10 coisas que as pessoas não sabem sobre Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é cheia de mistérios e diariamente é motivo de preocupações e dúvidas na cabeça dos contadores e leigos.

Alguns por conta de sua complexidade e exaustivas informações e outros por não entender o significado de tantas coisas, como, por exemplo, aquele número gigante (chave de acesso possui 44 caracteres) ou o motivo de receber arquivos por e-mail e mais um papel junto com a compra. Para desmistificar o tema, trazemos para você 10 questões referentes à NF-e.

Confira:

1.    Como surgiu o projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

As primeiras Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) foram emitidas em setembro de 2006, deixando de ser um projeto-piloto, e se tornaram obrigatórias a partir de abril de 2007 em alguns setores. Para todos os demais contribuintes do ICMS, a obrigatoriedade teve início em dezembro de 2010. Ela integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal. Quer saber mais sobre o SPED? Acesse o artigo Dicas para atender à legislação tributária

2.    O objetivo do projeto da nota fiscal eletrônica

O objetivo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é utilizar um único modelo nacional de documento fiscal eletrônico em operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, substituindo as antigas feitas em papel nos modelos 1 e 1A. E isso engloba o SPED, citado no tópico anterior. Ela não substitui outros modelos de documentos fiscais como, por exemplo, a Nota Fiscal ao Consumidor (modelo 2) ou Cupom Fiscal. Para esses casos foi criado o SAT.

3.    Os benefícios trazidos pelo uso da nota fiscal eletrônica

Como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é automaticamente reconhecida pelo sistema da Secretaria de Fazenda (SEFAZ), tem como um dos principais benefícios a redução de custo e tempo nos trabalhos de fiscalização por parte da Receita Federal, por meio da extensão XML (o que lembra o artigo citado no primeiro tópico). E, por ser digital, ela pode ser enviada pelo fornecedor ou prestador de serviços por e-mail, não dependendo do uso de papel. Quem emite também não precisa guardar uma via física. Ou seja, o meio ambiente é preservado. Só é impresso o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que você verá a seguir. Para os contabilistas, abre oportunidades de serviços e consultorias e facilita o trabalho de Escrituração Fiscal e contábil.

4.    A função do papel: ele não é a nota fiscal em si

Aquilo que geralmente recebemos com as mercadorias, em papel, é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Nele é possível encontrar a chave de acesso (44 números) para se ter acesso às informações da NF-e. É utilizado para acompanhar a mercadoria em trânsito, para efeito de fiscalização. Só é válida após o agente fiscalizador consultar a chave de acesso. Já para as empresas, o que importa é um arquivo de extensão XML, geralmente enviada pelo fornecedor via e-mail. Mas, quem utiliza o Sped Controle não precisa ter esse tipo de preocupação.

5.    O que significa XML?

O XML é o arquivo que guarda todas as informações referentes à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ou seja, é a nota em si. Por ele, a Receita Federal tem acesso ao conteúdo e pode detectar qualquer irregularidade, intensificado a fiscalização. Mesmo que não seja de seu conhecimento uma NF-e emitida contra seu CNPJ, é você quem paga a multa por não declarar. E é para isso que existem sistemas de automação e gerenciamento de XMLs e outros documentos fiscais.

6.    Por quanto tempo notas fiscais devem ser guardadas?

É recomendável que se guarde por quatro anos mais o ano vigente, ou seja, cinco anos. Se você já for cliente Sped Controle, fique tranqüilo, estará tudo armazenado seguramente ‘na nuvem’ (cloud computing) pelo período que valer o contrato.

7.    Quem não precisa emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

De acordo com a Portaria CAT 162/2008, na legislação do Estado de São Paulo, há situações em que o contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e. Por exemplo: em uma venda fora do estabelecimento, desde que sejam expedidas as NF-es na remessa e no retorno. Nestes casos, podem ser emitidas notas de papel modelo 1 ou 1A com o preenchimento, por parte do contribuinte, no Informações Complementares com a descrição “Dispensado de emissão de NF-e – PCAT 162/2008 – artigo 7º – Hipótese ‘__’” (descrever a hipótese).

8.    Quais são prazos e as condições para cancelamento de notas fiscais eletrônicas?

Uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode ser cancelada em até 24 horas após sua emissão. Entre esse período e 31 dias é possível por intermédio do software emissor, contudo gera multa da Receita Federal. Mas, para ser cancelada, o produto não pode ter circulado e ainda depende de análise e validação por parte da Receita Federal.

9.    O que fazer se o produto já tiver circulado?

Neste caso, o ideal é que o destinatário emita uma nota de devolução ou o remetente emita uma nova de entrada. Em hipótese alguma é recomendável que Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) sejam alteradas ou canceladas.

10. Como lidar com erros na emissão?

Está prevista na legislação a possibilidade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) complementar nos seguintes casos:

I – no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação;

II – na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;

III – na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;

IV – para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;

V – na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final;

VI – em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco. Em alguns Estados há a Carta de Correção e é necessário consultar a Secretaria de Fazenda (SEFAZ) para verificar a disponibilidade e procedimentos.

Fonte: Jornal Contábil