O
projeto eSocial do Governo Federal vai
unificar as informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais das empresas
que faturam mais de R$ 78 milhões obrigatoriamente a partir de janeiro de 2018.
Para as demais, com receitas menores, o eSocial passa a valer no segundo semestre.
Com
o eSocial, todas essas obrigações precisam ser declaradas enviando os registros
que fazem parte da Carga Inicial. E é justamente essa Carga Inicial no qual os
cadastros serão organizados em uma estrutura formatada antes do envio das
primeiras movimentações.
Portanto,
o primeiro envio é de extrema importância, pois uma entrega incorreta de
qualquer declaração poderá gerar uma bola de neve que vai dar dor de cabeça.
Por isso, o primeiro passo que as empresas precisam realizar é o saneamento
cadastral.
O que é saneamento
cadastral?
O
saneamento cadastral ou a atividade de sanear cadastro consiste em atualizar e
complementar as informações dos sistemas informatizados das empresas visando
atender os aspectos fiscais, tributários, contábeis e de negócios.
Em
outras palavras, se antes você não tinha que se preocupar muito como esses
dados eram utilizados em vários sistemas, agora precisa otimizá-los e
organizá-los para que possam ser melhores aproveitados e compartilhadores,
principalmente após a chegada do Projeto SPED.
A
chegada do eSocial vai passar pela mesma pressão, pois empresas desorganizadas
precisarão se reestruturar para dar continuidade nos registros dos seus
negócios e evitar falhas que podem resultar em multas graves.
Como fazer o saneamento
cadastral?
Realizar
o saneamento cadastral não é tão simples quanto parece, requerendo atenção
redobrada. Muitas empresas acabam subestimando sua importância e não conseguem
visualizar o retrabalho que isso pode dar no futuro.
Para
realizar o saneamento cadastral, você precisará respeitar duas etapas para
executá-lo adequadamente:
1. Qualificação Cadastral
Esse
é um processo do Governo que faz o cruzamento das informações dos funcionários
com Nome, Data de Nascimento, CPF e NIS registrados na sua empresa e em
sistemas governamentais, buscando evitar cadastros duplicados ou divergentes.
É
possível realizar a qualificação cadastral diretamente no site do eSocial, em
lote ou de forma individual, bem como pelo leiaute fornecido. Se houver
qualquer divergência, as entregas das declarações poderão ser invalidadas,
necessitando que o trabalhador seja enviado ao respectivo órgão para corrigir
seu cadastro.
A
consulta online individual da ferramenta permite pesquisar até dez
trabalhadores por vez na mesma tela. Você também pode fazer uma consulta em
lote por meio de arquivo padronizado conforme o leiaute do sistema.
Viu
só como é importante se preparar desde já?
2. Atualização e Adequação
Cadastral
Realizado
a qualificação, é hora de seguir para a próxima etapa. Como o eSocial é
composto por dezenas de eventos declaratórios, centenas de informações serão
enviadas ao governo. Para isso, você precisa manter os dados referentes à Folha
de Pagamento devidamente atualizados e adequado aos formatos do eSocial
Dessa
forma, faz-se necessário que os dados como endereço de residência, estado
civil, horários e cargos não estejam de forma alguma desatualizados ou incorretos,
pois o eSocial vai cruzar e se houver disparidade, a declaração será
invalidada.
E
como todo mundo sabe, é na Folha de Pagamento que um grande volume de
informações pode estar errado, pois envolve dados dinâmicos de pessoas, o que
exige atenção máxima.
Não deixe para a última
hora
Se
você ainda não sabe o que é eSocial e quais serão suas vantagens, não deixe de
conferir alguns artigos já publicados aqui no Blog.
O eSocial é um grande avanço no Brasil, mesmo que no começo ele dê certo
trabalho às empresas.
Contudo,
a boa notícia é que ainda há tempo para você se organizar e deixar tudo em dia.
Logo, recomendamos que você inicie o saneamento cadastral o quanto antes para
se planejar e antecipar o trabalho futuro. É sua empresa quem ganha!
Fonte:
Adaptado de Blog Sage
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