuda profissional é um
grande erro. Não há problema em reconhecer que a contabilidade talvez não seja
sua especialidade.
Provavelmente,
você abriu a empresa com uma boa ideia ou solução que não tem nada a ver com
contabilidade — e é nisso que deve se concentrar. Há profissionais de
contabilidade no mercado que podem cuidar do faturamento ou de outras funções
contábeis para permitir que você se concentre no que faz melhor. Com o
crescimento da empresa, em vez de fazer tudo por conta própria, chegará o
momento em que você precisará delegar responsabilidades para outras pessoas,
incluindo um profissional de contabilidade.
O
lado financeiro da administração dos negócios pode levar ao crescimento ou à
falência da sua empresa. Aprender quando contar com a ajuda de ferramentas ou
profissionais em áreas nas quais se tem dificuldade pode ser um dos maiores
desafios para empresários.
Fonte:
Jornal Contábil
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