4 dicas para não errar na hora de fazer a folha de pagamento

Uma gestão financeira eficaz significa, entre outros aspectos, ter conhecimento para não errar na hora de fazer folha de pagamento. Boa parte do sucesso de sua organização está atrelado às pessoas que dela fazem parte, por isso, a gestão da folha de pagamento se torna tão imprescindível.

Não é incomum empreendedores se depararem com insuficiência de recursos em caixa e saírem cortando qualquer tipo de gasto sem um bom planejamento. E, muitas vezes, a folha de pagamento é a primeira a ser impactada por falta de controle financeiro. No entanto, é importante recordar que ser fiel aos prazos e compromissos salariais motiva o quadro de funcionários e promove maior engajamento com os valores organizacionais.

Vejamos 4 dicas úteis que devem ser levadas em conta na hora de montar suas folhas de pagamento.

1. Defina uma estrutura de cargos e salários

O primeiro passo para fazer folha de pagamento é definir as funções de cada colaborador e suas devidas remunerações. Fica difícil manter as informações organizadas e corretas quando o gestor desconhece a estrutura de trabalho da sua equipe.

Uma estrutura de cargos e salários padronizada e que indique o que efetivamente cada funcionário representa hierarquicamente dentro da organização proporciona ao gestor um planejamento e controle financeiro mais eficiente, além de gerir com maior assertividade novas contratações, demissões, bonificações, entre outros.

Ao padronizar a estrutura operacional das funções de cada colaborador é possível criar uma política de cargos e salários, o que torna a folha de pagamento sempre organizada e atualizada. Além disso, retém os bons funcionários e atrai outros profissionais para a organização.

2. Programe e automatize os pagamentos

É fundamental que o gestor tenha a tecnologia como aliada na hora de fazer folha de pagamento. A tarefa de calcular as remunerações mensais de cada colaborador mensalmente, as horas extras e banco de horas, faltas e atrasos pode se tornar bastante complicada quando realizada manualmente.

Adotar um software que realize todos os cálculos da folha de pagamento de forma automática é a melhor forma de evitar erros e agilizar todos os processos. Ou seja, fazer folha de pagamento de forma automatizada possibilita que os pagamentos possam ser programados para ocorrerem rotineiramente dentro de datas agendadas mensalmente.

Ao fazer a gestão da folha de pagamento de forma correta e organizada, a empresa elimina possibilidades de esquecimentos, atrasos ou mesmo qualquer outro tipo de imprevisto.

Além disso, ao contar com um software de gestão é possível acompanhar todo o histórico de trabalho do funcionário, as transações de pagamentos e fazer uma gestão eficiente das finanças.

3. Mantenha os dados sempre atualizados

Manter os dados referentes à folha de pagamento organizados é regra de ouro para manter a empresa alinhada com as exigências trabalhistas e previdenciárias.

Com a implementação do e-Social uma série de obrigações acessórias passaram a exigir das empresas um maior detalhamento sobre todas as informações trabalhistas. Isso significa que é imprescindível manter atualizados todos os dados.

No caso de as informações transmitidas não estarem de acordo, as empresas podem ser impedidas de enviar as obrigações no prazo ― o que resulta em multas e outras penalidades.

4. Controle as horas trabalhadas

Para empresas que mantêm mais de 10 funcionários devidamente regidos pela Consolidação das Normas Trabalhistas (CLT), a legislação exige que o registro de ponto ocorra de forma manual, mecânica ou eletrônica, bem como o relatório de horas, que deve ser assinado ao final de cada mês pelo trabalhador.

No entanto, se empresa tem menos de 10 funcionários, o registro de horas se torna facultativo, mas isso não significa que o controle deve ser deixado de lado.

Acompanhar e monitorar de perto os horários da jornada de trabalho possibilita saber o desempenho de cada funcionário durante o mês, servindo de base para o cálculo do salário e dos benefícios.

Ao implementar um sistema de controle das horas trabalhadas é possível fazer uma folha de pagamento mais confiável e organizar melhor as contas, pois ele calcula de forma automática as horas efetivamente trabalhadas, horas extras, faltas, atrasos, entre outros.

Fonte: Jornal Contábil