A
importância da DEFIS para as empresas de contabilidade se dá em razão da
obrigatoriedade da entrega das informações pelas entidades, para fins de
fiscalização. Esse documento representa o meio adequado para informar à Receita
Federal que as obrigações tributárias foram cumpridas pela organização ou, caso
não tenham sido, passa a constituir uma confissão de dívida. Saiba mais sobre a
DEFIS e entenda a sua importância no contexto da contabilidade e das empresas
clientes.
O que é e onde deve ser
entregue
A
DEFIS, forma abreviada para Declaração de Informações Socioeconômicas e
Fiscais, corresponde a uma entrega de informações, relativas ao ano-calendário
anterior ao do atual exercício fiscal, que as Microempresas ou Empresas de
Pequeno Porte, adeptas do regime tributário Simples Nacional, têm que fazer
obrigatoriamente uma vez por ano.
É uma declaração que surgiu em substituição a outra, a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN), uma mudança ocorrida em 2012. Desde então, mesmo as empresas inativas devem realizar essa declaração (nesse caso, a inatividade deve ser declarada mensalmente, pelo preenchimento dos campos) e entregar os dados através de um módulo aplicativo, o PGDAS-D, disponibilizado pela Receita Federal no portal do Simples Nacional, na internet.
Uma declaração para fins
de controle
Ocorre
que as empresas que escolhem operar por esse regime de tributação gozam dos
benefícios da unificação e simplificação da recolha dos diversos impostos e
tributos. A DEFIS, declaração realizada pelas ME e EPP, vai permitir à Receita
Federal verificar se os tributos e contribuições foram recolhidos corretamente
no ano-calendário anterior.
Optar
por um regime fiscal simplificado não significa que se perderá o controle sobre
os registros das operações que a empresa realiza. A contabilidade deve estar
atenta às disposições previstas em lei que contemplam seus clientes, tendo um
especial cuidado com a adequada transmissão dos dados e que ela seja feita
dentro do prazo.
A
entrega da declaração geralmente tem data limite situada no final do mês de
março todos os anos.
Atenção ao ano-calendário
e ao ano de exercício fiscal
É
importante lembrar que os fatos que geram a declaração das informações exigidas
na DEFIS ocorreram no ano-calendário anterior ao ano do exercício fiscal em que
a empresa efetivamente entregará as informações. Por isso, se diz que a entrega
é feita no ano-calendário subsequente a quando se deram os fatos.
Falhas na entrega podem
gerar multa para os clientes
As
Microempresas ou Empresas de Pequeno Porte tem que entregar a DEFIS através do
PGDAS-D de forma adequada, dentro do prazo, sem informações incorretas e sem a
omissão das informações requeridas. Quando isso não acontece, são geradas
multas para cada mês ao qual se refere a informação incorreta.
As
multas podem variar entre uma porcentagem ou um valor fixo, a depender da
infração: se por ausência de informações, informação entregue após o limite de
prazo, se por grupos de informações incorretas ou não declaradas.
É
importante a contabilidade garantir que a situação tributária de seus clientes
esteja em conformidade com a lei, bem representada diante da esfera pública.
Isso impede as despesas extras com multas por atraso ou displicência e garante
mais previsibilidade financeira para que a empresa de seus clientes possa
continuar operando.
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