Sua
empresa já está preparada para o eSocial? Por ser um sistema complexo que exige
muitas adaptações e mudanças, é importante que essas alterações sejam feitas
com antecedência.
A
obrigação do eSocial estará em vigor às empresas que possuem faturamento maior
que 78 milhões de reais a partir de janeiro de 2018. Para os demais
empregadores e contribuintes sua obrigatoriedade será implantada em 1º de julho
do mesmo ano.
O
objetivo do Governo Federal com a implantação do eSocial é proporcionar
agilidade e qualidade no atendimento aos trabalhadores. Por essa razão o
programa reúne em um único espaço todas as informações fiscais e
previdenciárias das empresas.
Embora
determinadas exigência sejam diferentes dependendo do segmento de atuação da
empresa, a maioria das obrigações é inerente a qualquer negócio. Para que sua
empresa esteja adaptada ao sistema sem correr riscos de irregularidades e
multas, preparamos este artigo.
Veja
as 8 dicas que irão ajudar na implantação do eSocial:
1ª Dica – Definir um
cronograma de responsabilidades e cumprimento das atividades
Os
prazos e as regras do eSocial devem ser de domínio de todos os profissionais
encarregados. Ao deliberar quais setores serão incumbidos de cada adequação e
programar o tempo para que essas mudanças sejam realizadas torna a atividade
mais organizada.
2ª Dica – Revisar os
proventos da folha de pagamento considerando o novo ambiente cadastral do
programa
Como
o preenchimento das obrigações será realizado de forma diferente do habitual, a
verificação de todos os benefícios exigidos na folha de pagamento é de grande
relevância. Irregularidades trabalhistas podem comprometer todo o processo.
3ª Dica – Analisar e
coordenar o saneamento dos dados cadastrais dos funcionários para Cadastramento
Inicial do Vínculo
Os
dados cadastrais atualizados dos colaboradores deverão ser enviados até a data
do início da obrigatoriedade do eSocial e antes de qualquer outra emissão
relacionada. Portanto, uma das primeiras medidas a serem adotadas é o estudo e
a organização das informações trabalhistas de cada empregado.
4ª Dica – Analisar,
coordenar e orientar para o saneamento do cadastro de tabelas da folha de
pagamento
Assim
como os dados cadastrais dos funcionários, os cargos, funções, horários de
trabalho, lotações tributárias e outras informações também devem ser verificados,
pois deverão ser inseridos na tabela da folha de pagamento dentro do ambiente
do programa.
5ª Dica – Revisar a
compatibilidade dos grupos e contas contábeis com os proventos da folha de
pagamento e com as tabelas de rubricas do eSocial
O
exame das rubricas da folha com grupos e contas contábeis e a certificação que
elas estejam correlacionadas com as da tabela do programa, evitará confusão no
momento de preenchimento da mesma.
6ª Dica – Revisar e
orientar em relação aos processos para atendimento ao Registro de Eventos
Trabalhistas – RET
Os
periódicos e não periódicos como admissão, demissão e alteração salarial devem
ser informados à base de dados do eSocial por meio do RET. Por conta disso, é
relevante que todos esses materiais estejam corretos.
7ª Dica – Treinar todas as
equipes profissionais que estarão em contato com o programa
Dada
a complexidade e abrangência do eSocial e as exigências quanto às suas
obrigações, a capacitação dos colaboradores de Recursos Humanos, Contabilidade
e outros setores, cujas áreas se relacionam com o eSocial é fundamental. O
domínio completo deste aparelho irá garantir mais agilidade e assertividade em
todos os seus processos.
8ª Dica – Verificar a
aderência do software da folha de pagamento no processo de adequação e geração
de informação
Como
todos os dados da folha serão enviados por meio virtual, o software de gestão
utilizado para envio das informações deve ser compatível com o eSocial, ou
seja, deve estar ajustado às mudanças e homologações exigidas pelo programa.
Dica bônus!
Engajamento e dedicação de
todos os profissionais da empresa
Como
já mencionado, a implantação do eSocial é cercada de detalhes complexos por
tratar de um programa completo das obrigações trabalhistas e previdenciárias de
uma empresa.
Portanto,
todas as dicas citadas, para serem realmente eficazes, necessitam de um
engajamento e dedicação completos por parte da equipe. A conscientização desse
processo é necessária com o apoio também dos gestores e líderes, que devem promover
condições estruturais para que todas as adaptações sejam feitas de forma
correta.
Fonte:
Jornal Contábil
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