Entenda a importância da conciliação bancária para o seu negócio

Ter controle sobre as finanças da empresa é importante para identificar quais são os maiores gastos e as principais fontes de receita, mas, principalmente, para evitar prejuízos. Gerir as informações sobre o fluxo de caixa pode ser um processo que demandará tempo e paciência, além de ter mais chances de falhas quando feito manualmente.

No entanto, várias horas de trabalho podem ser economizadas com a conciliação bancária automática, que permitirá ainda um monitoramento mais eficiente. Veja como.

•O que é conciliação bancária?

Conciliação bancária é a conferência das contas bancárias em relação ao controle interno. Ou seja, a comparação entre o que a empresa tem registrado em seu controle com aquilo que é apresentado nos extratos.

•Qual a importância da conciliação bancária?

Mesmo para empresas pequenas, a conciliação é importante, já que o fluxo de saídas e entradas de dinheiro é frequente. Assim, ter controle sobre esses processos evitará prejuízos e perdas.

É com a conciliação bancária que a empresa poderá detectar incoerências no seu fluxo de caixa. As fraudes serão identificadas, como dinheiro depositado a menos, e haverá a verificação se os cheques recebidos foram descontados.

Com esse acompanhamento feito de forma rigorosa, o setor de contabilidade tem a seu alcance as informações necessárias para entender todas as movimentações financeiras quando realizar o fechamento de caixa no fim do mês.

•Como fazer?

Todo o processo de conciliação passa por três etapas: monitorar o fluxo de caixa, com entradas e saídas; comparar os dados internos com extratos bancários; e correção imediata de erros, sejam eles por falhas internas ou do banco.

A periodicidade em que será feita a conciliação dependerá do volume de transações bancárias e da demanda da empresa. Ela pode ser feita semanalmente ou até mensalmente. Porém, se for feita todos os dias, a conciliação permitirá que o controle seja ainda mais eficiente e rigoroso.

O ponto de partida para tornar uma conciliação bancária bem feita é reunir todos os documentos a respeito das transações feitas pela empresa. Guarde recibos, comprovantes de pagamento, depósitos ou transferências e notas fiscais para ter o controle de toda a movimentação. Esse hábito também dará a segurança de que você poderá comprovar qualquer ação quando houver divergência de valores.

Com todos os comprovantes em mãos, documente tudo em uma planilha, com datas e valores. Assim, será possível checar se os números batem e, consequentemente, controlar o caixa. Outro fator muito importante será a classificação das movimentações, como tarifas bancárias, pagamento de IOF (Imposto sobre Operações Financeiras) e salários. Além disso, com as datas registradas, a empresa evitará o pagamento de multas.

No último passo, a empresa deverá ser ágil na solução dos problemas que forem detectados. Caso seja uma falha interna, é necessário corrigi-la imediatamente. Já se o problema tem relação com a instituição financeira, faça a requisição do valor cobrado indevidamente.

•Como a conciliação bancária automática pode agilizar esse processo?

Utilizar uma planilha no Microsoft Excel pode ser útil para fazer o monitoramento de todas as movimentações bancárias e analisar possíveis divergências entre o controle interno e os extratos. No entanto, há uma forma de tornar esse processo muito mais ágil e poupar muitas horas de trabalho.

Por meio da conciliação bancária automática, é possível integrar os dados da empresa e os extratos bancários sem a necessidade de modificar a planilha manualmente.

•Formas de fazer a conciliação automática

Há duas maneiras de fazer a conciliação bancária automática.

A empresa pode utilizar um arquivo .OFX, que é disponibilizado pelo banco e apresenta todas as informações de transações realizadas. Esse arquivo pode ser importado para o sistema que fará a conciliação automática, comparando-o aos lançamentos que lá foram registrados.

Há também a alternativa de exportar automaticamente esse extrato bancário. Nesse caso, o software utilizado sincronizará os dados, já com a indicação de divergências entre as informações coletadas pela empresa e os extratos.

•Por que fazer a conciliação bancária automática?

Utilizar a conciliação bancária automática economizará horas da empresa gastas com todo o trabalho manual de conferência do fluxo de caixa. E ainda identificará rapidamente incoerências em lançamentos e saldos bancários.

Fonte: QuickBooks