Produtividade,
em termos gerais trata de como produzir mais, com menos recursos e com entrega
em menos tempo. Este é o grande desafio das empresas na atualidade.
E os escritórios
contábeis?
Analisando
o panorama dos últimos 10 anos, o número de obrigações das empresas é
crescente, além do aumento exponencial das informações solicitadas nas
obrigações acessórias que ocorreu devido à própria evolução tecnológica,
criando a necessidade de mudanças em algumas ações para acompanhar tamanha
evolução.
Confira
a seguir 10 passos que maximizam a produtividade do escritório contábil:
1) Qualificar a equipe de
trabalho
Parece
um item básico, mas hoje o contador não tem mais tempo para acompanhar a parte
operacional do escritório, o que torna necessário qualificar a equipe e criar
líderes capazes de conduzir os processos com segurança e proporcionar ao
contador o tempo disponível para ser um consultor estratégico, visando reter e
captar novos clientes.
2) Evitar acúmulo de
papéis
É
normal pensar no escritório com mesas abarrotadas de papéis, porém atualmente
existem muitas formas digitais de armazenamento de documentos, o que facilita a
guarda e localização. Também é importante evitar o acúmulo. Terminou de
processar, confira e já armazene adequadamente os documentos, desta forma a
mesa e o trabalho ficam mais leves e a localização será facilitada, pois os
documentos já estarão no local correto, o que economizará tempo e energia.
3) Automatizar processos
manuais e repetitivos
Há
pouco mais de 10 anos a emissão de documentos fiscais era realizada ainda em
papel. Hoje a emissão de boa parte dos documentos já é eletrônica. Se este
processo evoluiu, porque não evoluir a escrituração fiscal destes mesmos
documentos?
Hoje
não é mais necessário que uma pessoa digite as informações. Sistemas mais
avançados já realizam o processo de busca e escrituração dos dados, com base
nos arquivos “xml” das empresas. Deixe
sua equipe trabalhar no que é importante: auditorias, análises e acompanhamento
dos seus clientes e não em serviços manuais que podem ser executados pela
máquina.
4) Investir em bons
equipamentos
De
nada adianta investir em ferramentas e excelentes sistemas contábeis, se o
equipamento utilizado no escritório não comporta os recursos necessários para o
processamento das informações. Ter equipamentos modernos e em sincronia com a
necessidade do seu software é um investimento necessário para o bom andamento
dos trabalhos.
Não
sabe que equipamento é necessário? Contate os fornecedores dos principais
sistemas que você utiliza e deixe que eles recomendem a configuração mais
adequada. Com esta simples atitude, você economizará financeiramente e ainda
terá o benefício de um processamento mais ágil, gerando tempo para sua equipe
executar outras atividades.
5) Cronograma de trabalho
Cronograma
de trabalho não se resume exclusivamente a controlar o que fazer e quando.
Também faz parte organizar e distribuir as atividades, de forma a obter o
melhor resultado ao final do processo.
Ocupe
o horário ocioso, fora do expediente, para processar o que demanda mais tempo,
utilizando os recursos do equipamento e não das pessoas. Organize as atividades
de forma a concluir primeiro os trabalhos das empresas cujas obrigações têm
datas menores para entrega de obrigações e busque realizar a escrituração
durante o próprio período de atividade e não no mês subsequente. Muitas vezes é
nestes pontos que se encontra a principal chave para melhorar o desempenho da
equipe.
6) Otimizar processos de
que dependam do cliente
Seu
cliente é um empreendedor. A preocupação dele é fazer seu negócio prosperar.
Não vai estar preocupado se as notas fiscais já chegaram ao escritório. Esta é uma preocupação mais sua do que dele.
Mesmo que este não seja o seu ponto de vista.
Atualmente
alguns processos podem ser adequados para obtenção de dados sem a intervenção
do cliente. Por exemplo, para os documentos eletrônicos já é possível indicar o
contador como participante na própria emissão do xml, o que permite o acesso
para a baixa dos arquivos, também nas Secretarias de Fazenda o contador já
vincula suas empresas e assim tem acesso às informações delas, além procuração
eletrônica do seu cliente para os processos necessários.
7) Ouvir as pessoas
Com
a finalidade de delegar mais e melhor, uma atitude importante é ouvir as
pessoas. São elas que realizam a atividade do escritório todos os dias. No momento
de uma mudança elas serão as principais aliadas para mapear as atividades,
avaliar as ferramentas e buscar o caminho mais adequado.
Ouça
sua equipe. Valorize e incentive cada opinião. Depois avalie e adote as
melhores e perceba como a motivação e a confiança do grupo aumentará e com isso
haverá mais engajamento na busca da produtividade.
8) Delegar funções e
responsabilidades
É
imprescindível estar cercado de algumas pessoas com as quais possa compartilhar
a responsabilidade na busca da realização das atividades de seus clientes com
maior assertividade, já que o contador tem papel um consultor estratégico de
seus clientes. Para que isso ocorra, pessoas responsáveis pelos processos é que
vão garantir a tranquilidade necessária.
9) Comunicação assertiva
Comunique-se
com sua equipe. Ela deve estar ciente de sua missão, de suas responsabilidades
e ter um feedback correto sobre o que se espera dela.
Com
seus clientes, o principal desafio é a troca de documentos e informações.
Existem ferramentas para facilitar e assegurar este tráfego. O ideal é optar
por uma que mantenha a comunicação centralizada e com registro das atividades e
das interações da sua equipe e do seu cliente, em um repositório de fácil
acesso e consulta de dados, preferencialmente online, para ser acessado de
qualquer lugar ou plataforma.
10) Treinar o cliente
É
importante que o cliente tenha conhecimento das estratégias que você utiliza em
seu escritório para conseguir atender à demanda de toda a sua carteira.
Quando
é estabelecido um novo processo para atingir melhores resultados, é preciso que
não haja exceções. Neste contexto, se o cliente não se adaptar, cabe à equipe a
responsabilidade de novamente contextualizar o cliente e acompanhá-lo até que
ele esteja adequado às regras instituídas.
A
produtividade ocorre quando está estabelecido um processo de melhoria contínua,
que busca incorporar novos hábitos para novas necessidades. Se o que está sendo
feito não estiver eficiente, mude e adapte-se até encontrar um fluxo mais
produtivo e mais adequado à sua realidade.
Fonte:
Portal Contábil SC
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