Os
motivos para uma empresa ter problemas com o cumprimento do prazo de entrega
são vários e bem complicados. Alguns exemplos são: falta de planejamento,
prazos mal estimados, desorganização individual e má produtividade coletiva.
Mas as soluções não são tão difíceis e acredite: você não está sozinho nessa.
O
cumprimento do prazo de entrega é um problema na sua empresa? Que tal adotar
práticas para evitar esse tipo de problema? Confira 7 dicas para melhorar o seu
rendimento e o da sua equipe!
1 - Trabalhe com
organização
O
primeiro passo para respeitar o prazo de entrega é ter um bom ritmo de
produção. Para isso, organização é fundamental.
Para
começar, organize seu espaço de trabalho. Tenha uma mesa limpa, com apenas os
objetos que você precisa ao alcance das mãos, como carregador do notebook,
mouse, caneta e bloco de papel, por exemplo. O excesso de coisas em cima da
mesa pode te distrair e atrapalhar sua produtividade, além de poluir o ambiente
visualmente.
Aplicativo para organizar
seus afazeres
Utilize
um bom aplicativo para organizar seus afazeres, como o Google Agenda ou o
Trello. Eles ajudam a ordenar o que você precisa fazer diariamente, com a
vantagem de emitir alertas para lembrar de cada tarefa. Calcule quanto tempo
cada tarefa deve levar em média e programe-se para dedicar esse total de tempo
exclusivamente a ela.
Saiba
também priorizar tarefas. Organize sua agenda começando pelos afazeres que têm
prazo de entrega mais curto ou aqueles que você pode fazer mais rápido.
Não
importa qual seja, apenas tenha um sistema de organização e seu ritmo de
trabalho vai melhorar muito! Dê o exemplo como líder e certifique-se de que
todos na empresa consigam se organizar bem.
2 - Respeite seus
intervalos para descansar
Ninguém
é produtivo 100% do tempo, por isso, insira pequenas pausas durante o dia de
trabalho. Nelas, seja livre para fazer um lanche, alongar-se, andar um pouco,
checar redes sociais ou só descansar a cabeça por alguns minutos. Incentive que
a equipe faça o mesmo, pois assim o rendimento do seu time também vai melhorar.
Nesses
períodos de pausa, nada de trabalho! Assim, você limpa sua mente e consegue
voltar às tarefas com um olhar descansado e menos viciado, o que favorece que
você encontre soluções mais facilmente, além de não se sentir tão exausto no
fim do dia.
3 - Cumpra seus
compromissos
É
muito importante que você cumpra com os seus compromissos, custe o que custar.
A não ser que algo muito sério impeça, como um problema de saúde ou um
acidente, é fundamental manter sua palavra com os clientes. Afinal, ela é a
única garantia que eles têm de que o trabalho será feito e é por meio da
confiança que vocês manterão uma boa relação.
Cumprir
compromissos vai muito além de cumprir prazos de entrega. Você precisa dar ao
seu cliente a certeza de que ele receberá o serviço pelo qual pagou. Para isso,
no momento em que fecharem o negócio, mostre que você e sua equipe entendem as
expectativas dele. Dessa forma, o cliente se acalma e torna-se até mais
flexível com relação ao prazo, caso algum empecilho apareça no caminho. Seja
sempre verdadeiro: se você não for capaz de cumprir uma demanda, coloque as
cartas na mesa e ofereça outra solução.
4 - Faça perguntas
Aprenda
a pedir ajuda e incentive sua equipe a fazer o mesmo. É preciso perder o medo
de incomodar o cliente ou parecer despreparado por fazer todas as perguntas que
forem necessárias.
Com
as respostas em mãos, vocês prestarão um serviço de boa qualidade ao cliente, o
que vai deixá-lo muito mais satisfeito. Por isso, sempre que uma demanda não
ficar clara ou surgir alguma dúvida ao longo do caminho, você deve perguntar.
Para o consumidor, para os colegas, para professores ou especialistas: o
importante é conseguir as respostas!
5 - Saiba negociar
Muitos
prazos de entrega não são cumpridos porque foram mal estabelecidos. No momento
de defini-los, os envolvidos não levaram em conta o tamanho real da demanda ou
o grau de dificuldade da tarefa e estimaram menos tempo do que o necessário.
Esse
tipo de situação é muito frustrante, tanto para você quanto para o cliente. Por
isso, desenvolva formas de estimar o prazo ideal para um serviço.
Você
pode padronizar alguns tipos de trabalho, por exemplo, registrando quanto tempo
levou a última vez em que você conduziu uma reunião com sua equipe sobre um
determinado cliente. Sempre que for fazer um orçamento para ele, será possível
incluir esse tempo no planejamento do prazo de entrega de serviços. Faça isso
com outras tarefas do dia a dia, principalmente aquelas que se repetem para
todos ou vários consumidores.
6 - Entenda seus limites
Assim
como é preciso ter uma boa noção do seu rendimento, mais importante ainda é
saber seus limites. Às vezes, em busca de mostrar produtividade e ganhar
respeito, muitos colaboradores levam trabalho para casa, fazem horas extras e
deixam de descansar para cumprir um prazo de entrega.
Se
essa é uma realidade constante na sua empresa, é preciso repensar a forma como
os prazos estão sendo definidos. Afinal, trabalhar até a exaustão pode
prejudicar a qualidade do serviço.
Incentive
que a sua equipe respeite os próprios limites de rendimento e faça o mesmo por
você. Não aceite novos projetos se desconfiar que não conseguirá cumpri-los e
não se desgaste para atender a um prazo. Assim, toda tarefa executada será
feita em seu próprio tempo e sem correria!
7 - Tenha bons hábitos
Após
uma lista de dicas para melhorar o rendimento, o primeiro impulso é querer
colocar tudo em prática imediatamente. Porém, mudar hábitos não é uma tarefa
fácil, muito pelo contrário.
Por
isso, introduza cada uma dessas dicas aos poucos no dia a dia da empresa e na
sua rotina também. Desse jeito, você não cria nenhum tipo de choque e faz a
mudança de forma gradual. Continue cultivando bons hábitos diariamente e
corrija os pontos problemáticos com planejamento e calma.
Fonte:
Jornal Contábil
Nenhum comentário:
Postar um comentário