Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?

Cancelar uma nota fiscal eletrônica pode ser uma dor de cabeça, tanto para donos de e-commerces quanto para prestadores de serviço. Contudo, existem maneiras relativamente simples de garantir que este processo seja realizado sem grandes dificuldades.

Vejamos, em detalhes, como realizar o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica, com todos os pormenores necessários para não ter problemas fiscais.

Prazo de Cancelamento

O primeiro ponto nesse passo a passo é um dos mais importantes: atente-se ao prazo para realizar o cancelamento da nota fiscal. Ele deve ser feito em até 24 horas após a emissão. E, se for possível, deve ser feito antes que o produto ou serviço entre em circulação. Do contrário, podem ser ocasionados problemas ainda mais complicados para os gestores.

O prazo para cancelar a nota fiscal eletrônica foi estipulado pela própria Receita Federal, a fim de evitar que produtos já em circulação acabem com suas notas anuladas e, dessa forma, causem problemas com o fisco. Por isso, coloque como parte do processo de compra e venda de produtos o tempo de cancelamento, caso exista qualquer tipo de erro na emissão da nota.

Realizando o processo de cancelamento

Atualmente, existem vários softwares de gestão de notas fiscais eletrônicas, cada uma com recursos próprios para o cancelamento. O ideal, caso precise realizar esse processo, é fazê-lo dentro da plataforma, seguindo os passos estipulados. Se for feito de maneira correta, o aplicativo enviará um arquivo diretamente para a Receita Federal, solicitando o cancelamento.

Enquanto a RF realiza a análise dos dados, você pode atestar se o produto ou serviço já saiu da empresa. Caso não tenha sido, cancele a rotina em questão imediatamente e solicite aos funcionários responsáveis que aguardem por novas instruções.

Você pode conferir o status do cancelamento diretamente no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica, uma vez que a Receita Federal oferece um código para acompanhamento. Dentro das 24 horas solicitadas, o órgão informa ao gestor se o pedido foi bem sucedido ou não.

Buscando soluções caso o prazo de cancelamento tenha passado

Caso as 24 horas tenham passado, o gestor ainda possui mais 31 dias para pedir o cancelamento. Contudo, devido à perda do prazo inicial, a Receita Federal cobra uma multa que pode chegar até 1,5% do valor total do produto ou serviço. Neste momento, é importante ter a consultoria do contador da empresa, para que o processo seja o mais ameno com relação aos custos.

Para dar entrada ao pedido de cancelamento, é necessário dirigir-se a uma das agências da Receita Federal da sua cidade. Cada estabelecimento pede um formulário e documentação distintos. Mas, de praxe, são exigidos os motivos do cancelamento e, após a liberação do processo, uma assinatura do representante da empresa, junto do comprovante de pagamento da multa.

Com a RF autorizando o cancelamento após o prazo, este deverá ser feito dentro do software de gerenciamento de notas fiscais. No entanto, caso o produto já tenha saído da empresa, a nota fiscal não poderá ser cancelada, a menos que o destinatário faça um pedido formal de devolução dos produtos.

Como foi possível perceber, o processo para cancelar uma nota fiscal é relativamente simples. Entretanto, é muito importante estar atento ao prazo de cancelamento, para que este não acarrete em mais custos à empresa. Desta maneira, busque por processos que reduzam as chances de um cancelamento de nota fiscal eletrônica.

Fonte: Intelidata