O
eSocial é um sistema de registro elaborado pelo Governo Federal que visa
facilitar a administração das informações relativas aos trabalhadores. A
proposta é a de reduzir custos e o tempo dispensado na hora de executar 15
obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas. Por isso, entender como funciona
o eSocial para empresas é fundamental para os gestores.
Caso
as informações não sejam entregues nos prazos solicitados, as empresas poderão
ter que pagar multas, cujos valores podem variar entre R$ 100 e R$ 1,5 mil ou,
em alguns casos, podem chegar a até 0,2% do faturamento do mês anterior. Por
isso, é importante que você fique atento a todos os detalhes para evitar de ter
que pagar qualquer coisa que seja.
Quais informações devem
ser fornecidas?
Todas
as empresas devem fornecer três tipos de informação para o eSocial: os eventos
trabalhistas, as folhas de pagamento e informações tributárias acessórias. A
identificação de cada trabalhador deve ser a partir do cadastro de cada pessoa,
com ou sem vínculo empregatício, via CPF ou NIS.
As
informações são enviadas de forma eletrônica, com assinatura digital. Todas as
informações ficam armazenadas no ambiente do eSocial e, após a verificação, um
protocolo de recebimento é gerado. Vamos detalhar um pouco mais cada um dos
três itens.
Passo a passo para o envio
de arquivos
A
primeira coisa a se fazer é o registro de todas as informações dos
trabalhadores. Você ficar atento a detalhes como os arquivos e tabelas com os
cargos, as funções e os horários de trabalho. Os cadastros dos vínculos
empregatícios devem ser feitos um a um. Da mesma forma, insira as informações
da sua empresa.
Somente
após criar esse ambiente, com todos os funcionários cadastrados, é que você
estará apto para cadastrar os demais eventos trabalhistas diários. Pelo menos
13 deles são obrigatórios e devem sempre ser colocados no sistema logo após a
sua ocorrência ou registro:
- Cadastramento inicial da informação para validação de folha de pagamento;
- Admissões (antes do primeiro dia de trabalho);
- Alterações cadastrais ou contratuais;
- Acidentes de trabalho;
- Atestados de saúde;
- Aviso de férias;
- Afastamento temporário (saída e retorno);
- Condição diferenciada de trabalho;
- Estabilidade (CIPA, gestantes, entre outros);
- Aviso prévio (e cancelamento);
- Troca de atividade desempenhada;
- Desligamento; e
- Reintegração.
Por
fim, as informações relacionadas com os pagamentos feitos aos trabalhadores ou
aos prestadores de serviço também devem ser registradas. O prazo limite é
sempre até o dia 20 do mês seguinte ao pagamento. Por exemplo, se um pagamento
foi realizado no dia 8 de janeiro, seu prazo limite para envio dessas
informações ao sistema será o dia 20 de fevereiro.
Devem
ser enviados os arquivos com a remuneração detalhada (incluindo comissões e
gratificações) ou as informações sobre a nota fiscal ou os recibos emitidos
pelos prestadores de serviço, sejam eles pessoa jurídica ou cooperados.
Quem é obrigado a usar?
De
acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016 publicada no
dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, a implantação do sistema será
realizada em duas etapas: a primeira teve início no dia 1º de janeiro de 2018.
Nesse caso, já há obrigatoriedade de utilização do eSocial para os empregadores
e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78
milhões.
A
segunda fase começa a valer a partir de 1º de julho de 2018. Nessa data, a
obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes,
independentemente do valor de faturamento anual. Portanto, restam menos de três
meses para que todas as empresas se adaptem a essa nova realidade.
Assim,
é de suma importância conversar com o seu contador para que você possa agilizar
o envio da documentação necessária com os seus respectivos cadastros na
plataforma.
Fonte:
Blog Sage
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