Você
provavelmente já sabe que uma das atividades obrigatórias da gestão de uma
empresa é a emissão de notas fiscais. Para cumpri-la, muitas empresas optam por
utilizar um emissor de NFe gratuito a fim de reduzir os custos do negócio, sem
perceber os erros e prejuízos que essa ação pode gerar.
Falta
de segurança, de confiança nos dados e de atualização dos sistemas são apenas
alguns dos problemas que podemos citar — tudo isso ocasiona atrasos nas suas
atividades diárias.
Diversos
indicadores mostram que adotar um emissor de NFe gratuito pode ser mais caro
para o negócio do que investir em empresas especializadas no assunto. Pensando
nisso, listamos abaixo 8 erros que podem acontecer na sua empresa ao adotar um
software de emissão gratuito!
1. Menor segurança
Softwares
gratuitos não oferecem nenhum tipo de segurança de dados. Não há um contrato
real entre sua empresa e a empresa que fornece o sistema — ou seja, em casos de
problemas, não há nenhuma medida legal que pode ser tomada pela empresa. Essa
situação pode ser um desconforto e gerar até mesmo problemas jurídicos.
2. Funcionalidades
reduzidas
Os
softwares e sistemas gratuitos oferecem apenas a funcionalidade de emitir a
nota fiscal, sem alterações ou outras funcionalidades que otimizam as
atividades da área financeira do negócio.
Normalmente,
os funcionários precisam executar outras atividades dentro do processo de
emissão das NFes — como atualização do fluxo de caixa, controle de despesas e
receitas, monitoramento de novas vendas, cadastros de estoque. Assim, tudo isso
dará mais trabalho e precisará ser feito com a ajuda de outros sistemas.
3. Falta de serviços
agregados
Além
das funcionalidades adicionais para as atividades da área, faltam também
serviços agregados ao sistema, como a personalização de dados e a adaptação a
outros softwares. Alguns exemplos de serviços que poderiam ser incluídos são:
- envio de forma direta dos arquivos XML ou DANFE para os compradores;
- armazenagem de dados de forma segura garantida;
- portabilidade em sistemas operacionais;
- integração com banco de dados;
- aceite de outros certificados digitais.
Essas
atividades facilitam os processos das equipes responsáveis e otimizam as ações
de todo o negócio, trazendo um melhor desempenho para a empresa.
4. Ineficiência ou
inexistência de suporte
Quando
falamos em soluções de software o suporte é algo essencial para garantir que,
em momentos de falha e problemas no sistema, suas causas possam ser
identificadas e solucionadas o quanto antes. No caso de opções gratuitas, as
opções de suporte são limitadas, lentas, ineficientes e, muitas vezes,
inexistentes.
O
prejuízo aqui é que os problemas demoram a ser resolvidos e, em alguns casos, é
necessário investir em uma equipe ou empresa que faça a manutenção do software
— o que gera custos imprevisíveis e atrasos em todas as atividades.
5. Limitação na quantidade
de NFes emitidas
Algo
que não parece um problema para empresas pequenas é a limitação no número de
emissões feitas nos softwares gratuitos. A maioria deles possui essa
característica e ela parece não afetar o negócio no curto prazo. Porém,
conforme a empresa cresce, o número de emissões também aumenta e o software
passa a não atender a demanda.
Quando
a empresa atinge o limite de emissão do software gratuito, o ideal é que ela
faça a transferência para uma empresa paga — o que gera a necessidade de
dominar o novo software. Nesse sentido, treinamentos e alterações no processo
já existente são necessários.
Fazer
isso numa escala menor, como começar suas operações já usando um software pago,
é melhor e menos custoso para a empresa comparado ao trabalho de fazer essa
alteração com uma grande quantidade de emissões diárias.
6. Falta de controle de
investimento
Apesar
de gratuito, como vimos, o processo de emissão de NFe na empresa pode gerar
custos ocasionais, de forma que o controle desses valores é desregulado.
Como
você já sabe, custos sem controle prejudicam a gestão financeira do negócio.
Para evitá-los, o ideal é investir numa plataforma paga, que já inclui custos
de manutenção e atualização dos sistemas.
7. Tecnologia limitada
Outro
problema relacionado ao emissor de NFe gratuito é a sua tecnologia limitada. Os
programas gratuitos não costumam receber a mesma quantidade de atualizações que
outros softwares do mercado recebem. Ou seja, o uso de novas tecnologias que
melhoram o processo e permitem que a empresa otimize seu uso é menor e quando
feito, atrasado.
Isso
se torna um problema ainda maior para empresas que precisam de processos
rápidos e dependem de sistemas internos para entregar mais qualidade em seus
produtos ou serviços, uma vez que essas melhorias dependem totalmente da
empresa que fornece o software gratuito.
8. Falta de integração nas
informações
Algo
que deve ser levado em conta quando uma empresa opta por uma plataforma
gratuita para fazer a emissão de notas é que estas normalmente não oferecem
integração com outros sistemas da empresa.
Ou
seja, as informações contidas ali não são enviadas ou compartilhadas de forma
automatizada com outros sistemas — além do fato de que o software não é capaz
de fazer a busca por informações em outros ambientes.
No
começo da empresa isso pode não fazer diferença. No entanto, quando o negócio
cresce a necessidade de automação nos processos e de abandono das tarefas
manuais aumenta — uma vez que os custos das atividades feitas de forma lenta
são maiores. A integração de sistemas faz com que isso seja resolvido.
A
única saída é pagar para que uma empresa desenvolva um conector entre as
plataformas usadas e o sistema de emissão — ou mudar para uma plataforma paga.
Levando em consideração todos os problemas já indicados, esta representa a
melhor opção para o negócio, já que é uma solução com mais benefícios, funcionalidades
e inovação.
Como
você pode perceber, o uso de um emissor de NFe gratuito pode até parecer uma
boa, mas os custos e os prejuízos que ele pode gerar representam um risco alto
para o negócio!
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Fonte:
Jornal Contábil
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