No
começo de março, teve início a segunda fase de implantação do eSocial - Sistema
de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas,
destinada às empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. Nesta
fase, os grandes empregadores já deverão incluir no sistema informações
relativas aos seus trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como
admissões, afastamentos e demissões, por exemplo.
Essa
segunda fase integra a etapa inicial de implantação do eSocial destinada aos
grandes empregadores do País. Ao todo, estão incluídas neste primeiro grande
grupo mais de 14,4 mil empresas e 15 milhões de trabalhadores. Essa primeira
etapa foi dividida em cinco fases, distribuída entre os meses de janeiro e
março e maio e julho deste ano e janeiro de 2019, nas quais as grandes empresas
brasileiras deverão gradativamente incluir suas informações no sistema de
escrituração digital.
Os
grandes empregadores deverão enviar os dados de seus trabalhadores - também
conhecidos como eventos não periódicos - nos prazos definidos. É importante
destacar que os empregadores que não observarem o prazo para o envio de cada
ciclo de informações não conseguirão incluir os dados dos novos ciclos, já que
as etapas iniciais são pré-requisitos para inclusão das informações nas fases
seguintes. Além disso, as empresas que não observarem os prazos ficarão
sujeitas a penalidades e multas.
O
comitê gestor do eSocial destaca que depois de concluir a primeira fase em que
os dados cadastrais dos empregadores já povoam a base do eSocial, começa uma
etapa fundamental para o projeto já que, a partir de agora, o módulo do Sped
(Sistema Público de Escrituração Digital) passa, de fato, a contar com os
vínculos trabalhistas em sua base. "Hoje, nós estamos nesta fase de
construção deste grande sistema, mas quando tivermos a base completa,
entraremos na fase de desoneração em que dispensaremos o setor empresarial de
diversas obrigações que hoje são exigidas desse público. O ganho de
produtividade para o país será imenso", enfatiza o comitê em nota.
A
partir do mês de julho de 2018, o eSocial dá início à segunda etapa de
implantação do programa destinada a todos os demais empregadores privados do
País, incluindo micro e pequenas empresas e Microempreendedores Individuais
(MEIs). Para este segundo grupo, o processo de incorporação ao programa também
se dará de forma escalonada entre os meses de julho, setembro e novembro de
2018 e janeiro de 2019. Já para os empregadores públicos, o processo de
implantação do sistema começa em janeiro de 2019 e segue até o mês de julho do
ano que vem.
Quando
estiver totalmente em operação, o eSocial representará a substituição de até 15
prestações de informações ao governo - como a GFIP, a Rais, o Caged e a Dirf -
por apenas uma. Na prática, haverá redução de custos, processos e o tempo
gastos hoje pelo setor produtivo com o cumprimento de obrigações fiscais, trabalhistas
e previdenciárias com o poder público.
Junto
com a nova fase, veio, também, um novo leiaute do programa. O comitê gestor do
eSocial publicou a Resolução nº 13, de 6 de março de 2018, aprovando as versões
2.4.02 do leiaute do eSocial e 2.4 do Manual de Orientação do eSocial,
disponíveis na área de Documentação Técnica do portal.
A
versão 2.4.02 do leiaute acompanha um controle de alterações da versão. Já a
versão 2.4 do MOS, comparando com a versão beta, publicada desde o final de
2017, faz alterações no item "Prazo de envio" dos eventos
"S-2190 - Admissão de empregado - Registro Preliminar", "S-2200
- Cadastramento inicial e admissão/Ingresso de trabalhador" e "S-2300
- Trabalhador sem vínculo - Início", esclarecendo sobre o envio dos
eventos referentes ao cadastramento inicial dos trabalhadores. Outra alteração
é a eliminação da alínea b do item 47 do evento "S-2200 - Cadastramento
inicial e admissão/Ingresso de trabalhador".
O
comitê gestor esclarece que as admissões ocorridas a partir do início da
obrigatoriedade de envio dos eventos não periódicos têm de ser informadas até o
dia anterior ao do início da prestação de serviços pelo empregado.
Escritórios contábeis
devem adequar clientes de todos os tamanhos
O
contador e presidente do escritório CF Contabilidade, Edilson Junior, indica
que os escritórios contábeis não estejam voltados apenas àquelas empresas de
grande porte - obrigadas a estarem adequadas ao eSocial agora. "Se o seu
escritório de contabilidade atende muitas empresas do Simples Nacional e ainda
não tomou as ações necessárias para se adequar a essa nova obrigação, seu
negócio está correndo o sério risco de sobrevivência", explica.
As
micro e pequenas empresas incluídas no regime simplificado tiveram pouco
contato com os módulos do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), porém
terão de estar prontas para quando chegar a sua vez. "Dessa forma, será
necessária uma grande mudança de cultura para solucionar a desorganização que
impera na absoluta maioria dessas companhias", prevê Edilson.
"A
boa notícia é que ainda existe tempo hábil para organizar a casa e ingressar
sem grandes problemas nessa nova fase. Para isso, é preciso tomar uma série de
medidas de maneira ágil e assertiva", pontua. A primeira delas deve ser
quantificar os problemas no cadastro dos colaboradores, anotando erros de nome,
CPF, Número de Identificação do Trabalhador (NIT) etc. O especialista indica o
uso um bom software de folha de pagamento que fará o cruzamento de dados com o
INSS e lhe mostrará essas intercorrências.
Em
seguida, "defina metas para a sua equipe resolver estes problemas com os
clientes, utilizando-se de uma planilha de acompanhamento e de reuniões diárias
para verificar o andamento do trabalho". Outra ação necessária é agendar
eventos nos clientes mais complexos, para explicar as mudanças trazidas pelo
eSocial e as iniciativas necessárias para se adaptar. "Como pode ver, o
eSocial vem para promulgar, oficialmente, o fim do jeitinho. Resta ao seu
escritório batalhar para organizar a sua empresa e os dados do seu cliente, sob
pena de causar danos irreparáveis a ambos já no curto prazo", avisa
Edilson.
Especialista indica como
declarar na segunda fase do eSocial
Desde
novembro de 2017, a Receita Federal estabeleceu como obrigatório que empresas
com faturamento superior a R$ 78 milhões deverão enviar, de forma unificada,
declarações fiscais, previdenciárias, tributárias e trabalhistas via
certificado digital como forma de adesão ao novo sistema. No entanto grande
parte das instituições ainda não aderiu à integração da nova plataforma.
Segundo
um levantamento feito pela consultoria EY, 48% das empresas não sabem como
declarar ao e-Social, e outras 54% não fizeram a revisão dos cadastros dos
funcionários para repassar ao sistema. Para o gerente de produtos da Soluti,
empresa especializada no segmento de certificação digital, Lucas Vieira, a nova
função deve ser vista pelas empresas como um sistema facilitador na entrega das
declarações.
"O
objetivo do eSocial é unificar o envio das informações do empregador ao governo
sobre os seus funcionários de forma totalmente digital e sem burocracia",
descreve Vieira. Além disso, ele padroniza a transmissão, validação,
armazenamento e distribuição dos dados sobre as obrigações previdenciárias,
trabalhistas e fiscais de cada instituição, tudo feito sem a necessidade de
deslocamento a uma unidade da Receita Federal.
O
mês de março marca o início da segunda fase do cronograma, porém o envio do
cadastramento inicial poderá ser distribuído em dois meses - março e abril de
2018. A boa notícia é que o cadastramento inicial da base de empregados (S-2200
- Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão de Trabalhador) não precisa ser
realizado obrigatoriamente no primeiro dia de março, mas deve constar no
Ambiente RET antes do início da próxima fase, até o dia 30 de abril, ou seja, o
cadastramento inicial de vínculos deve preceder qualquer outro evento relativo
a um determinado empregado.
A
primeira recomendação de Vieira é que a empresa tenha certificado digital. Esta
tecnologia é a única forma de acesso ao portal do órgão. "Ele funciona
como uma identidade virtual, permitindo a identificação segura e inequívoca do
autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos", diz Vieira.
Para ser reconhecida, a assinatura deve ter validade jurídica.
É
preciso, também, manter-se atento aos prazos. Entre março e abril, o eSocial
será obrigatório para todas as empresas que tiveram faturamento maior que R$ 78
milhões no ano de 2016. A partir de julho, a obrigação se estenderá para todas
as empresas que funcionam no País, independentemente do seu valor total de
ganhos. E os eventos de Saúde e Segurança do Trabalho serão em janeiro de 2019.
"A
base cadastral dos funcionários também deve estar sempre atualizada",
indica a Soluti. Validar informações básicas, como CPF, PIS, data de nascimento
e o nome completo, irá facilitar o momento de transição dessas informações,
além de auxiliar no engajamento de todos os setores da empresa, já que as
informações têm origem de diversas áreas, como recursos humanos, fiscal,
contábil, jurídica, entre outras.
Por
fim, o contribuinte responsável deve se atentar às informações cadastrais dos
seus trabalhadores para que não ocorra inconsistência de informações no
Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS), do INSS, e na base no Cadastro
de Pessoa Física (CPF), da Receita Federal.
Fonte:
Jornal do Comércio – RS
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