Como monitorar o dinheiro na sua empresa

Você trabalha intensamente para fazer dinheiro na sua empresa. No entanto, o que é feito para monitorá-lo? A maioria dos pequenos empresários não dedica atenção suficiente ao próprio dinheiro. Muitas vezes, é apenas uma preocupação secundária após todas as outras questões operacionais diárias. Em alguns casos, trata-se de um misterioso buraco negro, onde eles esperam encontrar o dinheiro quando precisarem.

É crucial que todo pequeno empresário tenha um processo para monitorar o dinheiro que passa pela empresa. Eles também precisam conseguir verificar onde o dinheiro está em cada etapa. Os perigos de não fazer isso cuidadosamente são:

• Desperdícios: o dinheiro é gasto em despesas desnecessárias ou de valor exagerado. Isso inclui valores não cobrados no momento adequado dos clientes ou pagamentos de contas antes do vencimento.
• Roubo: quando o dinheiro não é monitorado, funcionários podem ver uma oportunidade de roubá-lo. Em geral, isso acontece por meio da emissão de cheques para fornecedores falsos e que são compensados por um funcionário desonesto. Quando os extratos bancários não são conciliados, isso permite que funcionários emitam cheques da conta da empresa para si mesmos.
• Há lucros, mas nenhum dinheiro: A empresa parece estar ganhando dinheiro, mas nunca há muito na conta bancária quando necessário. Nessa situação, o proprietário da empresa se pergunta "mas onde está meu dinheiro?".

Esses são problemas que você não deseja em nenhuma hipótese, e a última coisa de que você precisa é se expor a riscos desnecessários. A capacidade de monitorar o dinheiro oferece informações importantes que podem ser usadas para minimizar e talvez até eliminar riscos.

Veja a seguir o que todas as pequenas empresas precisam monitorar para proteger seu dinheiro e o próprio futuro.

Despesas relacionadas ao custo das vendas

Uma margem bruta mais alta oferece à empresa uma oportunidade maior de gerar lucro líquido. Alterações no custo das vendas, incluindo custos de estoque, devem ser acompanhadas cuidadosamente.

Dependendo da empresa, talvez seja necessário implementar um sistema de gerenciamento de projetos abrangente para atingir essa meta. Se houver muito pouco estoque, as taxas de atendimento serão muito baixas e os clientes ficarão insatisfeitos. Ter muito estoque pode significar que os investimentos em dinheiro permanecerão ociosos nas prateleiras, parados dentro da empresa.

Folha de pagamento

Na maioria das empresas com foco em serviços, as pessoas são a maior despesa. O custo total da mão de obra precisa ser acompanhado, incluindo impostos, benefícios, tempo de férias e outras vantagens. Uma pequena empresa não deve fazer a geração de relatório sobre a folha de pagamento internamente. Há um risco elevado de que erros sejam cometidos, especialmente relacionados ao não pagamento de impostos dentro do prazo.

Pedidos, envios e devoluções

Se uma empresa não monitora essas áreas cuidadosamente, haverá reclamação de clientes. Hoje, os clientes esperam saber sempre onde seus pedidos estão. Se a empresa não dispuser dessas informações, arcará com o custo de enviar os pedidos repetidas vezes.

Cobranças de clientes precisas e pontuais

Os clientes devem ser cobrados no momento da entrega do produto ou serviço (e não mensalmente). Se a cobrança atrasar, isso afetará o fluxo de caixa. Se a cobrança estiver incorreta, isso afetará a experiência do cliente e o recebimento do dinheiro.

Recebimento de dinheiro

A maioria dos clientes deseja pagar dentro do prazo. No entanto, nas empresas, "coisas" desaparecem e é necessário certificar-se de que o valor devido foi pago dentro do prazo. A empresa deve ter um relatório padrão de contas a receber por vencimento para verificar "quem deve quanto e quando". Essas informações devem ser monitoradas ao longo do tempo para determinar a métrica de "dias de vendas pendentes".

Pagamento de contas no prazo

Pequenas empresas precisam pagar suas contas dentro dos prazos. Isso garante que elas obtenham o limite de crédito de que precisam para administrar os negócios. O pagamento de contas com atraso resulta em inúmeras ligações demoradas de fornecedores irritados. Tenha uma lista padrão de contas a pagar para entender a quem você deve algo e qual é o valor devido. Os fornecedores reconhecerão se você avisar que um pagamento não será feito no prazo.

Demonstrativos financeiros mensais de caixa

No fim das contas, esses documentos oferecerão as informações necessárias para que você sempre saiba onde seu dinheiro está. É necessário conciliar os extratos bancários com os demonstrativos financeiros internos. Isso é essencial não apenas para entender a demonstração do resultado do exercício como também o balanço patrimonial e o demonstrativo de fluxo de caixa. Obtenha ajuda profissional para lidar com as métricas que precisam ser analisadas todos os meses.

Fonte: QuickBooks