DEFIS
é a abreviação de Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Na prática,
sua função é enviar à Receita Federal, órgão fiscal responsável por reunir os
dados econômicos e fiscais das empresas enquadradas no Simples Nacional, as
informações necessárias.
É
bom lembrar que o Simples Nacional, como o próprio nome sugere, foi feito para
simplificar a vida do pequeno empreendedor, dando a ele condições para atuar
sem tanta burocracia em seu empreendimento.
Isso
significa que, uma vez enquadrado no regime, o optante pelo Simples Nacional
não precisa fazer a declaração de Imposto de Renda, entretanto, isso não
significa que ele não precise fazer os controles adequados de sua atividade
empresarial. É nesse sentido que surge o DEFIS, uma obrigatoriedade do
contribuinte que, na prática, funciona como uma versão simplificada da Declaração
do Imposto de Renda.
Informações que devem ser
apresentadas
Uma
vez entendido o que é o DEFIS, é necessário saber quais informações são
exigidas. Elas são devidas pelos empreendedores e referem-se aos ganhos de
capital e ao número de funcionários que a empresa possui tanto no início quanto
no final do período compreendido pela declaração.
Precisam
prestar contas a microempresa ou a empresa de pequeno porte que mantenha
escrituração contábil e que tenha evidenciado lucro acima do limite apontado no
§ 1º do art. 131 da Resolução CGSN nº 94, de 29/11/2011.
Além
disso, outras informações exigidas são:
- a identificação de cada um dos sócios da empresa;
- os rendimentos que eles apresentam;
- documentos como o dos responsáveis pela companhia;
- dividendos referentes aos sócios;
- pró-labore referentes aos sócios;
- percentual de participação individual no capital social da empresa;
- o imposto de renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos a cada sócio;
- o saldo disponível em caixa no início e final do período considerado pela declaração;
- o total de despesas no período considerado.
Informações, prazos e
organização
A
entrega adequada, feita dentro do prazo, justificando sua adesão ao Simples
Nacional, garante às empresas a proteção necessária contra penalizações e
multas aplicadas pela Receita Federal. Do contrário, elas precisam arcar com
prejuízos capazes de comprometer a continuidade de sua atuação no mercado.
Essas
multas podem variar entre porcentagem ou valor fixo, de acordo com a infração
cometida. Isso pode ser em função de atraso na entrega, ausência ou erro nas
informações.
Nesse
caso, cabe à contabilidade fazer com que a situação tributária dos clientes
esteja em dia com a lei, evitando assim gastos desnecessários. Isso exige a devida
organização, que acontece quando se tem atenção às datas do ano-calendário e ao
ano de exercício fiscal.
Os
fatos que geram a declaração dessas informações são os referentes ao
ano-calendário anterior ao do exercício fiscal no qual serão entregues as
informações. Sendo assim, a entrega é realizada no ano-calendário subsequente à
geração dos fatos.
A obrigatoriedade
Desde
2012, a DEFIS precisa ser entregue à Receita Federal por meio do site do
Simples Nacional até o limite de último dia do mês de março do ano-calendário
em questão. Essa entrega deve ser no período posterior ao do acontecimento dos
fatos geradores das obrigações previstas no regime do Simples.
Já
no caso das microempresas ou empresas de pequeno porte, em casos de extinção,
incorporação fusão ou cisão, de maneira parcial ou total, a DEFIS precisará ser
entregue até o fim de junho se o evento acontecer nos 4 primeiros meses do
ano-calendário. Esse prazo se altera para até o último dia do mês subsequente
ao do evento em demais casos.
O DEFIS 2018
Para
realizar a entrega no site do Simples Nacional, basta a empresa possuir um
certificado digital com código de acesso ou procuração eletrônica.
Estando
preparado para enviar o documento, acesse o módulo da Declaração no Programa
Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório
(PGDAS-D) no site da Receita Federal e clique em PGDAS-D e DEFIS. Clique em
DEFIS, depois em DECLARAR. Preencha os campos e selecione “Salvar”, “Verificar
Pendências” e “Transmitir” para concluir o procedimento.
Para
fazer o envio da DEFIS de baixa de ou uma situação especial, é preciso acessar
a PGDAS-D e selecionar “Situação Especial” para informar os fatos ocorridos com
a empresa.
No
caso da DEFIS 2018 alguns pontos que podem causar dúvidas dizem respeito a
empresas excluídas do Simples Nacional e empresas que se tornaram inativas, sem
que fizessem movimentação patrimonial e operacional. Em casos assim, preencha a
Declaração normalmente e faça a entrega, pois situações assim não são tidas
como especiais.
Já
para negócios que foram excluídos do regime ao longo do ano-calendário de 2017,
registre as informações dos meses nos quais a empresa atuou dentro do Simples.
Nesse caso, se a companhia esteve no regime até setembro, por exemplo, basta
preencher as informações relativas aos 9 primeiros meses do ano.
Em
situações em que a empresa se tornou inativa em algum momento dentro de 2017,
preencha os dados que dizem respeito ao tempo em que ela atuou. Caso não tenha
havido movimentação ao longo do ano, registre o valor da receita mensal igual a
0 em todos os meses para que o PGDAS-D disponibilize uma opção para essa
situação.
Fonte:
Jornal Contábil
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