Uma
das maiores preocupações de uma empresa iniciante é, claro, com o dinheiro.
Afinal, o empreendedor investiu nela as economias e quer que os recursos sejam
bem usados para que o negócio prospere.
No
começo, nem todo mundo tem familiaridade com finanças. Muitas vezes surgem
imprevistos, os gastos saem do controle e o empresário tem de buscar
financiamentos de emergência no banco – e pagar juros muito altos por eles.
Mas
algumas iniciativas muito simples podem evitar que a bagunça nas finanças
ameace a empresa, segundo Fernanda Bromfman, sócia-consultora da ba}Stockler,
consultoria especializada em varejo.
Ela
conversou com o Papo de Empreendedor e deu quatro dicas para organizar e
planejar os gastos sem ficar no vermelho.
Antes
de começar, o empresário deve resistir ao hábito de misturar a conta bancária
da empresa e a pessoal. “Usar uma para cobrir a outra vai dificultar a tarefa
de organizar tanto o fluxo de caixa como o planejamento financeiro do ano”,
avisa Bromfman.
1. Faça um plano de contas
O
primeiro passo é lançar cada gasto da empresa em um plano de contas específico.
Crie um plano para cada área da empresa, como operacional, marketing, folha de
pagamento, papelaria e limpeza.
Com
isso, será possível organizar o orçamento necessário a cada uma dessas
atividades a cada mês e ao longo do ano.
Depois,
todas essas despesas devem ser separadas em duas categorias: as fixas (lineares
ao longo do ano) e as variáveis.
Assim,
quando o empresário precisar investir ou economizar, saberá onde é possível
cortar custos sem prejudicar a operação de seu negócio.
2. Crie indicadores de
desempenho
A
tática para acompanhar o desempenho da empresa é criar mais uma ferramenta de gestão,
os indicadores de desempenho. Eles são divididos em duas áreas: estratégica e
operacional.
Para
medir o desempenho operacional, o empresário deve listar todas as atividades do
dia a dia, como vendas e taxa de conversão. Esses dados devem ser checados
todos os dias.
Já
os indicadores estratégicos acompanham as atividades mais amplas, como vendas
totais, a rotatividade da empresa, o giro do estoque e o nível de
endividamento. São geralmente analisados uma vez por mês, para medir a saúde do
negócio.
É
importante cruzar esses números. Se o indicador operacional mostrar que fluxo
de caixa não foi bem em uma ou duas semanas, o empresário pode olhar o
estratégico para saber se esse desempenho é preocupante e em que medida afeta a
empresa.
Quando
um deles mostrar um problema, o plano de contas ajudará a solucioná-lo. “Se o
nível de endividamento estiver crescendo, será necessário olhar o plano de
contas para saber que despesas podem ser cortadas”, afirma Bromfman.
3. Controle o fluxo de
caixa
O
fluxo de caixa reflete as contas diárias de uma empresa. Não raro, ele fica no
vermelho. “Isso é natural. Não significa que o negócio vai mal, apenas que os
prazos de recebimentos e pagamentos não estão alinhados”, explica a consultora.
Para
não se desesperar, o empresário precisa organizar todos os recebimentos futuros
– como cheques pré-datados – e saber como conciliá-los com os pagamentos que
deve fazer a cada mês.
Só
quem monitora bem o fluxo de caixa sabe de quanto realmente necessita de
capital de giro a cada mês para fechar no azul.
4. Planeje os empréstimos
Se
uma empresa não consegue conciliar os gastos com os recebimentos, acaba
recorrendo a empréstimos bancários de última hora para cobrir as contas. São
justamente eles que têm as maiores taxas de juros, o que aumenta o custo da
operação.
Para
Bromfman, a melhor tática é traçar um planejamento financeiro – usando o plano
de contas, os indicadores de desempenho e o fluxo de caixa – e apresentá-lo ao
gerente do banco antes de se endividar.
“Ele
pode indicar antecipadamente o melhor tipo de financiamento bancário para a
empresa e linhas com juros menores”, afirma.
O
ideal mesmo, diz a consultora, é prever a necessidade de financiamento no plano
de negócios. “Assim, o empresário sabe se vai ter fôlego financeiro para pagar
empréstimos sem comprometer o desempenho da empresa.”
Fonte:
Revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios
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