Como controlar meu fluxo de caixa?

Você já parou para pensar como andam as finanças da sua empresa? O que você poderia fazer para otimizar o gerenciamento dos seus recursos financeiros? Neste post, você vai entender melhor o que é fluxo de caixa e como essa ferramenta pode ser o pontapé inicial para que você organize melhor as suas finanças.

O fluxo de caixa é, sem dúvidas, uma das ferramentas mais úteis não apenas para controlar e gerir as finanças empresariais, mas também para tomar decisões de extrema importância para a organização, como a identificação de necessidade de cortes, investimentos e até mesmo realocação de recursos ou redefinição de processos.

Entendendo o que é o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta financeira que, apesar do nome, leva em consideração não só o dinheiro propriamente dito da empresa, mas também os recursos disponíveis como contas-correntes e aplicações de curto prazo. Essa ferramenta é essencial para qualquer tipo de negócio, independentemente do tamanho, e indica a disponibilidade de recursos em um determinado período.

Fluxo de caixa na prática

Mesmo que você esteja iniciando seu negócio, já pode colocar na sua rotina o fluxo de caixa. Assim, será necessário separar os saldos inicias de seu caixa e de suas contas-correntes e daquelas aplicações de curto prazo.

Depois, utilizando uma planilha eletrônica ou um software de gestão, é só registrar esses valores, bem como as entradas que serão representadas pelos recebimentos em sua empresa, valores referentes a clientes e outras receitas, e também as saídas — representadas pelo pagamento de salários, contas, fornecedores, entre outros desembolsos.

Após comparar os saldos iniciais com todas as suas entradas e saídas, você verá que o fluxo de caixa apresentará os recursos disponíveis em um determinado período e que podem ser utilizados de acordo com as suas necessidades.

Um passo a passo de como fazer isso

A primeira coisa a fazer é organizar as contas da empresa: onde estão disponibilizados os recursos financeiros da empresa? Existe mais de uma conta responsável pelos pagamentos ou recebimentos do negócio? Todas elas precisam estar devidamente organizadas, incluindo a “caixinha” disponibilizada no financeiro para necessidades corriqueiras.

O segundo passo é identificar qual o valor inicial disponível nas contas, em cada período. Com o auxílio de planilhas ou de um software, este valor será atualizado a cada lançamento e, por isso, é sempre válido conferir se os valores batem. Determine uma data fixa periódica para conferir, isso ajudará a identificar falhas processuais e as devidas soluções para elas.

Depois, categorize despesas e receitas. Apenas números isolados não trarão a análise necessária para suas decisões de gestor. Por isso, é preciso, além de especificar quais correspondem a despesas e receitas, categorizar todos eles. A que cada um dos valores de saída se destinou? De onde vem cada valor de entrada?

Possibilidades do fluxo de caixa

E o que você poderá fazer com as informações do fluxo de caixa? Como é uma ferramenta financeira, poderá ser utilizada de várias formas na gestão de sua empresa. Uma dessas possibilidades é o fluxo de caixa projetado, que poderá lhe dar uma boa noção de suas finanças no futuro, permitindo conhecer antecipadamente as entradas e desembolsos que serão feitos em um determinado período.

Outra utilização, que dependerá do nível de informatização dessa ferramenta, é a separação das despesas em categorias, o que permite uma análise diferenciada por tipo e valor que está sendo gasto, o que pode ser utilizado para seu planejamento, substituições ou até mesmo corte de alguns gastos. Você também poderá separar os recebimentos por tipo, o que lhe indicará quais são aqueles clientes que mais compram de sua empresa e também os melhores pagadores.

A importância do planejamento

Para que uma empresa tenha sucesso, independentemente do ramo de atuação, é preciso que ela tenha planejamento. É a previsão de entradas e despesas que vai determinar quais são as principais ações que uma companhia deve tomar para crescer e atingir os seus objetivos. Dentro desse escopo, o fluxo de caixa se mostra essencial.

É por meio dele que você analisa quais são as sazonalidades, os períodos aos quais sua empresa está sujeita a receber menos ou gastar mais, e com isso pode criar um plano de ação para não ficar descoberto. Por exemplo, pode ser que em um dos meses a sua receita seja menor, mas coincidentemente as suas despesas são maiores, por conta de impostos.

O planejamento baseado na análise de fluxo de caixa é que vai permitir que você provisione uma determinada verba em um dos meses para não comprometer o caixa em meses mais fracos. Por exemplo, sabendo que no mês de dezembro você precisa pagar o décimo terceiro salário para os funcionários, é possível criar uma poupança mês a mês de forma a não fazer com que esse valor pese de uma só vez.

Essa poupança, inclusive, pode ser criada sob a forma de algum investimento com boa liquidez. Dessa forma, seu capital segue rendendo, mas provisionado, de forma que quando chegar a hora de quitar as dívidas não seja preciso tirar tudo do faturamento do mês. Outra possibilidade é o pagamento antecipado das dívidas: se essa opção render algum tipo de bonificação, vale a pena analisar a relação entre rendimento e desconto e julgar qual delas sai mais em conta.

Cuidados ao elaborar seu fluxo de caixa

É preciso tomar alguns cuidados para que seu fluxo de caixa seja realmente efetivo, como relacionar todas as entradas e saídas, independentemente do valor, e de preferência utilizar um software integrado de gestão que permita que as informações sejam obtidas de outras áreas, como o departamento de compras e de vendas.

Fique atento também à periodicidade da elaboração, ou seja, ao prazo em que são inseridas as informações — que, de preferência, deve ser diário para que você tenha a informação em tempo real. Com todos os dados e análises financeiras em mãos, não se esqueça de atentar-se, em seguida, ao planejamento estratégico de sua empresa.

Muitos dos insights gerados por meio desta ferramenta são de grande importância para o futuro da organização e, por isso, precisam ser considerados em ajustes no plano inicial. Isso garantirá um crescimento sustentável ao seu negócio!

Algumas dicas gerais para uma boa gestão de fluxo de caixa

Já citamos acima alguns conselhos para que você faça um fluxo de caixa de maneira eficiente. Porém, convêm ressaltar alguns deles. O uso de um software de gestão, por exemplo, é mais do que essencial. Além de permitir acesso às informações em tempo real, ele permite que múltiplos membros de uma mesma equipe tenham acesso aos dados a partir de qualquer lugar.

Delegue uma pessoa para ser a responsável por gerenciar esses dados. Nas grandes empresas, os profissionais de contabilidade, em geral, são os responsáveis por acompanhar mais de perto esses fluxos. É importante que a transição de informações envolva todos os setores. Um centavo gasto é um centavo que precisa estar descrito no fluxo de caixa. Caso contrário, você corre o risco de planejar sobre uma projeção de base pouca sólida e o resultado disso pode ser desastroso.

Por fim, não deixe de realizar relatórios mensais ou periódicos. Esses dados compilados devem ser analisados pelos acionistas, pelos proprietários ou pelos gestores, de forma a identificar se há margem para redução dos gastos ou mesmo oportunidades para ampliar as receitas mediante investimentos. Acima de tudo, é fundamental refletir sobre as informações obtidas, e não apenas arquivar o documento.

O fluxo de caixa pode ser um elemento vivo para diagnóstico e tomada de decisão nos seus negócios. Para isso, mantenha-o sempre atualizado e envolva os responsáveis por direcionar as políticas da empresa para que sempre seja possível evoluir nesse quesito.

Fonte: Blog Sage