Cuidar
da contabilidade de uma empresa exige atenção, tempo e muito conhecimento. É
preciso ter em mente que os erros de fechamento contábil podem gerar prejuízos
aos empresários e atrapalhar a realização de investimentos seguros.
Isso
sem contar que, em razão deles, podem surgir problemas com órgãos
fiscalizadores, o que leva ao pagamento de multas e causa inúmeros transtornos.
Confira logo abaixo a lista de erros que você pode evitar.
1. Não acompanhar
diariamente os lançamentos
A
função dos lançamentos contábeis não é apenas informar os resultados do mês.
Eles visam, principalmente, orientar as ações futuras e levar segurança para
qualquer decisão.
Por
ser assim, é importante fazer o acompanhamento diário para saber exatamente
como a empresa está caminhando, se novos gastos podem ser feitos naquele
período, se será necessário cortar despesas em razão de inadimplência etc.
Deixar
tudo para o final pode impedir planejamentos e ações preventivas. Então, não
deixe de conferir atenção especial a esta dica.
Entenda
uma coisa: para ter a chance de ver sua empresa cada vez maior é essencial
cuidar da parte contábil, que tenha o acompanhamento interno e também o apoio
dos contadores. Quanto maior for o controle das despesas e dos lucros, melhor o
resultado será!
2. Não considerar
eventuais atrasos em pagamentos
Outro
erro comum dos controles mensais é considerar valores que ainda não entraram no
caixa da empresa. É essencial contar com a possibilidade de inadimplência,
ainda que o cliente seja sempre pontual.
Imprevistos
acontecem e fazer despesas sem o valor no caixa pode prejudicar seu fechamento
e gerar atrasos em parcelas, pagamento de juros, multas e muito mais. Então,
não seja precipitado e aja apenas com segurança.
3. Não identificar
corretamente os lançamentos
É
importante separar os lançamentos por categorias: entradas, saídas, despesa com
funcionário, despesa de manutenção, compra de materiais de escritório,
investimento em publicidade, investimento em relacionamento com o cliente e
outros.
Essa
organização ajuda no controle e permite que você saiba exatamente o quanto
destinou para cada coisa. Com isso, fica mais fácil pensar em estratégias para
economizar recursos financeiros, otimizar os lucros e até mesmo reduzir o
impacto da carga tributária.
Separar
os lançamentos por categoria também facilita o trabalho diário da empresa, já
que organização é extremamente importante para a efetividade das ações e para a
realização das tarefas com mais agilidade.
4. Não ter um bom controle
do estoque
Não
saber exatamente o que tem estocado na sua empresa prejudica o fechamento. Você
pode ficar com a impressão de ter realizado gastos excessivos com materiais em
um determinado mês, sem considerar que a compra vai durar por três ou quatro
meses.
Sem
contar que sem um controle correto do estoque você correrá o risco de aplicar
preços errados nos produtos na hora da revenda, o que também poderá gerar
prejuízos e transtornos incalculáveis.
Então,
fique atento a essa questão e, se for o caso, destine um funcionário para
cuidar apenas disso.
5. Não realizar previsões
realistas
Lançar
informações imprecisas nas planilhas e fazer uma estimativa de lucros a partir
delas com certeza trará problemas para o desenvolvimento da sua empresa. Então,
evite pensar em valores de meses anteriores e não crie expectativas.
Faça
registros corretos, acompanhe os relatórios e lembre-se que o mercado muda com
frequência e a economia também. Por ser assim, cautela é a palavra-chave para o
sucesso.
6. Não capacitar a sua
equipe
Deixar
de investir na sua equipe e de motivar seus funcionários também pode gerar
problemas. As informações mudam com frequência e é essencial que eles tenham
estímulo para estarem sempre atualizados.
Não
se esqueça que os lançamentos e fechamentos contábeis demandam conhecimento,
experiência e atenção. Contar com bons profissionais para a função faz toda a
diferença nos resultados.
7. Não separar as contas
pessoais das contas da empresa
Se
você não fizer uma separação exata dos gastos pessoais e dos gastos da empresa
você não poderá fechar o caixa de forma precisa e segura.
Qualquer
gasto pessoal interfere nos relatórios e nos resultados, então, fique atento a
isso e tenha disciplina. Defina seu pró-labore, inclua o valor na parte de
despesas mensais da empresa e pronto!
Feito
isso, use apenas o valor da sua retirada para pagar seus lanches, sua passagem,
seus remédios e outras questões pessoais. Por mais que não pareça, as retiradas
eventuais, ainda que em valores baixos, podem desestabilizar suas contas e
atrapalhar os resultados.
8. Não investir em
softwares de automação
Se
você ainda acredita em planilhas manuais e acha que terá bons resultados com
ela, acredite: isso já está ultrapassado! Passar uma tarde inteira (ou mais de
uma) fazendo anotações e somas, além de ser bem maçante, é totalmente
desnecessário em razão da tecnologia.
Hoje
em dia existem softwares que
organizam seu fluxo de caixa e suas planilhas contábeis de forma muito mais
rápida e precisa, reduzindo o número de erros, o risco de esquecimentos e o
retrabalho.
Por
meio deles é possível ter relatórios separados e conjuntos de contas a pagar e
a receber, de boletos e datas de vencimentos, de notas fiscais, de estoque e
muito mais.
Sem
contar a questão da segurança. Como existe backup automático das informações,
você não correrá o risco de perder documentos e informações lançadas no sistema
e não terá problemas em caso de exclusão indevida de registros ou de tentativas
de acesso por terceiros mal intencionados.
A
otimização da rotina por meio desses programas também terá reflexo direto na
ação dos seus funcionários, fazendo com que eles tenham mais tempo para se
dedicar a atividades estratégicas.
Da
mesma forma, os fechamentos contábeis mensais ficarão mais rápidos e mais
precisos e você terá a possibilidade de conhecer com mais profundidade a
situação financeira da sua empresa.
Ao
evitar os erros de fechamento contábil sua empresa terá mais chances de crescer
de forma segura. Os benefícios serão colhidos diariamente e você terá mais
tranquilidade para agir. Tem coisa melhor?
Fonte:
BLB Brasil
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