Os
escritórios contábeis precisam lidar com uma fórmula básica de sucesso: quanto
mais clientes são atendidos, maior a lucratividade do escritório. Por isso, é
preciso utilizar bem os principais recursos disponíveis – o tempo e a sua
equipe de funcionários. É preciso buscar maior eficiência. Como fazer isso?
Você pode começar com as dicas que trazemos abaixo.
1. Controle de pendências
Perder
a noção das pendências é um dos maiores riscos à eficiência. Esqueça as tarefas
que ficaram em aberto por alguns dias, e você terá uma bola de neve,
representando um grande atraso para as atividades do escritório contábil. A
melhor maneira de manter o controle de todas as pendências é através de um
checklist. Faça uma lista com todas as pendências; ao longo do dia, risque as
pendências completadas e acrescente novas tarefas que possam surgir. Use esse
checklist também para definir quais tarefas são prioritárias, e precisam ser
“atacadas” primeiro.
2. Redução do tempo para
reuniões
Cada
momento que sua equipe gasta em reuniões é um momento a menos disponível para
atender um cliente, completar um relatório contábil, finalizar um cálculo ou
pesquisar uma nova lei fiscal. A mensagem é clara: reduza ao máximo possível o
tempo gasto com reuniões, e deixe que a equipe se concentre nas atividades mais
práticas – aquelas que irão se converter em negócios e receita para o escritório.
3. Organização de
documentos
Para
um escritório contábil, os documentos fiscais são um instrumento de trabalho.
Eles trazem informações essenciais para realizar os relatórios e declarações de
contabilidade dos seus clientes. Por este motivo, eles precisam estar sempre
disponíveis e organizados. A organização de documentos fiscais permite agilizar
o seu trabalho e evitar perdas acidentais.
4. Recebimento ágil de
documentos
Também
é essencial que os documentos fiscais cheguem às suas mãos rapidamente, após
emitidos. Muitos escritórios aguardam que o cliente envie os XMLs de notas
fiscais por e-mail, um processo que pode levar dias. Quando há um atraso no
recebimento destes arquivos, os processos do seu escritório também atrasam e
sua eficiência é prejudicada.
5. Evite horas adicionais
de trabalho
Parece
lógico dizer que trabalhar por mais horas irá aumentar a eficiência do seu
escritório de contabilidade. No entanto, neste caso, as famosas horas extra
irão apenas desgastar e estressar sua equipe. O resultado final será, a médio e
longo prazo, menos eficiência, pois seus contadores estarão cansados e mais
propensos a erros ou até mesmo a abandonar o emprego.
6. Identifique possíveis
desperdícios
Uma
gestão comprometida com a eficiência precisa fazer o máximo possível com os
recursos disponíveis. Isso significa
eliminar os desperdícios. Identifique sinais de procrastinação, processos
lentos, interrupções excessivas. Estes são os principais inimigos de seu
escritório de contabilidade, na meta de atender mais processos e alcançar maior
lucratividade.
Fonte:
Jornal Contábil
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