O
dia a dia de um microempresário costuma ser dividido entre múltiplas tarefas,
como captar novos clientes, lidar com os fornecedores, realizar pagamentos,
checar as necessidades de seus funcionários, pensar e executar inovações para a
empresa e se preocupar com questões contábeis que podem gerar multas e diminuir
sua margem de lucro ou possibilidade de investimentos.
Fazer
tudo isso sem o apoio da tecnologia é algo humanamente impossível! É dentro
desse cenário que o ERP para microempresa se torna um recurso imprescindível!
Esse sistema de gestão integrada é focado em tornar o mito do profissional multitarefas uma realidade. Apesar de ser muito comentado, apenas 2,5% das pessoas no mundo são capazes de realizar mais de uma tarefa por vez. Ou seja, se você já se esqueceu de cobrar os clientes inadimplentes enquanto emitia fatura e notas dos recebimentos do mês corrente e atendia aos pedidos do escritório de contabilidade sobre notas de fornecedores, não se preocupe: isso não é um problema pessoal, é apenas um sinal de que falta um processo integrado e automatizado em sua empresa.
Neste
post nós vamos te mostrar o que é um ERP, quais são suas principais vantagens e
o que considerar na hora de escolher um!
Afinal, o que é ERP?
ERP
é a abreviação de Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos
Empresariais, em português. Os ERPs são sistemas integrados desenvolvidos
inicialmente para grandes indústrias que necessitavam automatizar seus
processos de pedidos de matéria-prima, alocar melhor seus recursos humanos e
ainda integrar os departamentos de vendas, finanças e contabilidade. A
integração determinava processos que garantiam que as pessoas os executariam
com maior qualidade e menor tempo, pois fariam tudo a partir de uma tela e com
poucos cliques.
Por
outro lado, a centralização das informações fornecia aos diretores das empresas
uma visão precisa de onde ocorriam os gargalos que impediam que suas empresas
crescessem ou diminuíssem custos.
Você
deve estar pensando que sua microempresa não precisa de tudo isso e é uma
verdade parcial, pois um projeto de implantação de um ERP em grandes empresas
demanda gastos com servidores locais, equipes de TI especializada, compra de
licenças, contratação de uma consultoria para mapear os processos e implantar
corretamente o sistema. Tudo isso torna o processo caro (chegando à casa dos
milhões), burocrático e inacessível para pequenas empresas.
Mas
já existe o ERP para microempresas com preços bem reduzidos, que possui
processos baseados nas melhores práticas do mercado e é focado em evitar a
burocracia, deixando os microempresários livres para que possam se concentrar
em atividades mais relevantes — afinal, o seu desejo ao abrir a empresa não era
lidar com processos que não geram nenhum tipo de lucro, não é mesmo?
Quais as vantagens do ERP
para microempresa?
Extinção de planilhas
Você
já deve ter percebido que controlar todos os aspectos de sua empresa via
planilhas torna a atividade mais difícil. Isso porque é difícil lembrar se elas
estão atualizadas corretamente, em quais planilhas estão as informações e de
onde vieram aqueles dados. A principal vantagem de um ERP para microempresas é
a centralização e confiabilidade das informações.
Ao
implantar um sistema integrado de gestão, todos os dados imputados em uma área
serão atualizadas automaticamente, em tempo real, para todas as outras que
lidam com ela. Por exemplo, ao emitir uma ordem de compra, o usuário já poderá
realizar o faturamento, gerar boleto, enviar para o cliente, agendar o envio do
produto com a área responsável e o número será computado no módulo contábil na
competência correta. Tudo em poucos cliques!
Facilidade para a
apresentação das obrigações contábeis
Os
registros contábeis são facilitados, afinal, todas as operações ficam
arquivadas. Além disso, após o encerramento de um período contábil, somente os
administradores é que poderão reverter uma situação, como mandar uma nota para
perdas contábeis ou cancelá-la, o que dá maior segurança de que a ação é compatível
com a legislação. Isso garante a qualidade e correção dos dados ao apresentar
as obrigações contábeis para os órgãos responsáveis.
Gestão inteligente da
folha de pagamento
Agendar
pagamentos manualmente no sistema do banco é uma tarefa trabalhosa. Os ERPs
geram planilhas que podem ser enviadas para os bancos em poucos segundos e
ainda verificam se existem adicionais, como horas extras, percentuais de
impostos retidos na fonte, agendam o pagamento do FGTS e criam os holerites dos
funcionários. O que levaria um dia de trabalho para ser realizado manualmente,
passa a ser feito em minutos e automaticamente.
Integração do sistema com
bancos e com a Secretaria da Fazenda
Conciliar
recebimentos de clientes e pagamentos de fornecedores nem sempre é fácil. Um ERP
para microempresas faz a integração com bancos e libera o tempo do empresário
para inovar. Também há a integração com a Secretaria da Fazenda e com o sistema
de emissão de notas do município, o que garante que as entregas fiscais estejam
sempre de acordo com as solicitações desses órgãos.
Visualização gráfica de
informações gerenciais
Saber
precisamente onde estão alocados os recursos de sua empresa e de que forma eles
impactam sua margem de lucro é essencial para realizar cortes de gastos e
otimizar investimentos. Um ERP permite que você tenha visões gráficas das
informações e facilita o processo de tomada de decisão.
O que considerar ao
escolher seu ERP?
Facilidade
de uso: avaliar qual será a facilidade que as pessoas terão ao usar o ERP,
assegura que elas vão usá-lo corretamente e que você não precisará investir
muito dinheiro e tempo em treinamento.
Integração
de módulos: além de evitar retrabalhos, a integração de módulos garante a
conformidade e segurança dos dados.
Periodicidade
na atualização das obrigações fiscais: como as alíquotas e impostos brasileiros
variam muito e são constantemente atualizados, é importante verificar se todas
as definições dos órgãos governamentais serão oferecidas para sua empresa sem
gerar custos adicionais.
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