4 principais problemas contábeis da sua empresa

A área contábil é fundamental para todas as empresas, desde a abertura até o encerramento do negócio. Desconsiderar as atividades contábeis poderá resultar em falhas administrativas, penalizações e multas da parte dos órgãos fiscalizadores.

Por isso, é importante desenvolver um trabalho de contabilidade eficiente, gerenciando riscos e evitando problemas.

Veja a seguir alguns dos mais comuns problemas contábeis da sua empresa.

1. A desorganização dos arquivos digitais e físicos pode contribuir para perdas de documentos e multas

Manter as notas fiscais e os outros documentos devidamente organizados é de fundamental importância, pois eles servem como prova de tudo que é declarado na empresa.

Uma das formas mais eficientes de manter os documentos sob controle e bem organizados é digitalizando as versões físicas e armazenando-as no computador ou em um sistema de gestão, que pode ser na nuvem.

De qualquer forma, é importante armazenar documentos impressos, como os recibos, pois eles poderão contribuir para esclarecer falhas ou diferenças na contabilidade. Caso a Receita exija, os recibos podem validar números nos demonstrativos financeiros. Sem essa validação, as entradas podem ser consideradas inválidas, resultando em valores alterados de impostos e incidência de multas.

As vantagens de uma boa organização dos arquivos são percebidas de diferentes maneiras:

• Evita duplicidade ou omissão nos lançamentos;
• Evita divergências nos valores que foram lançados;
• Previne contra a inversão ou troca de contas;
• Oferece melhores oportunidades de deduzir impostos no momento da declaração.

2. A violação dos princípios de contabilidade é outro dos grandes problemas contábeis da sua empresa

A contabilidade tem seus princípios, que precisam ser seguidos para assegurar a uniformidade dos processos em todas as organizações.

Mesmo assim, ainda é comum que profissionais de contabilidade ou gestores menos preparados cometam erros, violando um ou mais desses princípios, seja por comodismo, seja por ignorância.

São princípios da contabilidade:

• Entidade;
• Continuidade;
• Oportunidade;
• Registro pelo Valor Original;
• Competência;
• Prudência.

Por exemplo, quando o encarregado pela área contábil supervaloriza ativos, está ferindo o princípio de prudência, já que pode levar a uma interpretação equivocada do patrimônio da empresa, conduzindo a decisões estratégicas arriscadas e nocivas.

3. Não se ajustar ao sistema eletrônico

Esse é mais um dos problemas contábeis da sua empresa. A contabilidade também ingressou na era digital. Assim, todas as declarações devem ser feitas de forma digital, no formato apropriado e entregues dentro do prazo no site da Receita Federal.

Trata-se do SPED fiscal e contábil, o Sistema Público de Escrituração Digital, que envolve diferentes módulos: CT-e, ECD, ECF, EFD Contribuições, EFD ICMS IPI, EFD Reinf, e-Financeira, eSocial, MDF-e, NFC-e, NF-e e NFS-e.

O profissional ou equipe encarregada do setor contábil deve conhecer a fundo todos os módulos para evitar erros no preenchimento e na entrega. Esses erros são muito comuns no preenchimento dos dados da nota fiscal eletrônica (NF-e), como PIS, COFINS e ISS.

Os erros podem levar ao pagamento de multas. É importante contar com um sistema automatizado de gestão, integrado ao fisco para agilizar essas operações e torná-las mais eficientes.

4. Entregar o setor contábil nas mãos de um profissional despreparado

Esse é, sem dúvida, um dos piores problemas contábeis da sua empresa. Ainda se vêem gestores que entregam a responsabilidade da contabilidade nas mãos de funcionários que não são contabilistas e desempenham diversas atividades ao mesmo tempo. Assim, as possibilidades de erros tendem a aumentar.

Uma boa solução para qualquer empresa, visando reduzir custos e aumentar a eficiência, é terceirizar o setor contábil, delegando a contadores experientes e confiáveis, que contam com a tecnologia apropriada, a responsabilidade da folha de pagamento, da escrituração contábil/fiscal e das outras atividades relacionadas à contabilidade.

Fonte: Solluta