Folha de pagamento com o eSocial: O que fazer na 3ª fase?

Estamos oficialmente na terceira fase de implantação do eSocial, para as empresas do Grupo 1, e o projeto está a todo vapor.

As empresas que tiveram faturamento acima de 78 milhões em 2016 passam, a partir do dia 08 de maio de 2018, a enviar a folha de pagamento de todos os colaboradores, incluindo os pagamentos dos empregadores, sócios, estagiários, etc.

Você realmente está preparado? Se ainda existem dúvidas, esta matéria é para você. Hoje, vamos detalhar os pontos mais importantes da terceira fase.

Assim, a empresa poderá organizar seus processos relacionados aos pagamentos dos trabalhadores e evitar penalidades desnecessárias.

Prazo de Envio da Folha de Pagamento com o eSocial

Antes de falar sobre o prazo de envio é importante mencionar que quando estamos falando de folha de pagamento nos referimos a todos os pagamentos do trabalhador. Isso inclui além da folha, as férias, o décimo terceiro salário, entre outros.

Ou seja, todos os pagamentos do trabalhador serão centralizados em um único registro que será enviado até o dia 7 do mês subsequente.

Até aí parece fácil não é mesmo? Mas é importante deixar uma dica que poderá evitar dores de cabeça: mesmo com o prazo sendo até o dia 7 não deixe para enviar as informações em cima da hora. Tenha esse dia como a data máxima, mas estabeleça um prazo como, por exemplo, o primeiro dia útil do mês para realizar esse processo.

O prazo para recolhimento do FGTS também é dia 7, ou seja, o ideal é você enviar os pagamentos com o máximo de antecedência para garantir que as informações sejam devidamente processadas pelo o eSocial, e a partir daí, possa emitir a guia do FGTS e realizar o recolhimento.

Pagamentos anteriores a obrigatoriedade da folha

Para facilitar sua implantação, o eSocial não exigirá o envio de pagamentos anteriores ao mês de maio. Mas atenção, toda regra tem exceção.

Se existir pagamentos efetuados no mês de maio referentes a meses anteriores, estes sim devem ser enviados. Por exemplo: se a folha de abril foi paga no mês de maio de 2018, esta folha deve ser enviada, pois neste caso, temos que respeitar o regime de caixa.

Nesta ocasião, será gerado apenas o registro S-1210 que é o registro dos rendimentos para efeito de IRRF.

Atenção para as Rescisões

A rescisão apesar de ser um pagamento, tem prazo especifico e por isso deve ser enviado em até 10 dias a partir do desligamento.

Além disso, caso haja desligamento entre 1 e 07 de maio, deverá ser enviado a partir do dia 08, incluindo as informações das verbas rescisórias.

Detalhamento da Remuneração dos Trabalhadores

Este é um dos pontos mais importantes. Se o detalhamento dos pagamentos não for realizado de forma correta e coerente poderá gerar inconsistências, além de dar margem a possíveis fiscalizações.

Pensando nisso, é necessário que você tenha muita atenção em relação as rubricas das folhas e suas incidências, pois isso irá refletir diretamente nos recolhimentos da contribuição previdenciária, o FGTS e o IRRF.

Bom, vamos a um exemplo para que fique mais claro: se você criar uma nova rubrica de hora extra e nesta rubrica você indica que não há incidência de contribuição previdenciária, haverá inconsistência no recolhimento da contribuição.

Imagine você lançando na folha, por exemplo, mais de 300 faltas injustificadas para determinado empregado. Situações com dados incoerentes como este, não podem ocorrer, pois além da possibilidade de gerar erros no envio, ainda podem gerar possíveis fiscalizações e ações trabalhistas.

Então, vamos ter cuidado na hora de movimentar a folha.

Período de Apuração da Folha de Pagamento

Este é de longe o ponto mais questionado pelos empregadores. Para o eSocial, a folha deve ser apurada considerando desde o primeiro ao último dia do mês.  Isso significa que aquela hora extra que o trabalhador realizou no mês anterior não poderá ser lançada na folha atual.

Muitas empresas fecham a folha de pagamento por volta do dia 25 para facilitar o processo financeiro, e o que ocorre depois dessa data entra apenas na folha do mês seguinte. Isso não poderá mais ocorrer no eSocial.

Você deve estar pensando: e agora, o que devo fazer? Bom, a solução mais viável será alterar a data do pagamento da folha para o 5° dia útil para que você consiga realizar todos os lançamentos da folha, assim como, o pagamento e envio ao eSocial.

O eSocial está apenas colocando em prática o que já deveria ser comum devido a regra do regime de apuração por competência. Logo, se determinada rubrica tem incidência de contribuição de previdência e FGTS, ela deve ser informada no mês de sua ocorrência.

Já o IRRF segue o regime de caixa, ou seja, será levado em consideração o momento em que ocorre o pagamento. Vamos ver um exemplo:

Sua folha de 05/2018 vai ser paga no 5° dia útil do mês de junho. Neste caso, o seu sistema de folha irá gerar dois arquivos para cada trabalhador. O primeiro para efeito de contribuição previdenciária e FGTS e o segundo para efeito de IRRF.

Diante disso, podemos dizer que este segundo arquivo, que terá efeito para IRRF, representa a DIRF, a qual passa a ser mensal.

Fechamento e Totalizadores

Após a movimentação dos pagamentos e envio ao eSocial a empresa poderá encerrar a competência. Porém, somente o centralizador do envio das informações pode realizar este procedimento.

Já os totalizadores nada mais são do que o retorno das informações relacionadas a apuração dos encargos (Contribuição Previdenciária e IRRF), assim o empregador terá a possibilidade de verificar se os valores de cada trabalhador estão corretos.

Neste caso, não é necessário que a competência esteja encerrada, basta que o pagamento do trabalhador seja enviado e automaticamente o totalizador daquele trabalhador será retornado para a conferência ser realizada.

Além dos totalizadores individualizados por trabalhador, o eSocial ainda disponibiliza mais dois tipos de totalizadores consolidados por contribuinte: um referente a informações das contribuições sociais e o outro do IRRF.

No entanto, somente o responsável pelo encerramento da competência tem o comando para solicitar esses totalizadores.

Competência sem Movimentação

Quando não há pagamento no mês é necessário enviar o fechamento da competência sem movimentos.

Lembrando que isso vale para o mês de maio, onde as empresas do Grupo 1 passam a ser obrigadas ao envio da folha.

Contribuição Previdenciária, FGTS e IRRF

Ainda falaremos especificamente da 4ª fase de implantação do eSocial, que contempla a substituição da GFIP.

Nesta ocasião, a contribuição previdenciária e IRRF serão apurados para recolhimento por meio da DCTFweb. Já o FGTS será por meio da GRFGTS, que será disponibilizada em ambiente próprio da Caixa Econômica Federal.

Por fim, vamos encarar essas mudanças com otimismo. No futuro, teremos informações mais seguras, confiáveis e organizadas. Assim, os empregadores, trabalhadores, governo e a própria sociedade ganharão com a modernização do modo como prestamos as informações trabalhistas e previdenciárias.

Fonte: Jornal Contábil