Manter ambiente de trabalho organizado aumenta produtividade do profissional

Organizar o local de trabalho - e mantê-lo dessa forma - economiza tempo, previne imprevistos e perda de documentos, garante melhor imagem profissional, aumenta a produtividade e ajuda a ter foco ao realizar tarefas.

Para começar bem 2014, fazer uma faxina na mesa do escritório é uma boa pedida. Nessa hora, é importante ter critério e não apenas manter o espaço aparentemente arrumado. Especialistas explicam que o ideal é sistematizar documentos e objetos para saber exatamente onde cada coisa está e como encontrá-las quando for necessário.

Daniela Vasconcelos, 33 anos, sócia da Guinada Produções Artísticas, resolveu dar fim à bagunça do espaço e contratou uma consultoria. Ela trabalha com outras três pessoas, mas, mesmo com um quadro reduzido, a equipe não conseguia manter o espaço em ordem.

— Quase não cabia o computador, de tanta coisa. Para achar um número de telefone, um contrato ou outro documento, já cheguei a levar uma tarde inteira — revela.

A consultora Gabriela Brasil, que ajudou a empresária a organizar o espaço, explica que não basta fazer uma faxina: o segredo para manter a ordem está em transformar a sistematização em atividade rotineira.

— É um hábito a ser adquirido, aos poucos, como o de praticar exercícios físicos regularmente — exemplifica.

Aumentar a produtividade e a qualidade e obter eficiência são algumas das vantagens. Segundo ela, bagunça traz atrasos, estresse e desgaste, porque, num ambiente desorganizado, perde-se, em média, 40 minutos por dia, procurando um documento ou um objeto. A organização do local de trabalho funciona, inclusive, como cartão de visita.

A personal organizer Adriana Feitosa garante que é possível adquirir a habilidade de se organizar facilmente.

— É só ter boa vontade. É como uma dieta, é difícil se acostumar, mas os resultados dão ânimo para continuar — afirma.

Adriana alerta que o importante é o ambiente estar organizado, e não apenas arrumado. Num local arrumado, segundo ela, você guarda os objetos sem critério. Porém, a organização tem regras: tudo fica disposto de forma que você encontre com facilidade.

Apesar de trabalhar em casa, é preciso ter critérios. O home office não rende se a pessoa não for organizada. É preciso criar um ambiente prático e ter horário de trabalho fixo, mesmo para atuar no próprio lar.

Fica a dica

A mesa deve estar o mais limpa possível e não abarrotada de papéis, enfeites e fotos. Além de computador e telefone, deixe lá o que precisa ter sempre à mão, como agenda e calendário.

Todos os papéis devem estar categorizados, separados em pastas. Outros objetos devem ter local definido.

Organize e identifique tudo de forma que qualquer pessoa possa encontrar, caso você esteja de atestado médico e precise resolver uma pendência, por exemplo.

Evite a papelada. Quanto mais documentos puderem ser mantidos no computador e não no papel, melhor.

Num quadro magnético ou painel, mantenha visível uma lista com telefones úteis e um panorama de atividades a fazer.

Fonte: Diário Catarinense