A
Escrituração Contábil Digital ECD já é uma daquelas obrigações que a maior
parte das empresas deve entregar e que está no calendário fiscal dos
contadores.
O
fato é que ano após ano a obrigação vem evoluindo, atingindo mais empresas e
sendo um instrumento de fiscalização por parte da Receita Federal. Por isso é
importante ficar atendo e saber do que se trata.
Essa
evolução é constante, quer um exemplo disto, esse artigo foi escrito dia
17.04.17 já houveram mudanças no dia 18.04 e em 05.05, e nós atualizamos para
você esse artigo.
Mas
além da questão do fisco, o fato é que existem benefícios de sua entrega desde
que feita corretamente.
Vamos
saber mais sobre essa obrigação? Então acompanhe este post com informações
sobre a ECD.
O que é a ECD
A
Escrituração Contábil Digital faz parte do Projeto SPED e foi introduzida em
2007. Essa obrigação diz respeito à entrega para a Receita Federal, de forma
digital e organizada, dos Livros Contábeis.
Ela
substitui a entrega dos Livros Diário, Razão, Auxiliares e do Balanço e das
Demonstrações Financeiras.
A
obrigação atualmente é anual e deve-se ficar atento, pois como trata-se das
demonstrações financeiras completas, ela certamente será um excelente
instrumento de cruzamento a outras obrigações do SPED.
Quais empresas estão
obrigadas à entrega da ECD
Quando
foi introduzida como obrigação acessória, a ECD não atingia muitas empresas.
Ao
longo do tempo, a Receita Federal foi ampliando a sua obrigatoriedade e em 2017
até algumas empresas do Simples Nacional serão atingidas.
Vamos
ver quem está obrigada a sua entrega:
- A totalidade das empresas do Lucro Real;
- As empresas do Lucro Presumido que distribuíram lucros acima da presunção conforme legislação do imposto de renda;
- As Sociedades em Conta de Participação, sendo enviadas pelo sócio ostensivo;
- As organizações isentas e imunes que foram obrigadas a EFD Contribuições no período;
- As empresas do Simples Nacional que receberam aporte através de investimento anjo, à partir de 2017.
Para
as empresas não obrigadas a sua entrega é facultativa.
Existem
alguns prós em se entregar, porém o empresário deve ficar atento, pois se as
demonstrações não foram confiáveis, isso poderá trazer riscos.
Benefícios na Entrega da
ECD
Isso
mesmo! Existem benefícios na entrega da obrigação, vamos ver alguns deles.
Para
falar disso, devemos nos lembrar que a Escrituração Contábil sempre foi
obrigatória, a única diferença com a ECD é que ela passa a ser digital, ou
seja, entregue através de arquivos eletrônicos.
E
é este justamente o primeiro benefício. Ter um livro digital é muito melhor do
que tê-los em na forma física.
Ter
que preparar, imprimir, encadernar e depois registrar é simplesmente tudo o que
não deve ser feito em uma sociedade moderna. Sem contar que dado o trabalho,
muitos empresários não registravam o livro.
Além
disso o formato traz uma outra grande vantagem. O custo.
Fazer
a impressão e registro dele no formato físico custava algum dinheiro, inclusive
com taxas nas Juntas Comerciais. Já o livro eletrônico não tem custos
adicionais, a não ser aqueles relacionadas ao trabalho do contador.
O que é necessário para
entregar a ECD
Para
entregar uma ECD corretamente deve-se seguir alguns passos.
O
primeiro e essencial deles é realizar uma escrituração contábil adequada.
Aqui
nesse ponto não adianta fazer “meia boca” ou economizar, pois lembre-se: o
livro vai para a Receita Federal. Por isso, seguir todas as orientações do
contador é muito importante.
Se
você é obrigado a entregar a ECD adote boas práticas, encaminhe todos os
documentos para o contador, solicite e emita sempre notas fiscais, não misture
as contas pessoais com as da empresa. Tenho certeza que isso se reverterá em
benefícios para a sua escrituração contábil.
O
contador será responsável por fazer os registros contábeis e validar o arquivo
no programa disponibilizado pela Receita Federal.
Um
ponto importante na entrega é que o arquivo deve ser assinado digitalmente.
Essa questão da assinatura já teve duas alterações recentes da Receita Federal
e ficou assim.
Devem
ter ao menos 2 assinaturas, sendo uma delas do Contador através do seu e-CPF, e
uma da empresa que pode ser através de um e-CNPJ (nas regras anteriores deveria
ser um e-CPF modelo A3). A empresa pode optar por utilizar o e-CPF do
representante legal ou ainda um e-CPF ou e-CNPJ de procurador valido na Receita
Federal.
É
importante somente se atentar ao Contrato Social, pois se ele determinar mais
assinaturas elas deverão figurar na ECD para não invalidar o documento. Outra
mudança boa que ocorreu, é a partir destas mudanças é possível utilizar um
Certificado Digital do Modelo A1.
Dito
isto, vale lembrar que se no ano você teve dois contadores diferentes, cada um
deles deverá entregar um arquivo sobre o período em que ficou com a
responsabilidade técnica sobre a contabilidade da empresa.
O que se atentar antes do
envio da ECD
A
ECD é a obrigação acessória que mais possui informações sobre a empresa. Por
isso deve ser entregue com muita atenção. Enviar por enviar, ou enviar
informação ruim o prejudicado será você.
O
Plano de Contas é algo importante. Você deve utilizar o da sua empresa, porém
referenciar ele corretamente com o Plano de Contas do Governo.
Outra
questão é analisar as demonstrações antes da entrega, afinal será a forma como
o governo irá olhar a sua empresa.
Aqui
na Capital Social fazemos verificações adicionais de consistências das
demonstrações contábeis. Essa ‘auditoria’ se assemelha com as análises que o
fisco fará com as demonstrações.
Alguns
exemplos:
- Avaliamos se existem saldos credores (negativos) nas contas caixa e bancos. Essa verificação é dia a dia. O fisco entende que não existe essa situação e pode arbitrar impostos caso isso ocorra;
- Verificamos se há Patrimônio Líquido negativo que é a situação onde não há mais recursos de sócios, somente de terceiros;
- Distribuição de Lucros aos sócios com atrasos nos impostos também é uma situação que pode ficar evidente no livro diário e prejudicar a empresa;
- Contas Patrimoniais com saldo invertidos que denotam escrituração deficiente e incorreta;
- Validamos se todos os adiantamentos têm contrapartidas nas contas banco ou caixa;
- Além de verificar se a receita eleva o Contas a Receber e as compras e serviços do Contas a Pagar.
Pode
parecer evidente todos esses tópicos, porém uma verificação detalhada como
realizamos antes da entrega da obrigação pode evitar muitos dos problemas
verificados em uma fiscalização.
Conclusão
Como
podemos verificar, a ECD é uma obrigação importante do Projeto SPED e visa
substituir os livros contábeis físicos por livros digitais.
Isso
entrega uma grande quantidade de informações ao fisco que faz validações
automáticas que vão além daqueles do programa validador.
Enviar
informação ruim pode prejudicar a sua empresa, por isso conte com um contador
habilitado e siga as boas práticas de registro.
Após
a entrega da obrigação, armazene corretamente o arquivo eletrônico e sempre se
atente aos prazos de entrega. Mesmo se for facultativo sua empresa poderá
entregar e reduzir gastos com o registro de livros.
Fonte:
Blog Sage
Nenhum comentário:
Postar um comentário