A
legislação é ampla e rigorosa. São muitas normas, incisos, parágrafos e
adendos. Por tantos detalhes, às vezes, é possível deixar que algum deles
passem despercebidos, trazendo prejuízos, tanto às pessoas quanto às
corporações.
Porém,
quando nos referimos às empresas, especificamente, os prejuízos podem ser ainda
maiores, visto que os recursos são a base para o desenvolvimento e para a
gestão eficaz.
Para
que os gestores tenham a segurança de que sua empresa e equipes estejam cumprindo
com a legislação, é importante possuir tecnologias que atendam às normas
estabelecidas. Neste cenário, encaixam-se obrigações trabalhistas como
segurança do trabalho, saúde ocupacional, jornada de trabalho, eSocial, entre
outros.
Você
é gestor ou Diretor Administrativo e não tem segurança suficiente para afirmar
que sua empresa está atualizada com a legislação? Você sabia que com a chegada
do eSocial, que entra a vigorar em janeiro de 2018, sua empresa está sujeita a
penalidades financeiras? Sabe quais são elas? Já adequou seus processos para
evitar essa multa? Confira mais informações sobre o assunto neste post,
produzido especialmente para você!
O que é o eSocial?
O
eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais,
Previdenciárias e Trabalhistas é uma ferramenta eletrônica criada pelo governo
federal através do Decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014.
Parte
integrante do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, o eSocial tem o
objetivo de unificar a prestação de informações das empresas aos órgãos do
governo. Englobam esses dados as informações fiscais, previdenciárias,
comerciais e trabalhistas. Todas essas informações serão armazenadas em um
cadastro único, para que todos os órgãos integrantes do projeto tenham acesso.
O
eSocial é uma ferramenta obrigatória imposta a todas as organizações,
independentemente do seu porte, objeto ou segmento. Até mesmo os empregadores
domésticos deverão cadastrar as informações de seus empregados no sistema.
A
intenção dessa plataforma virtual é registrar as informações das rotinas dos
empregadores de forma online, tornando o processo mais simples.
A legislação do eSocial
A
legislação para o eSocial, assim que implantado, é rígida. Se antes os prazos
de envio eram mais largos, com a chegada do eSocial, o cadastramento das
informações passa a ser instantâneo. Confira:
- Prazos: Para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016, o prazo de envio das informações ao eSocial é janeiro de 2018. Já para julho de 2018, deverá haver a prestação de informações SST. Para os demais empregadores, o prazo de envio é para julho de 2018, enquanto a prestação de informações SST ficará para janeiro de 2019.
- Multas: Para as empresas que não cumprirem com os prazos estabelecidos, as multas estabelecidas serão de 0,2% sobre o faturamento, em casos de informações incorretas, incompletas ou omitidas.
Afinal, o que muda?
A
principal mudança interna da empresa com a chegada do eSocial é, sem sombra de
dúvidas, a da cultura organizacional. Isto é, antes de tudo, será necessário
conhecer os principais impactos da implantação do eSocial na corporação, com
atualizações constantes dos manuais e atos normativos, por exemplo.
A
partir desse conhecimento, inicia-se uma mudança cultura organizacional, onde
passa a se entender que os prazos de envio de informações serão reduzidos e,
para que isso seja superado sem grandes problemas, será necessário executar um
planejamento estratégico com o envolvimento de todos os setores, para então
criar o projeto eSocial na empresa.
Depois,
é possível observar que deverá haver mudança no que tange o comprometimento da
equipe. Afinal, haverá novas demandas nos processos de admissão, desligamentos,
nas alterações e qualificações cadastrais, na saúde e medicina do trabalho, nas
notas fiscais de aquisição e comercialização de produto rural, entre outros.
Em
resumo, o eSocial traz algumas mudanças importantes que devem ser observadas o
quanto antes para que a empresa ou o Diretor Administrativo não sofram as
consequências jurídicas e financeiras da falta de planejamento.
Como preciso adequar minha
empresa?
Se
especialistas pudessem dar um conselho para os Diretores Administrativos sobre
eSocial, certamente seria: corram, pois falta pouco, mas ainda dá tempo!
Isso
porque existem cinco pilares que precisam ser adequados internamente até a
chegada do projeto. São eles: legislação, sistemas, infraestrutura, pessoas e
comunicação. Entenda:
- Legislação: porque é preciso rever, com urgência, os processos a serem cumpridos dentro do prazo a fim de evitar multas e autuações;
- Sistemas: é necessário avaliar a aderência das aplicações usadas nos processos de trabalho de cada área impactada;
- Infraestrutura: é extremamente importante pensar na aquisição de novas ferramentas ou atualização das aplicações existentes;
- Pessoas: é preciso envolver as pessoas, capacitar e conscientizar todos os profissionais envolvidos, inclusive a gestão.
- Comunicação: a criação de canais internos de comunicação para esclarecer políticas e diretrizes de RH é mais um pilar que deverá ser trabalhado até a chegada do eSocial.
Assim,
se parar para pensar quanto tempo resta para executar todas essas adequações, é
provável que a conclusão seja: não dará tempo! Mas, calma. É possível. Com o
treinamento da equipe, capacitações e sistemas confiáveis, a implantação
ocorrerá de forma natural.
Quais são os benefícios do
eSocial?
Obviamente
que o eSocial não é apenas legislação e obrigações. Ele traz alguns benefícios
às empresas e profissionais da área de Recursos Humanos, como:
- Padronização e integração de cadastros de pessoa física e jurídica junto aos órgãos participantes;
- Centralização e integração da transmissão de informações dos empregadores para um único ambiente;
- Validação mensal das informações e correção imediata de eventuais erros;
- Enquadramento à legislação vigente facilitada;
- Economia de papel e espaço físico – documentos digitalizados;
- Substituição de obrigações acessórias, eliminando retrabalho e excesso de documentos;
- Modernização da gestão de recursos humanos.
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