EFD Reinf: 3 Processos básicos para transmiti-la no prazo

Você sabe como funciona a EFD Reinf e quais são os prazos que você precisa respeitar? A escrituração fiscal digital de retenções e outras informações é um dos módulos do SPED que deve ser utilizado por pessoas físicas e jurídicas para complementar o eSocial.

O objetivo da EFD Reinf é escriturar todos os rendimentos pagos e as retenções do imposto de renda, contribuição social (exceto as relacionadas ao trabalho) e informações sobre a sua receita bruta para possibilitar a apuração das contribuições previdenciárias.

As informações da CPRB – Contribuição Previdenciária Sobre a Receita Bruta – serão apresentadas na EFD Reinf e não mais na EFD Contribuições.

Além disso, a obrigatoriedade do envio da EFD Reinf se deu a partir de 1° de maio de 2018, primordialmente para o caso de empresas cujo faturamento tenha ultrapassado o limite de R$78.000.000,00 no ano de 2016.

Ao passo que para empresas cujo faturamento foi de até R$78.000.000,00, a obrigatoriedade de envio da EFD Reinf será a partir de 1° de novembro de 2018.

Quais são as empresas que devem enviar a EFD Reinf?

Em resumo, as empresas que se enquadram nos seguintes casos devem enviar as informações solicitadas na EFD Reinf:

• Pessoas jurídicas que prestam e contratam serviços mediante cessão de mão de obra;
• Produtor rural que seja pessoa jurídica ou agroindústria;
• Pessoas físicas e jurídicas que pagam ou creditam rendimentos com retenção de imposto de renda – retido na fonte por si;
• Empresas que retêm PIS, COFINS e contribuição social sobre lucro líquido;
• Associações que mantém equipes de futebol profissionais e que recebem patrocínio para a manutenção das mesmas; e,
• Entidades que promovem eventos esportivos.

Em síntese, caso a sua empresa se enquadre nos critérios definidos acima, será necessário enviar a EFD Reinf até o dia 15 do mês subsequente da escrituração.

Lembre-se de que as informações devem ser enviadas mensalmente.

Além disso, para as empresas que promovem eventos esportivos, os documentos solicitados devem ser enviados no prazo de até 2 dias úteis após a realização do mesmo.

Dentre as informações que devem ser enviadas, destacam-se:

• Retenções na fonte (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP) incidentes sobre os pagamentos efetuados às pessoas físicas e jurídicas;
• Contribuições previdenciárias das empresas que se sujeitam à CPRB;
• Comercialização da produção substituída pelas agroindústrias e produtores rurais;
• Serviços tomados ou prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada;
• Receitas de espetáculos desportivos;
• Recursos recebidos por associações que mantém equipes de futebol profissionais.

O que acontece se eu não enviar a EFD Reinf no prazo?

Empresas que não entregarem as informações da EFD Reinf dentro do prazo estipulado estão sujeitas à multa que varia entre R$500,00 e R$1.500,00 por fração ou mês/calendário.

Além disso, caso sejam omitidas operações financeiras ou as informações entregues estejam incompletas ou erradas, pode ser aplicada uma multa de 3% em relação ao valor das operações em questão.

Por isso é tão importante adotar todas as providências necessárias para obedecer ao prazo de envio da EFD Reinf.

Agora que você já sabe quais são as empresas que devem enviar as informações, bem como os documentos solicitados e qual o prazo estipulado para o envio da EFD Reinf, confira 3 processos básicos para transmiti-la no prazo.

01) Conheça as equipes envolvidas

Em primeiro lugar, existem diversas áreas de uma empresa envolvidas no processo de envio da EFD Reinf. Não apenas os departamentos de TI (Tecnologia da Informação), como também os departamentos jurídico, o logístico, financeiro e fiscal.

Isto é, as áreas relacionadas às notas fiscais de serviços tomados devem agilizar a escrituração e análise dos impostos retidos.

Você deve ser capaz de identificar todos os envolvidos para conseguir reunir as informações necessárias com mais facilidade, sistematizando todas as empresas do grupo (matrizes e filiais), definindo o que será informado e quem são os colaboradores que têm essas informações.

Dessa forma, ficará muito mais fácil definir um cronograma para não perder o prazo de envio da EFD Reinf.

2) Identifique os processos envolvidos no envio da EFD Reinf

Existem diversos processos importantes para a entrega da EFD Reinf, como por exemplo:

• Contratação de prestadores;
• Cadastro dos trabalhadores;
• Assinatura de contratos com prestadores (efetivamente);
• Medição dos serviços prestados, empresa privada;
• Medição da nota de empenho dos serviços prestados;
• Emissão das notas fiscais de serviços prestados;
• Cancelamento da Nota de Serviço;
• Registro do RPS no lugar da NFS-e;
• Data de registro da NF de Cessão de Obra;
• Data de pagamento da Nota Fiscal de Serviços para fins de IRFONTE; PIS/COFINS, CSLL, CIDE;
• Contratação de serviços de cessão de mão de obra do exterior.

Todos esses processos são essenciais para o envio das informações necessárias e devem ser alinhados para isso.

Outra boa dica é classificar os eventos que devem ser enviados por tipo de serviço fornecido e quais são relacionados à retenção e cobrança de impostos.

Lembre-se de que também é imprescindível revisar o cadastro dos prestadores de serviços para garantir a assertividade de todas as informações.

3) Crie uma área especialista

Ter os conhecimentos técnicos, tributários e legislativos que envolvem o processo de envio da EFD Reinf é uma ótima forma de garantir que você não perderá o prazo estipulado.

Criar uma área de recebimento de serviços semelhante à de mercadorias, porém focada na legislação de serviços tomados e prestados, pode ajudar você a se tornar um expert no processo.

Como as informações devem ser enviadas mensalmente, é preciso poder contar com profissionais capacitados para entender a tributação dos serviços considerando o aspecto material, pessoal, quantitativo temporal, e espacial.

Além disso, defina atividades rotineiras para evitar que as informações se acumulem ao longo do mês.

Fonte: Sped Brasil