Sou
especialista em finanças para pequenas empresas e recentemente fiz um trabalho
com uma entidade sem fins lucrativos. Para a minha surpresa, descobri que
muitos dos problemas financeiros dela são iguais aos enfrentados por pequenas
empresas: entender e acompanhar quanto dinheiro realmente é gasto em vários
programas, ligar as despesas ao dinheiro que elas geram, lidar com problemas de
dinheiro básicos (no início, a entidade contava com empréstimos dos fundadores
para ajudá-la enquanto não começava a entrar dinheiro) e determinar se as
iniciativas para levantar fundos gastam mais dinheiro do que ganham.
Todas
as questões acima têm a ver com saber, ou descobrir rapidamente, de onde vem o
dinheiro e para onde ele vai. E, se a empresa tiver fins lucrativos, essas
questões são preocupações fundamentais e diárias.
Portanto,
vou analisar algumas das medidas financeiras que as empresas podem usar para
ter uma noção mais clara do que estão fazendo. Você pode aprender a fazer esses
cálculos à mão, na calculadora ou no computador. Também pode investir em um bom
programa de contabilidade que faça a maior parte do trabalho por você. Uma
observação: você não vai ver proporções ou números “recomendados” neste artigo.
As proporções variam de setor para setor e muitas das proporções usadas para
medir o sucesso de empresas grandes não funcionam bem para empresas pequenas.
Atenção,
entidades sem fins lucrativos: muitas características separam negócios com fins
lucrativos e sem fins lucrativos (como o pagamento de impostos), mas muitos dos
princípios básicos para acompanhar as finanças são parecidos.
Comece da fonte: qual é o
seu fluxo de caixa?
Contadores
e consultores especialistas em pequenas empresas sempre dizem que elas não
prestam atenção ao fluxo de caixa, que mede quanto dinheiro você realmente tem
na empresa.
“Pequenos
empresários acabam aceitando encomendas grandes que lhes causam problemas”, diz
Ronald Lowy, professor de administração de uma universidade nos EUA. “Eles
querem o contrato, mas não recebem dinheiro suficiente no início e não têm
dinheiro guardado para pagar os funcionários e outras contas enquanto esperam o
pagamento do cliente. Podem ter lucro no final das contas, mas não do ponto de
vista do fluxo de caixa”, avalia o professor.
A
contadora Judith Dacey considera a situação de fluxo de caixa “provavelmente a
coisa mais importante para você saber se os seus negócios estão no caminho
certo”.
Ela
conta a história de membros de uma ONG que não estavam prestando atenção nisso.
“Estavam contratando pessoas e gastando dinheiro em campanhas de associação,
fazendo tudo com base no dinheiro que achavam que tinham, depois de calcular
perdas e ganhos”, ela conta. “Eles não perceberam que perdas e ganhos não
incluem os pagamentos que eles ainda devem nem o dinheiro que está no banco.” A
diretoria da entidade percebeu o problema somente quando passou um cheque sem
fundo. Foi preciso demitir funcionários e fazer muita economia. “Isso poderia
ter sido evitado se eles tivessem visto o fluxo de caixa”, diz Judith. “O fluxo
de caixa diz a você quanto dinheiro realmente entrou e você pode usar.”
A
situação do fluxo de caixa começa com o resultado final das perdas e dos
ganhos, a linha que mostra o que você ganhou de verdade. Depois, muitos
cálculos são feitos em cima desse número. A renda é reduzida por causa de
faturas que foram registradas como lucro, mas que ainda não foram pagas. A
desvalorização é descontada, as contas que ainda não foram pagas também são
calculadas e muitos outros cálculos são feitos.
10 passos do
acompanhamento
Se
você definiu uma maneira de acompanhar seu fluxo de caixa, pode se organizar e
acompanhar os 10 pontos financeiros da sua empresa. A lista pode variar de
tamanho, não se preocupe! Aqui você também pode aproveitar planilhas para
acompanhar automaticamente o seguinte:
1. Quais são os seus bens?
Sim,
sim, sabemos que bens são as coisas que a empresa tem. Saber quais são seus
equipamentos, móveis, imóveis e outros pertences é fácil. Mas para ter uma
ideia real do valor dos seus negócios, você tem que contar as mudanças no valor
desses bens. Muitas empresas pequenas estão em um local que vale mais do que a
própria empresa (seria bom ter só problemas assim). Da mesma forma, é bom
acompanhar a desvalorização de bens como computadores e móveis de escritório.
2. Quais são os seus
custos?
Mais
uma vez, é fácil. As obrigações são aquilo que você deve. Mas o que você deve
não é tão óbvio quanto a conta do aluguel. Existem os impostos sobre os
salários dos funcionários, por exemplo. Empréstimos são uma obrigação clara,
mas, ao pagá-los, é bom saber quanto do pagamento representa os juros.
3. Quanto custa para
produzir o que você vende?
Se
você compra mercadorias prontas para revender, esse cálculo é fácil. Fica mais
difícil se você tiver que calcular todos os fatores que entram na fabricação de
um produto, como a mão de obra.
4. Quanto custa para
vender o que você vende?
Propaganda,
mão de obra, armazenamento e despesas gerais. Saber quanto custa para vender o
produto é tão útil quanto saber quanto custa para fabricá-lo.
5. Qual é a sua margem de
lucro?
Isso
pode ser calculado dividindo as vendas totais pelo lucro. Se a sua margem de
lucro for parecida todos os meses ou estiver aumentando, você está cobrando os
preços certos, que refletem o que você gasta para vender ou produzir. Se a
margem diminuir, você perceberá rapidamente que deve ajustar seus preços ou
custos. No pior dos casos, seu lucro e sua margem de lucro desaparecem
completamente. Nesse ponto, você será como os vendedores que perdem dinheiro em
todas as vendas, mas acham que vão compensar essa perda se venderem muito. Não
faça isso!
6. Qual é o seu índice de
dívidas?
Esse
índice faz com que você saiba quantas coisas na sua empresa na verdade
pertencem a outras pessoas. Se esse índice subir, pode ser um mau sinal. Pode
ser porque você está expandindo, mas também pode indicar que você perdeu o
controle.
7. Qual é o valor das suas
contas a receber?
Esse
é o dinheiro que devem a você. Porque é bom saber isso: se aumentarem as contas
a receber, pode ser um aviso de que seus clientes não estão pagando. Ainda mais
se a quantidade de contas a receber for aumentando.
8. Quanto tempo leva para
você cobrar as contas a receber?
Essa
é provavelmente a informação mais perturbadora para empresas com pouco
dinheiro, pois mostra quantos dias você funciona como um “banco” para as
pessoas que devem dinheiro para você. Para calcular, você precisa saber quantas
vendas são feitas por dia, em média, e dividir pelo número de contas a receber.
9. Quais são as suas
contas a pagar?
O
lado contrário das contas a receber. Um aumento nas contas a pagar pode
simplesmente refletir uma demora maior para pagar as contas ou uma quantidade
maior de compras. Mas um aumento não planejado ou sem controle pode ser um
alerta de que a força financeira da sua empresa está caindo.
10. O que está acontecendo
com o seu estoque?
Há
momentos em que é bom ter um grande estoque. Se o preço dos itens que você
vende ou usa na produção estiverem baixos, faz sentido investir no estoque. Ser
capaz de acompanhar seu estoque e o tempo que ele leva para ser vendido pode
dizer se seus negócios estão crescendo ou diminuindo. Também diz quanto
dinheiro poderia ser usado para outros pagamentos ou investimentos, mas que
você gastou para fazer o estoque e agora está parado.
Embora
acompanhar esses dez itens e saber como está seu fluxo de caixa seja essencial
para sua empresa, não tenha medo de procurar profissionais ou outros serviços
para ajudar. É importante se dedicar a área da sua empresa com a qual você
tenha experiência, como conseguir clientes e ampliar a empresa, e contratar
outras pessoas para cuidarem das finanças e das questões jurídicas.
Fonte:
Revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios
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