Reuniões
às vezes são um mal necessário. Sabemos disso. Em muitas oportunidades, mesmo
cientes do alto custo que elas trazem, não dá para descartá-las completamente.
Mas você pode fazer algo a respeito sobre como elas são conduzidas e criar uma
cultura voltada à produtividade.
Então,
da próxima vez que você for participar de uma reunião, lembre-se destes hábitos
usados por muitos líderes bem-sucedidos que erraram bastante antes de encontrar
caminhos que podem ser utilizados pelo bem da companhia.
1. Não inclua informações
completas no seu calendário
Reuniões
precisam ser rápidas e objetivas. Não burocráticas e com briefings extensos…
Além dos dados básicos como local, participantes e assunto, não adicione mais
nada no calendário dos seus empregados ou colegas de trabalho.
É
claro que ter uma pauta para a reunião é imprescindível para não cair na
subjetividade, mas você não precisa passar dezenas de minutos incluindo isso no
email e nos convites de reunião. Simplesmente não adicione palavras como
informações, recapitulação, review ou discussão em convites de encontros
profissionais.
Bons
convites de reunião possuem apenas um tópico e ele é direto ao ponto, começando
com um verbo no infinito: “Decidir que produto iremos lançar no próximo
trimestre” ou “Definir os responsáveis para a próxima etapa do projeto”.
Reuniões menores e objetivas têm uma probabilidade muito maior de serem
solucionadoras de problemas sem gastar o tempo precioso de muitos funcionários
envolvidos.
2. Evite reuniões em salas
de conferência
Se
as reuniões existem para que um problema seja resolvido ou que algo
produtivo/tangível seja gerado ao final, de que adianta você fazê-la numa sala
de conferência? Não é lá que os produtos e serviços são produzidos, não é?
Fazer
reuniões rápidas nos locais em que acontecem as execuções em tempo real são
extremamente mais eficientes. Ficar olhando para o rosto de alguém do outro
lado da mesa e combinando o que pode ser feito gera muito desperdício de tempo.
E
quanto mais pessoas envolvidas, mais bocejos ou conversas paralelas surgem e
isso acarreta um custo de produtividade tremendo.
3. Nunca seja escravo do
relógio
Por
convenção da sociedade, os seres humanos adoram números redondos. Afinal, nossa
hora tem 60 minutos, nosso calendário tem 30 dias e as programações que
idealizamos começam entre variações de 15 ou 30 minutos.
A
grande armadilha da convenção aqui é quando as reuniões são marcadas com
horário fechado para acabar. Como, por exemplo, das 10h30 às 11 horas. Repare
da próxima vez: mesmo que o assunto esteja encerrado, há uma tendência muito
grande das pessoas quererem estender a reunião com outros temas até dar o
horário.
Afinal,
se está todo mundo na reunião e um intervalo de tempo foi especificado, é
natural querer preenchê-lo. Porém, em grande parte das vezes isso gera
conversas paralelas e participantes ficam como observadores apenas olhando o
desenrolar de assuntos secundários.
Uma
dica aqui é iniciar as reuniões a partir de horários “quebrados” como 10:48,
por exemplo, reduzindo drasticamente o tempo para que as pessoas se foquem no
que realmente interessa.
4. Não permita pessoas
criarem planos de última hora
Se
a reunião infelizmente está acontecendo em uma sala fechada e não é de
brainstorming, não deixe que as pessoas pensem em voz alta. Você já
providenciou a informação do tema da reunião e elas precisam vir munidas com
ideias concretas.
É
claro que você não vai ser rude nem polido em excesso, mas relembre sua equipe
que protótipos ou conceitos não são criados em salas de reunião. Se nada
palpável existe para tomar uma decisão, remarque a reunião para outro momento e
não se agarre à convenção.
Em
muitas empresas, encontros viram rituais no qual grandes assuntos ou problemas
são tratados e acabam virando rotina ao acontecer no mesmo dia e no mesmo
horário. Contudo, se realmente não há o que se discutir ainda, para que forçar
uma reunião só para cumprir tabela? Perda de tempo.
5. Não faça atas gigantes
nem follow-up em grupo
Fazer
atas completas e longas é, muitas vezes, trabalho desperdiçado. Atenha-se aos
itens que têm realmente foco de ação e nomeie quem está responsável por eles,
bem como um prazo. É isso. Recapitular tudo que foi falado sem estes itens vai
gerar dados improdutivos.
Além
disso, não marque reuniões de follow-up em grupo para realinhar todos que
estavam presentes. Faça isso individualmente no dia a dia focando em quem ficou
responsável pelas ações. É esta pessoa que tem a obrigação de cumprir o acordo
e informar os outros membros do grupo, caso seja necessário.
Você
só vai retomar uma reunião de novo se as ações realizadas demandarem uma nova
tomada de decisão que envolva mais de uma pessoa. Embora pareça ser fácil
falar, muitos executivos falham nesse ponto porque dão credibilidade a assuntos
gerais na recapitulação da reunião. Lute contra isso. Sua empresa será mais
produtiva.
Fonte:
Blog Sage
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