Passo a passo para criar um Plano de Contas bem estruturado

Na contabilidade empresarial, o Plano de Contas, ou Elenco de Contas, como também é chamado, é o conjunto de nomenclaturas que norteiam os lançamentos e registros de ocorrências financeiras da empresa, servindo como base para a elaboração das demonstrações contábeis.

Por isso, estabelecemos algumas orientações e todo passo a passo para criar um plano de Plano de Contas bem estruturado.

Como cada empresa se apresenta como entidade única, a montagem do plano de contas deve ser personalizada, uma vez que pode haver necessidade de detalhamentos específicos, não servindo aplicar um plano geral que possa atender, por exemplo, a um determinado tipo de atividade econômica.

Devemos considerar que o principal objetivo do plano de contas é estabelecer um critério comum para o registro das operações financeiras da empresa e, portanto, para sua elaboração, é necessário levar em conta alguns princípios básicos de contabilidade:

• O plano de contas deve atender às necessidades de informações financeiras e contábeis para a administração da empresa;
• Além disso, é necessário manter um formato compatível com os princípios e contabilidade e com as normas de elaboração do Balanço Patrimonial e das Demonstrações Contábeis;
• Por fim, é imprescindível que o plano de contas atenda às exigências externas, como, entre outras, das instituições financeiras e dos fornecedores, além de, evidentemente, da legislação do Imposto de Renda.

Plano de contas: um conjunto de normas

Mais do que um simples elenco de contas, portanto, o Plano de Contas deve ser elaborado como um conjunto de normas, devendo fazer parte dele também a descrição do funcionamento de cada conta, compilando, assim, um manual para oferecer informações, comentários e indicações gerais sobre a aplicação e a utilização de cada uma das contas.

Quem trabalha com os lançamentos contábeis, dessa forma, deve saber para que serve cada conta, o que pode e deve conter, além de outras informações intrínsecas à própria empresa, para que o resultado final atenda às necessidades da administração e do fisco, além dos agentes externos.

Isso não significa, obrigatoriamente, que o Plano de Contas deva ser maximamente detalhado. O detalhamento deve ser feito de acordo com o interesse da empresa, já que não existem regras para estabelecer um número mínimo ou máximo de contas.

O que é preciso levar em consideração é que o Plano de Contas deve ser elástico o suficiente para possibilitar a inclusão de novas contas, sempre que houver necessidade.

Elaborando um plano de contas gerencial

Além do Plano de Contas Contábil, muitas vezes pode ser interessante também manter um Plano de Contas Gerencial. Você já pensou nessa possibilidade?

O plano de contas contábil deve atender às determinações legais do ramo de atividade da empresa, tendo como base as Normas Brasileiras de Contabilidade.

As contas servirão como base para montar o balanço patrimonial, uma das demonstrações contábeis que exigem determinada padronização, principalmente para atender à legislação do Imposto de Renda.

As demonstrações contáveis devem ser estruturadas de acordo com o que determina a Lei 6.404, de 1976, chamada de Lei das S/A, além de seguir os Princípios Fundamentais de Contabilidade.

No entanto, pode acontecer de, em certos casos e empresas, essa estrutura criada para atender a legislação possa não atender às necessidades de análise dos administradores.

Nesse caso, o Plano de Contas pode ser adaptado para um plano gerencial, utilizando as mesmas contas, com os valores da contabilidade, dentro de um arranjo diferente do Plano de Contas Contábil, podendo, inclusive, incluir ou excluir algumas contas, reunindo ou detalhando valores para que o planejamento estratégico da empresa possa ser desenvolvido.

É preciso apenas o cuidado, ao definir um plano de contas gerencial, para que ele possa ser estruturado de forma que todas as informações geradas na contabilidade também sirvam para alimentar o plano gerencial automaticamente, evitando erros e inconsistências que podem ser comuns quando se utiliza dois planos de contas diferentes.

As principais contas do balanço patrimonial

Segundo as Normas Brasileiras de Contabilidade, a escrituração contábil deve seguir determinadas regras, possibilitando que os resultados apresentados atendam as regras do Imposto de Renda, deixando clara a situação patrimonial da empresa e dos fatos consignados na escrituração contábil.

O Plano de Contas deve seguir um padrão pelo menos no que se refere aos grupos principais, que devem ser categorizados de acordo com o que determina a legislação, contendo os seguintes itens:

Ativo

• Circulante
• Não circulante
• Realizável a longo prazo
• Investimentos
• Imobilizado
• Intangível

Passivo

• Circulante
• Não circulante
• Patrimônio Líquido

Contas de resultado

• Receitas
• Despesas

A codificação do plano de contas não possui uma regra estabelecida e, dessa maneira, a empresa pode adotar um código numérico que atenda às necessidades da contabilidade e, se for o caso, também do plano gerencial.

A adoção de código numérico é a mais comum, sendo utilizada por todos os softwares de contabilidade.

Com o código número, todas as contas consideradas de primeiro grau devem ser classificadas pelos dígitos:

• 1, para designar as contas do Ativo
• 2, para as contas do Passivo e do Patrimônio Líquido
• 3, para as contas de resultado.

Assim, se quisermos buscar uma conta de um bem ou um direito, ou seja, uma conta ativa, teremos mais facilidade, já que será uma conta do grupo 1 e, se quisermos uma conta de qualquer obrigação, ou uma conta passiva, ou ainda uma conta do patrimônio líquido, iremos buscar entre as contas do grupo 2.

As contas de resultado são agrupadas no código 3, tanto receitas como despesas, indicando o grupo a que pertencem.

Podemos, então, perceber que o sistema de graduação das contas funciona como se fosse um sistema de ramificação, com contas para o ativo, passivo e contas de resultado.

Nos dígitos que apresentamos, são consideradas as contas de primeiro grau, que representam os agrupamentos principais, cada um deles agrupando contas de segundo, de terceiro ou, se necessário, até mesmo de quarto grau, caso seja necessário maior detalhamento.

No segundo grau devemos considerar as contas em que se divide cada um dos grupos, com o mesmo ordenamento em que é feito na apresentação das demonstrações contábeis, criando os vários grupos e subgrupos que possibilitem não apenas o lançamento dos valores contábeis, como também sua análise detalhada.

Vale dizer, nesse caso, que os lançamentos no Plano de Contas devem ser feitos apenas nas subcontas específicas, conforme determina a legislação das Normas de Contabilidade.

Fonte: Blog Master Doc