Entenda como sua empresa deve se preparar para eSocial

O eSocial é uma obrigação acessória pertinente à maioria das empresas. É importante que os gestores se preparem para ela, a fim de manter uma boa relação com o governo, evitando o pagamento de multas e outras penalizações.

As alterações começaram no dia primeiro de janeiro de 2018. Mas, nos meses de julho e agosto, entrarão em vigor inovações que tornarão obrigatórios muitos pontos, que eram facultativos até então.

O que é o eSocial

A função do eSocial é simplificar a vida de todos os profissionais que trabalham em contabilidade. Devido ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), tornou-se possível sintetizar as informações em um único sistema.

Dessa forma, o eSocial seria uma versão do SPED para o setor trabalhista, envolvendo as informações acessórias enviadas por meio de determinadas declarações, como CAGED, GFIP, DIRF e RAIS.

Essa substituição vem sendo feita de maneira gradual, pois é uma operação que está em andamento, sem data certa para terminar.

Devido a isso, é importante ter mais atenção, pois muitas declarações estão modificando seu formato e, a cada ano, surgem inovações.

As obrigações do eSocial

A folha de pagamento é o principal item do eSocial. Mas existem outros 14 itens que são compreendidos pelo eSocial. Antes esses itens eram cobrados de forma individual. A parte boa dessa inovação é que é possível entregar tudo de uma vez só, por meio da internet.

A documentação que abrange o eSocial inclui:

CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);

GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);

CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);

LRE (Livro de Registro dos Empregados);

CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);

RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);

CD (Comunicação de Dispensa);

PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);

DCTF (Declaração de Créditos e Débitos Tributários Federais);

DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);

MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);

QHT (Quadro de Horário de Trabalho);

GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);

GPS (Guia da Previdência Social).

As áreas que devem ter maior atenção

As diferentes situações que envolvem a vida de um funcionário são muitas e devem ser comunicadas de imediato por meio do eSocial. Mas alguns setores precisarão se preparar para eSocial com atenção redobrada.

As empresas que atuam na construção civil, por exemplo, deverão revisar todos os seus processos, por causa da elevada quantidade de funcionários demitidos e contratados. O varejo e o setor alimentício, cujas contratações referentes ao primeiro emprego são diversificadas, precisarão de uma rapidez maior na entrega de documentos, que formalizam essa relação de trabalho.

O eSocial não altera as questões de trabalho, mas é necessário mais agilidade nos processos, que oferecerão maior confiabilidade, permitindo também maior cobrança do governo.

O cronograma de implantação do eSocial

A implantação do eSocial está dividida em três etapas.

A primeira etapa

Essa primeira etapa se compõe de cinco fases e destina-se a empresas com faturamento anual maior que R$ 78 milhões. A primeira fase foi em janeiro de 2018 e era formada por tabelas e cadastros do empregador, ou seja, somente informações relacionadas às empresas.

A segunda fase correspondeu ao mês de março de 2018. As empresas deveriam enviar informações relacionadas aos trabalhadores e aos seus vínculos com as empresas (eventos que não são periódicos), incluindo afastamentos, desligamos e admissões.

A terceira fase começou em maio de 2018. Nessa fase, era obrigatório o envio das folhas de pagamento. Já a quarta fase teve início em julho de 2018, com a substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e com a compensação cruzada.

Na última fase, em janeiro de 2019, serão enviados os dados de segurança e saúde do funcionário.

A segunda etapa

Essa segunda etapa destina-se às outras empresas privadas, envolvendo as optantes do Simples Nacional, os MEIs (microempreendedores individuais) e as pessoas físicas que têm empregados. Também se compõe de cinco fases e cada fase equivale aos mesmos procedimentos da primeira etapa.

A terceira etapa

Essa terceira etapa destina-se aos entes públicos, dividindo-se nas mesmas fases das etapas anteriores.

As vantagens do eSocial

O eSocial aumenta a capacidade de fiscalização do governo, melhorando a formulação de políticas públicas do Brasil. Dessa forma, será oferecida uma informação única para o governo, com consistência e validade.

A divisão em fases foi uma maneira de assegurar uma implantação gradual, facilitando o melhor ajuste das empresas ao programa.

Com a centralização de todas as informações em somente um local, eliminando a documentação que era entregue de forma dúplice, permite-se mais rapidez na prestação das contas.

Como é uma inovação, o processo é mais complexo, pois existe a necessidade de as empresas adaptarem-se, mas as obrigações se tornarão mais simples com o tempo.

O governo federal, por sua vez, gozando de mais rapidez e facilidade na prestação das informações, beneficia-se muito com essas mudanças, tornando mais difícil a sonegação mantida pelas empresas há muitos anos. Também dificulta as operações realizadas em não conformidade com o que está previsto na legislação.

Fiscalizando com mais eficácia, o governo obtém maior aumento nas receitas, com o recolhimento de tributos.

Os impactos resultantes do eSocial nos processos empresariais

Haverá muitas mudanças nos processos empresariais, entre as quais podemos destacar as que seguem.

Uma delas é que haverá maior controle e cruzamento de ideias, pois diversas obrigações estarão integradas entre si. Assim, o grau de controle e a possibilidade de cruzamento de dados serão maiores.

Será preciso uma comunicação otimizada com o departamento pessoal e o escritório de contabilidade, visto que o eSocial se baseia em eventos que podem necessitar de pronta comunicação.

Isso pode ocorrer com acidentes de trabalho ou na contratação de funcionários. Não haverá mais retroativo para assinatura de contrato — ele deverá ser assinado previamente. O contrato de admissão deverá ter início antes do começo das atividades.

Mudanças como horários de trabalho, salários e cargos também precisam de envio imediato.

Haverá modificação apenas na forma de apresentar a documentação, mas a lei permanece a mesma. Para se preparar para eSocial, a empresa deve contar com ferramentas que sejam compatíveis com o programa. Haverá, inclusive, a necessidade de validação e a assinatura com certificado digital.

Fonte: Blog Grupo Fatos